Jak zaksięgować fakturę zaliczkową w pełnej księgowości?

Faktury zaliczkowe to coraz częściej spotykana forma rozliczeń pomiędzy firmami, mają one na celu zabezpieczenie interesów obu stron. Zaliczki są pobierane przy zamówieniach na produkty czy usługi, niejednokrotnie realizowanych dopiero po dłuższym okresie czasu.

Mogą być one wpłacane zarówno na jedno zamówienie jak też na więcej, ważne jest żeby jednoznacznie określić, jakich transakcji będą dotyczyć. Trzeba też pamiętać o tym, żeby je odpowiednio zaksięgować, przepisy podatkowe dokładnie określają wszystkie zasady z tym związane.

Księgowanie pobranych zaliczek

Z chwilą pobrania zaliczki od kontrahenta powstaje obowiązek wystawienia dokumentu takiego jak faktura zaliczkowa. Faktura ta może zostać wystawiona zarówno przez otrzymaniem pieniędzy jak też po, ale nie później niż do połowy miesiąca następującego po tym, w którym środki wpłynęły na konto. Faktura zaliczkowa co do swojej formy i zawartości jest bardzo podobna do zwykłego dokumentu sprzedaży, powinna ona jednak zawierać dokładne informacje dotyczące zamówienia czy umowy.

Wraz z otrzymaniem zaliczki powstaje obowiązek podatkowy, co jasno wynika z ustawy o VAT, wystawiona faktura musi też być w odpowiedni sposób ujęta w księgach rachunkowych. Faktury zaliczkowe księguje się jako rozliczenia międzyokresowe przychodów, gdyż z powodu niewykonania jeszcze zlecenia nie powodują przychodu.

Przychód zostanie osiągnięty, a tym samym możliwy do zaksięgowania, dopiero w momencie wywiązania się z umowy. Jeśli wpłata z tytułu zaliczki była w walucie obcej, to konieczne będzie jej przeliczenie na złotówki, według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego otrzymanie wpłaty.

Zaliczki zapłacone – jak księgować

Wpłacone zaliczki muszą być księgowane także przez zamawiającą stronę, należy to zrobić na konta rozrachunków z dostawcami. Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług podatnik ma prawo do odliczenia podatku należnego w terminie otrzymania faktury, i wtedy też taki dokument zaliczkowy powinien być zaksięgowany. Jeżeli sprzedawca wystawił fakturę przed zrobieniem wpłaty, to księgowanie powinno być w dniu, w którym dostał on pieniądze.