Elektroniczne akta osobowe – czy to koniec zmartwień?

Informacja o możliwości elektronicznego prowadzenia akt osobowych elektryzuje działy personalne i kierowników administracji w wielu firmach.

Na elektroniczne akta osobowe trzeba jeszcze poczekać (mowa o prowadzeniu akt osobowych wyłącznie w formie elektronicznej). Projekt ustawy je dopuszczający proponuje taką możliwość (i wiele innych ułatwień) od 1 stycznia 2019.

Co to oznacza dla firm?

Elektroniczne akta osobowe można prowadzić już dziś i czerpać wiele korzyści płynących z takiego modelu. Co oczywiste, do momentu wejścia w życie właściwej ustawy, równolegle muszą być prowadzone akta osobowe w ich tradycyjnej formie, zgodnie z kodeksem pracy.

Czy jednak prowadząc dwie formy akt osobowych równolegle, można będzie zwyczajnie pozostawić wyłącznie elektroniczną po 1.1.2019?

Elektroniczne akta osobowe mogą być prowadzone pod kilkoma warunkami. Dla firm najbardziej istotny jest jeden z nich. Każdy dokument osadzony w elektronicznym archiwum musi być opatrzony „kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym” [cytat z projektu ustawy].

Oznacza to, że zbiór zeskanowanych dokumentów niepodpisanych elektroniczne nie będzie mógł być uznany za elektroniczne akta osobowe w rozumieniu ustawy.

Dlatego, do prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej, niezbędny będzie zakup podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej i podpisanie każdego dokumentu. MDDP Outsourcing prowadzi akta osobowe, udostępnia specjalistyczny system do elektronicznego prowadzenia akt osobowych oraz posiada podpisy kwalifikowany, dzięki czemu możemy prowadzić dla Państwa elektroniczne akta osobowe.