Jak rozliczyć leasing samochodu osobowego w firmie? [Przykłady]
Leasing samochodowy okazuje się często bardzo korzystną ofertą dla przedsiębiorców, dlatego tak wielu z nich decyduje się na wyposażenie swojej firmy w pojazd na zasadach leasingu. Jednak używający samochodu osobowego w firmie muszą liczyć się z tym, że koszty związane z użytkowaniem aut osobowych w jednostce gospodarczej nie zawsze mogą być zaliczone do kosztów podatkowych w pełnej wysokości. Jak jest zatem w przypadku leasingu?
Czym jest leasing operacyjny samochodu?
Leasing operacyjny to umowa cywilnoprawna, która zawierana jest pomiędzy leasingodawcą, czyli finansującym, a leasingobiorcą, czyli osobą korzystającą. Polega na odpłatnym przekazaniu środka trwałego do użytku leasingobiorcy na określonych warunkach i w określonym czasie. Leasingobiorca zobowiązany jest do uiszczania comiesięcznych opłat, co w pewnym sensie jest podobne do spłaty ratalnej, jednakże w trakcie trwania umowy leasingowej leasingobiorca nie jest właścicielem przedmiotu umowy.
Co więcej, po wygaśnięciu umowy, leasingowany przedmiot może zostać wykupiony przez leasingobiorcę za wcześniej ustaloną kwotę.
Czy opłaty leasingowe wliczają się do kosztów podatkowych?
Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 49a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 23 ust. 1 pkt 47a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, opłaty wynikające z umowy leasingu, dzierżawy, najmu lub innej umowy o podobnym charakterze nie są uznawane za koszty podatkowe w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy. W przypadku samochodów elektrycznych limit ten wynosi 225 000 zł.
Wartość samochodu
Pojęcie „wartość samochodu” nie jest zdefiniowane w przepisach. Jednak zgodnie z objaśnieniami Ministerstwa Finansów z dnia 9 kwietnia 2020 roku należy przyjąć, że w przypadku umów leasingu, najmu i im podobnych, wartością samochodu jest jego wartość netto powiększona o niepodlegający odliczeniu VAT. Zatem jeśli leasingobiorca zamierza używać danego samochodu do celów mieszanych, czyli zarówno prywatnych, jak i tych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej (w tej sytuacji ma prawo do odliczenia 50% VAT), to wartością pojazdu będzie wartość netto powiększona o 50% nieodliczonego podatku. Natomiast prawo leasingobiorcy do odliczenia 100% VAT oznaczałoby, że wartością samochodu jest jego wartość netto.
Zdarza się jednak, że w umowie leasingu operacyjnego podana jest „wartość samochodu” bez doprecyzowania, czy jest to wartość brutto, czy netto. W przypadku, gdy faktu tego nie da się ustalić z leasingodawcą, na podstawie przepisów ustawy o informowaniu o cenach towarów i usług uznaje się, że podana wartość jest wartością brutto.
Wyjątkowym przypadkiem dla ustalenia wartości samochodu są umowy najmu, dzierżawy lub inne o podobnym charakterze, które zawarte są na okres krótszy niż 6 miesięcy. W takich sytuacjach do ustalenia limitu kosztów podatkowych brana jest pod uwagę wartość samochodu, jaka została przyjęta do celów ubezpieczenia.
Często zdarza się również, że leasingodawca nie udostępnia polis ubezpieczeniowych najemcom. Zgodnie z indywidualną interpretacją dyrektora KIS z 5 kwietnia 2019 roku, dopuszczalne jest samodzielne ustalenie wartości rynkowej samochodu przez najemcę, przykładowo na podstawie ogólnodostępnego systemu wyceny „Eurotax”. Takie rozwiązanie nie zostało jednak poparte żadnymi przepisami czy interpretacją ogólną, dlatego też zasadność jego stosowania może zostać podważona przez organy podatkowe.
