E-sprawozdanie – podpis kwalifikowany, osobisty czy profil ePUAP?

W ubiegłym roku wiele przedsiębiorstw miało różnorodne problemy z podpisaniem e-sprawozdań. Każda z dostępnych metod podpisu wymaga poświęcenia dłuższej chwili na kwestie techniczne związane ze złożeniem podpisu pod elektronicznym plikiem.

Przypomnijmy, że obecnie osoby odpowiedzialne za e-sprawozdanie finansowe mogą je podpisywać za pośrednictwem jednej z trzech metod: podpisu kwalifikowanego, profilu zaufanego ePUAP oraz tzw. podpisu osobistego.

Podpisując sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej warto wiedzieć o kilku niuansach:

1. Ważna jest kolejność składania podpisów. Jeśli jeden z członków Zarządu (bądź osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych) zdecydował się na złożenie podpisu poprzez ePUAP – musi on być pierwszym. Nie można złożyć podpisu za pomocą ePUAP w pliku, który już wcześniej został podpisany przez inną osobę za pomocą podpisu kwalifikowanego, odwrotna kolejność jest jak najbardziej możliwa.
   
2. W przypadku podpisu kwalifikowanego trudności nastręczał również wybór rodzaju podpisu – czy sprawozdanie powinno zostać podpisane podpisem wewnętrznym (otoczonym) czy zewnętrznym. W przypadku podpisu wewnętrznego, podpis zapisuje się w pliku sprawozdania. W przypadku podpisu zewnętrznego, podpis generuje dodatkowy plik z rozszerzeniem XADES – jednak w tym przypadku bardzo ważne jest przesyłanie i zapisywanie pliku sprawozdania i pliku podpisu razem. W ubiegłym roku wiele osób próbowało edytować podpisany podpisem zewnętrznym plik XML zawierający sprawozdanie – co powodowało zerwanie integralności sprawozdania i podpisu, i podpis był nieważny.
   
3. Problematyczna dla kierowników jednostek była również kwestia odczytania zawartości sprawozdania przed złożeniem podpisu. Ze względu na brak sensownych i darmowych rozwiązań, które umożliwiałyby prostą wizualizację zawartości pliku XML, pojawiały się obawy członków Zarządu, czy podpis jest składany pod poprawnym dokumentem.
   
4. Ostatnim sporym problemem zeszłego roku był wymóg składania podpisów pod sprawozdaniem jednego (tego samego) dnia przez wszystkie osoby. Niby Ministerstwo Finansów odniosło się do tego zagadnienia na swojej stronie pisząc, iż sprawozdania nie muszą być podpisane tego samego dnia. Jednak doświadczenie we współpracy np. z biegłymi rewidentami badającymi sprawozdanie pokazuje, iż oczekiwanym było złożenie podpisów pod sprawozdaniem przez wszystkie osoby tego samego dnia. Było to związane z faktem iż podpis elektroniczny zapisuje datę złożenia podpisu – a zatem w interpretacji wielu audytorów data powinna być dla wszystkich taka sama.

Magdalena Michniewicz
Senior Manager w biurze rachunkowym MDDP Outsourcing w Warszawie