Jakie dane z faktur zakupowych będą dostępne w KSeF (FA(3))?

Od 2026 roku każda faktura VAT będzie trafiać do KSeF, ale nie każda będzie zawierać te same dane. Co dokładnie zobaczą odbiorcy faktur? Jak zmienia się zawartość e-faktur w schemacie FA(3)? Na co zwrócić uwagę i jak wykorzystać dane z faktur zakupowych w KSeF, żeby usprawnić księgowość i rozliczenia VAT?

Od 1 stycznia 2026 r. czynni podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania i odbierania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), zgodnie z harmonogramem zapowiedzianym przez Ministerstwo Finansów w czerwcu 2025 r. Obowiązkowy KSeF zostanie wprowadzony w dwóch etapach.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy i dla kogo?

Etap 1 – od 1 lutego 2026 r. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie dotyczył dużych firm, które:

• w 2025 roku osiągnęły przychody przekraczające 200 mln zł brutto,
• są czynnymi podatnikami VAT.

Natomiast obowiązek odbioru faktur wystawionych w KSeF będzie dotyczył wszystkich podatników VAT, niezależnie od skali działalności.

Etap 2 – od 1 kwietnia 2026 r. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie pozostałych czynnych podatników VAT, z wyjątkiem mikroprzedsiębiorców osiągających przychody poniżej 10 tys. zł miesięcznie. Dla tych podmiotów obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie w życie 1 stycznia 2027 roku.

Co z podatnikami zwolnionymi z VAT?

Podatnicy zwolnieni z VAT (np. na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT) nie będą objęci obowiązkiem w 2026 roku. Dla tej grupy Ministerstwo Finansów zapowiedziało odrębny harmonogram wdrożenia.

Nowy obowiązek oznacza przejście na ustrukturyzowane faktury elektroniczne w formacie XML, zgodne z aktualnym schematem FA(3) opublikowanym przez MF. Dla kupujących to w praktyce oznacza dużą zmianę w sposobie odbioru i przetwarzania faktur. W tym artykule wyjaśniamy szczegółowo, jakie dane znajdziesz na fakturze zakupowej w KSeF, co zmienił schemat FA(3) oraz jak możesz je wykorzystać w praktyce.

Czym jest FA(3)? Nowy standard fakturowania

FA(3) to zaktualizowany schemat logiczny e-faktury, który wprowadza szereg udoskonaleń, m.in.:

• rozszerza możliwości opisu transakcji,
• dodaje oznaczenia zgodne z JPK_V7 (GTU, MPP, TP itd.),
• ułatwia powiązanie faktur z dokumentami dodatkowymi (np. zamówienie, WZ),
• lepiej wspiera rozliczenia walutowe i transakcje międzynarodowe.

Jak podkreśla MF, „struktura FA(3) powstała jako odpowiedź na postulaty przedsiębiorców i doradców podatkowych. Jej celem jest lepsze odzwierciedlenie procesów gospodarczych oraz uproszczenie automatyzacji księgowania i raportowania danych.”

Co zawiera faktura zakupowa w KSeF?

Faktura w KSeF to plik XML, który można pobrać bezpośrednio z systemu lub przez swoje oprogramowanie księgowe. Szczegółowy zakres danych dostępnych na fakturze zakupowej w KSeF obejmuje poniższe pozycje.

1. Dane ogólne faktury:

• numer dokumentu (P_2) – nadany przez wystawcę,
• data wystawienia (P_1) i data sprzedaży (P_6),
• typ dokumentu – faktura zwykła, zaliczkowa, końcowa, korekta,
• waluta transakcji (KodWaluty) oraz kurs NBP w przypadku faktur walutowych.

Nowością w FA(3) jest możliwość podania numerów dokumentów powiązanych, tj.: zamówienia, umowy, WZ, dokumentu transportowego.
Ponadto nr FV nadany przez podatnika (P_2) może być dowolny, jednakże system KSeF nadaje dodatkowy unikalny numer referencyjny (UUID), co jest istotne dla ewidencji i możliwości łatwiejszego odnalezienia dokumentu w systemie.

2. Dane sprzedawcy i nabywcy:

• NIP, pełna nazwa, adres, kraj,
• rola podmiotu (sprzedawca/nabywca),
• oznaczenia rejestracyjne (np. kod kraju UE, czy podmiot zagraniczny),
• informacja o podzielonej płatności (MPP).

Dzięki strukturze XML dane te mogą być automatycznie przypisane do kontrahenta w systemie księgowym.

3. Pozycje towarowo-usługowe

Każda pozycja faktury zawiera:

• nazwę towaru/usługi (P_7),
• ilość i jednostkę miary (P_8),
• cenę jednostkową netto i brutto (P_9A / P_9B),
• stawkę VAT (P_11),
• wartość netto, VAT i brutto (P_12–P_14).

Nowością FA(3) jest możliwość przypisania oznaczeń GTU, np. GTU_08 (usługi doradcze) oraz procedur JPK, takich jak TP (transakcje powiązane), IED (wewnątrzwspólnotowe dostawy), IMP (import towarów).

4. Podsumowanie VAT:

• suma kwot netto i VAT w podziale na stawki (23%, 8%, ZW, NP),
• łączna kwota brutto faktury,
• dodatkowe informacje finansowe: forma i termin płatności, numer rachunku bankowego (sprawdzany w wykazie STIR),
• kwoty w walucie i przeliczeniu na PLN wg kursu NBP.

MF wskazuje, że dzięki FA(3) system pozwala jednoznacznie określić wartość VAT do odliczenia oraz termin płatności. To istotne z punktu widzenia obowiązków podatkowych i płynności finansowej.

5. Informacje dodatkowe (referencyjne):

• numer zamówienia, numer WZ, numer umowy,
• przyczyna korekty i odniesienie do faktury pierwotnej,
• noty i opisy dodatkowe od wystawcy.

Te dane są kluczowe dla powiązania faktury z obiegiem dokumentów w firmie – ułatwiają automatyczne dopasowanie do zamówień lub dostaw.

6. Oznaczenia JPK_V7 (GTU, procedury):

• GTU_01 – GTU_13 (np. paliwa, usługi niematerialne, sprzęt elektroniczny),
• procedury: TP (transakcje powiązane), MPP (mechanizm podzielonej płatności), B_SPV (podmiot powiązany), IED/IMP/EE.

Używanie tych oznaczeń jest opcjonalne, ale bardzo zalecane – znacząco usprawnia zgodność z raportowaniem JPK_V7.

7. Techniczne metadane systemowe:

• numer referencyjny KSeF (unikatowy ID faktury),
• data i godzina odbioru przez nabywcę,
• informacja o uprawnionym użytkowniku (login lub identyfikator systemowy API).

Co zyskuje odbiorca faktury dzięki schematowi FA(3)?

Korzyści dla odbiorcy faktury w omawianym schemacie FA(3), to przede wszystkim:

• automatyzacja księgowania – dane mogą być automatycznie przypisane do kont księgowych i kosztów;
• integracja z JPK_V7 – dane z faktury trafiają bezpośrednio do deklaracji VAT;
• łatwiejsza kontrola kosztów – możliwość filtrowania po GTU, dostawcy, rodzaju wydatku;
• przejrzystość procesów – faktura z przypisanym WZ lub zamówieniem nie wymaga ręcznego sprawdzania;
• dowodowa data odbioru – odbiór faktury w KSeF jest rejestrowany automatycznie, co ma znaczenie dla terminu VAT.

Na co zwrócić uwagę przy FA(3)?

Są trzy główne kwestie, na które trzeba mieć baczenie w kontekście schematu FA(3) – mianowicie:

• FA(3) nie obsługuje załączników (np. PDF, protokołów odbioru) – należy je przesyłać poza KSeF;
• część pól (np. GTU, MPP) jest opcjonalna – ich obecność zależy od wystawcy;
• dla pełnego wykorzystania danych konieczna jest integracja z API KSeF i aktualizacja systemów ERP/księgowych.

Jak MDDP Outsourcing Polska może pomóc przy wdrażaniu KSeF w firmie?

Nowy schemat FA(3) w KSeF to nie tylko zmiana techniczna, ale przede wszystkim krok w stronę pełnej cyfryzacji procesów księgowych. Dzięki szczegółowej strukturze, oznaczeniom JPK, danym referencyjnym i metadanym systemowym, użytkownicy systemu zyskują przejrzystość informacji, automatyzację pracy, bezpieczeństwo oraz pełną zgodność z przepisami. Prowadzenie ewidencji księgowej staje się łatwiejsze, a raportowanie danych i kontrolowanie poprawności transakcji dużo szybsze i prostsze.

W MDDP Outsourcing wspieramy firmy na każdym etapie wdrożenia KSeF – od analizy gotowości, przez integrację systemów, aż po automatyzację księgowania i bieżące wsparcie operacyjne. Dzięki połączeniu wiedzy technologicznej i księgowej pomagamy wykorzystać potencjał FA(3) nie tylko w zakresie spełnienia obowiązków, ale też w kontekście realnej optymalizacji procesów finansowych. Serdecznie zapraszamy do kontaktu i współpracy!

MDDP OUTSOURCING POLSKA – USŁUGI KSIĘGOWE I KADROWO-PŁACOWE DLA WYMAGAJĄCYCH FIRM
KSIĘGOWI I KADROWI, KTÓRZY TWORZĄ WARTOŚĆ – NIE TYLKO JĄ MIERZĄ

▪  Usługi księgowe  ▪ Usługi kadrowo-płacowe ▪ Sprawozdania finansowe
> Zadzwoń do nas już dziś! <

Autor: Paulina Łańska, Junior Manager, MDDP Outsourcing Polska – biuro Katowice