Odsetkowa część opłaty
Z opłat wynikających z umowy leasingu, dzierżawy, najmu itp., objętych limitem, wyłącza się część odsetkową opłaty. Oddzielenie podlegającej limitowi części kapitałowej od części odsetkowej będącej kosztem podatkowym w całości, możliwe jest na podstawie harmonogramu spłat będącego częścią umowy lub na podstawie faktur, jeśli leasingodawca podaje wartość każdej z tych części osobno.
Koszty podatkowe
Do końca 2018 roku nie obowiązywał żaden limit kosztów podatkowych związanych z umowami leasingu, najmu, dzierżawy lub innych umów o podobnym charakterze. Koszt wynikający z takich umów, niezależnie od wartości samochodu będącego przedmiotem takiej umowy, mógł być uznawany w całości za koszt podatkowy.
Umowy zawarte przez 1 stycznia 2019 roku podlegają „starym” przepisom – opłaty z nich wynikające mogą być kosztami podatkowymi w całości do końca trwania umowy, wyłącznie gdy zapisy umowy nie uległy zmianom po 1 stycznia 2019 roku. Każda zmiana, która może mieć istotny wpływ na podatek dochodowy, a zatem przede wszystkim jeśli jest to zmiana wysokości opłat, zmiana harmonogramu spłat, ale również (co znajduje potwierdzenie wciąż tylko w interpretacjach indywidualnych) cesja umowy leasingu, uznawana jest za zmianę umowy.
Rozliczenie faktury za leasing – przykład 1 (wartość samochodu poniżej 150 000 zł)
Spółka z o.o. będąca podatnikiem VAT czynnym otrzymała fakturę o wartości 10 000 zł netto +23% VAT za leasing samochodu osobowego. Część kapitałowa raty leasingowej to 9500 zł netto, część odsetkowa to 500 zł netto.
Spółka odlicza 50% VAT od związanych z tym samochodem zakupów. Wartość netto samochodu wskazana w umowie leasingu to 100 000 zł.
- Wartość samochodu: 100 000 + (100 000 x 23%) * 50 % = 115 500 zł
- VAT z faktury za leasing podlegający odliczeniu: (10 000 x 23%) * 50 % = 1 150 zł
- Koszty podatkowe z faktury za leasing: 10 000 + (10 000 x 23%) * 50 % = 11 150 zł
Uzasadnienie: kosztem podatkowym jest kwota netto powiększona o VAT niepodlegający odliczeniu. Wartość samochodu nie przekracza 150 000 zł, więc koszty podatkowe nie podlegają limitowi.
Rozliczenie faktury za leasing – przykład 2 (wartość samochodu powyżej 150 000 zł)
Spółka z o.o. będąca podatnikiem VAT czynnym otrzymała fakturę o wartości 10 000 zł netto +23% VAT za leasing samochodu osobowego. Część kapitałowa raty leasingowej to 9500 zł netto, część odsetkowa to 500 zł netto.
Spółka odlicza 50% VAT od związanych z tym samochodem zakupów. Wartość netto samochodu wskazana w umowie leasingu to 200 000 zł.
- Wartość samochodu: 200 000 + (200 000 x 23%) * 50 % = 223 000 zł
- Limit kosztów podatkowych: 150 000 / 223 000 = 67,26 %
- VAT z faktury za leasing podlegający odliczeniu: (10 000 x 23%) * 50% = 1 150 zł
- Koszty podatkowe z faktury za leasing:
- część kapitałowa raty: [9 500 + (9 500 x 23%) * 50 %] * 67,26 % = 7124,52 zł
- część odsetkowa raty: [500 + (500 x 23%) * 50%] = 557,50 zł
- razem koszt podatkowy: 7124,52 zł + 557,50 zł = 7682,02 zł
Uzasadnienie: wartość samochodu przekracza 150 000 zł, więc część kapitałowa raty leasingowej podlega limitowi. Kosztem podatkowym będzie 67,26% raty kapitałowej powiększonej o nieodliczony podatek VAT oraz część odsetkowa raty wraz z nieodliczonym podatkiem VAT.
ZOBACZ TAKŻE:
Weronika Stelmach
Ekspert ds. księgowości w biurze rachunkowym MDDP Outsourcing w Warszawie
