Inwentaryzacja aktywów jednostki na dzień bilansowy

Na kierowniku jednostki spoczywa odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji aktywów jako jedna z czynności związana z zamknięciem ksiąg rachunkowych. Co należy do zadań kierownika i na co powinien zwrócić uwagę? Odsyłamy do poniższego artykułu.

Prace inwentaryzacyjne związane z zamknięciem ksiąg rachunkowych należy przeprowadzić w ostatnim kwartale roku obrotowego jednostki. Odpowiedzialność za inwentaryzację ponosi kierownik jednostki, a w sytuacji, gdy jest nim organ wieloosobowy, obowiązek ten spoczywa na wszystkich jego członkach. Odpowiedzialność ta nie może być przesunięta na inne osoby trzecie i wynika ona z art. 4 ust. 5 Ustawy o rachunkowości.

Dobre praktyki przy inwentaryzacji

Dobre praktyki wskazujące jak prawidłowo przeprowadzić w jednostce inwentaryzację zostały opisane w Stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości z dnia 20 lipca 2016 r. w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów. Inwentaryzacji podlegają m.in. w drodze spisu z natury zapasy oraz rozrachunki z innymi podmiotami  weryfikowane poprzez potwierdzenia sald z nimi.

Należy również zwrócić uwagę, że w przypadku gdy sprawozdanie finansowe jednostki podlega obowiązkowi badania przez biegłego rewidenta, kierownik jednostki powinien podpisać umowę na przeprowadzenie tego badania w terminie umożliwiającym biegłemu udział w pracach związanych z inwentaryzacją. W pracach związanych z przeprowadzeniem spisu z natury kierownik jednostki powinien korzystać ze wsparcia księgowego prowadzącego księgi rachunkowe jednostki, ponieważ inwentaryzacja służy m.in. odzwierciedleniu w sprawozdaniu finansowym rzetelnego obrazu stanu aktywów jednostki.

Zadania kierownika jednostki w zakresie inwentaryzacji w drodze spisu z natury

Do głównych zadań kierownika jednostki w zakresie inwentaryzacji w drodze spisu z natury należy przede wszystkim powołanie komisji inwentaryzacyjnej oraz wydanie regulacji wewnętrznych dotyczących inwentaryzacji.

Skład komisji inwentaryzacyjnej

Skład komisji jest wyznaczany przez kierownika jednostki. Należy wówczas określić jej członków oraz przewodniczącego. Podczas inwentaryzacji obecność wszystkich członków komisji wraz z przewodniczącym jest obowiązkowa. W szczególnych przypadkach gdy któraś z powołanych osób nie może uczestniczyć w spisie z natury w wyznaczonym terminie, konieczne jest wyznaczenie osoby zastępującej. Członkami komisji inwentaryzacyjnej mogą być pracownicy jednostki lub inwentaryzacja może zostać zlecona wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej. W jednostkach, których średnioroczne zatrudnienie nie przekracza 10 osób obowiązki inwentaryzacyjne, mogą być powierzone jednej osobie tzw. komisarzowi spisowemu.

Osoby wchodzące w skład komisji inwentaryzacyjnej powinny posiadać odpowiednie kompetencje w zakresie przeprowadzania spisu z natury. Nie powinny to być również osoby odpowiedzialne materialnie za zapasy objęte spisem, prowadzące ich ewidencję księgową oraz inne osoby, które nie są w stanie zapewnić obiektywnej poprawności przeprowadzanej inwentaryzacji.

Zadania komisji inwentaryzacyjnej

Zadaniem komisji inwentaryzacyjnej jest zorganizowanie, przeprowadzenie spisu z natury, wyjaśnienie powstałych w drodze dokonanego spisu różnic inwentaryzacyjnych oraz określenie sposobu ich rozliczenia. Kierownik jednostki powinien zapewnić członkom komisji inwentaryzacyjnej odpowiednie urządzenia pomiarowe, arkusze spisowe, odzież ochronną i inne niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia inwentaryzacji przedmioty.

Dokumentacja przy inwentaryzacji

Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji zapasów powinno określać datę rozpoczęcia oraz zakończenia prac związanych ze spisem z natury, oraz rodzaj zapasów nim objętych. Powinno ono zawierać harmonogram oraz instrukcję przeprowadzanych prac.

Dokumentacja dotycząca inwentaryzacji powinna składać się z dokumentacji bieżącej zawierającej zarządzenie i harmonogram prac inwentaryzacyjnych, sporządzanej każdorazowo przed rozpoczęciem spisu z natury i dokumentacji stałej podlegającej weryfikacji i aktualizacji w przypadku zmian zachodzących w jednostce opisującej szczegółowe instrukcje określające rodzaje zapasów i plan sytuacyjny jednostki. Opisana dokumentacja dotycząca prac inwentaryzacyjnych stanowi tzw. regulacje wewnętrzne jednostki.

Harmonogram prac inwentaryzacyjnych powinien określać daty przeprowadzenia spisu z natury, wykaz poszczególnych pól inwentaryzacyjnych oraz określać zespoły przeprowadzające na nich spis z natury.

Instrukcje inwentaryzacyjne sporządzane są zarówno dla członków komisji inwentaryzacyjnych jak i dla członków zespołów spisowych.

Instrukcje dla członków komisji określają zasady ich funkcjonowania i powoływania zespołów spisowych. Opisany jest w nich zakres odpowiedzialności poszczególnych tych osób. Zawierają one również informacje o polach spisowych występujących w jednostce, procedury związane ze spisem z natury przyjęte w danej jednostce, opis i sposób przechowywania dokumentacji inwentaryzacyjnej oraz zasady rozliczania różnic inwentaryzacyjnych.

Instrukcje dla członków zespołów spisowych określają zasady przeprowadzana inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów jednostki.

Obowiązki kierownika jednostki przy inwentaryzacji

Kierownik jednostki w związku z obowiązkiem przeprowadzenia inwentaryzacji w drodze spisu z natury zobowiązany jest również do:

–             wyboru biegłego rewidenta oraz powiadomienia go o terminie przeprowadzenia inwentaryzacji w badanej jednostce. Ten obowiązek dotyczy oczywiście podmiotów, których sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez biegłego rewidenta.

–             sprawowania kontroli oraz nadzoru nad przeprowadzaną inwentaryzacją oraz ostatecznego jej rozliczenia. Kierownik jednostki ma obowiązek zapewnić odpowiednie warunki do prawidłowego przeprowadzenia tych czynności z zachowaniem terminowości wykonywanych w ramach spisu z natury prac.

Autor: Agata Śmiałek – Team Leader w warszawskim biurze rachunkowym MDDP Outsourcing

Źródła:

1. Ustawa o rachunkowości.
2. Stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów.