Na elektroniczne akta osobowe trzeba jeszcze poczekać (mowa o prowadzeniu akt osobowych wyłącznie w formie elektronicznej). Projekt ustawy je dopuszczający proponuje taką możliwość (i wiele innych ułatwień) od 1 stycznia 2019.
Elektroniczne akta osobowe można prowadzić już dziś i czerpać wiele korzyści płynących z takiego modelu. Co oczywiste, do momentu wejścia w życie właściwej ustawy, równolegle muszą być prowadzone akta osobowe w ich tradycyjnej formie, zgodnie z kodeksem pracy.
Elektroniczne akta osobowe mogą być prowadzone pod kilkoma warunkami. Dla firm najbardziej istotny jest jeden z nich. Każdy dokument osadzony w elektronicznym archiwum musi być opatrzony „kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym” [cytat z projektu ustawy].
Oznacza to, że zbiór zeskanowanych dokumentów niepodpisanych elektroniczne nie będzie mógł być uznany za elektroniczne akta osobowe w rozumieniu ustawy.
Dlatego, do prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej, niezbędny będzie zakup podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej i podpisanie każdego dokumentu. MDDP Outsourcing prowadzi akta osobowe, udostępnia specjalistyczny system do elektronicznego prowadzenia akt osobowych oraz posiada podpisy kwalifikowany, dzięki czemu możemy prowadzić dla Państwa elektroniczne akta osobowe.