Jakie korzyści może dać Ci korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?
Czy KSeF to dla Ciebie tylko wizja nowych problemów i dodatkowych kosztów dla firmy? Jeżeli tak, to koniecznie przeczytaj, co zyskasz dzięki niemu! Pokażemy Ci, co to rozwiązanie może wnieść do Twojej organizacji i co zrobić, aby zmaksymalizować korzyści z jego wdrożenia.
Dyskusje związane ze zbliżającym się terminem wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) koncentrują się wokół nakładów pracy i środków finansowych, jakie będzie trzeba ponieść na to przedsięwzięcie. Niewiele osób zwraca uwagę na to, czy KSeF przyniesie nam jakieś korzyści i czy jego wdrożenie będzie miało pozytywny wpływ na naszą organizację.
Z pewnością przemyślane podejście do wdrożenia tego rozwiązania może być szansą na usprawnienie procesów w firmie — począwszy od ograniczenia papierowej dokumentacji, aż po wykorzystanie narzędzi automatyzujących księgowość.
Wielu księgowych wciąż ma duży sentyment do dokumentów papierowych i drukuje wszystkie faktury sprzedaży i zakupu, a następnie je archiwizuje. KSeF w pewnym sensie zachęci do operowania na dokumentach elektronicznych, gdyż oferuje darmowe elektroniczne archiwum. Wprowadzenie KSeF zwalnia zatem z dotychczasowego obowiązku archiwizacji faktur. Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej zabezpiecza przed ich utratą, ogranicza czas potrzebny na znalezienie danego dokumentu oraz znacząco zmniejsza koszty związane z przechowywaniem dokumentacji papierowej i jej drukowaniem. Jest to więc idealny moment, aby przyjrzeć się temu, co drukujemy w naszej firmie i wyeliminować wszystko to, co jest zbędne np. faktury, wyciągi bankowe czy polecenia księgowania.
Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF zdecydowanie też przyspieszy i ułatwi dystrybucję faktur pomiędzy kontrahentami oraz ograniczy koszty przesyłek, jeżeli do tej pory wciąż wysyłaliśmy dokumenty tradycyjnym kanałem. Nasz kontrahent otrzyma fakturę praktycznie tego samego dnia (zakładając, że system wytrzyma obciążenie taką ilością danych, ale to okaże się po 1 lipca 2024).
W kontekście dystrybucji dokumentów należy pamiętać o pewnym ograniczeniu, jakim jest brak możliwości przesyłania załączników do faktur przez KSeF i ten proces z pewnością będzie trzeba przemyśleć i zaprojektować na nowo. Ministerstwo Finansów udostępniło narzędzie dla mniejszych podmiotów, które wystawiają nieduże ilości faktur sprzedaży. Podatnik będzie mógł w nim wystawić faktury, które automatycznie będą przesyłane do bazy centralnej. Jest to duże ułatwienie dla podatników, którzy do tej pory korzystali z przestarzałych narzędzi do wystawiania faktur lub takich, które w przyszłości nie będą zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur, na przykład systemy zagraniczne narzucone przez jednostki dominujące. Ograniczy to konieczność ponoszenia przez nich dodatkowych kosztów. Dostęp do systemu oraz możliwość przesyłania faktur będzie możliwa dopiero po właściwym uwierzytelnieniu osób do tego uprawnionych. Zwiększy to bezpieczeństwo i ograniczy ryzyko wystawienia faktur przez oszustów podatkowych, którzy mogliby posłużyć się danymi naszej spółki do wyłudzeń VAT. Jednocześnie pozwoli to uszczelnić nasz system podatkowy.
Nie można zapominać, że wprowadzenie centralnego rejestru faktur usprawni przede wszystkim pracę urzędników skarbowych, a dostęp do tzw. Big Data pozwoli na szybszą i sprawniejszą kontrolę podatkową. Korzyści z tego tytułu powinni odczuć również sami podatnicy, gdyż zminimalizuje to czas poświęcony na przygotowanie i przesłanie dokumentacji do urzędów skarbowych w trakcie toczących się czynności sprawdzających lub kontroli podatkowych.
Wprowadzenie KSeF jest bardzo dobrą okazją do weryfikacji naszych procesów księgowych, ich automatyzacji oraz optymalizacji kosztów firmy. Dodatkowo znacząca część danych z faktur zakupu dotychczas wprowadzanych przez księgowych będzie dostępna w KSeF-ie Z tego względu warto wprowadzić narzędzia, które pozwolą nam automatycznie pobrać dane i przenieść je do systemu finansowo-księgowego lub innego systemu, w którym następuje na przykład akceptacja kosztów. Pozyskiwanie danych bezpośrednio z Krajowego Systemu e-Faktur znacznie przyspieszy proces księgowania faktur zakupu i zmniejszy ryzyko błędów. Niemniej jednak, aby było to możliwe, należy właściwie skonfigurować system oraz dobrze przemyśleć i procesy księgowe.
Jeżeli wydaje nam się to zbyt skomplikowane — warto sięgnąć po pomoc zaufanych partnerów, którzy na swoim pokładzie mają doświadczony zespół księgowych i informatyków, który wykona tę pracę za nas. W MDDP Outsourcing dysponujemy rozwiązaniami, które pozwalają na bieżąco pobierać dane z KSeF, wizualizować je dla celów sprawdzenia i akceptacji przez osoby odpowiedzialne, a następnie przenieść do systemu FK w formie gotowych zapisów księgowych. Wesprzemy Twoją firmę w wyzwaniach związanych z tym procesem i dostosujemy Twój biznes do nowych regulacji. Temat wdrożenia jest ważny i skomplikowany, dlatego warto już dziś podjąć odpowiednie kroki, które pozwolą płynnie przejść przez ten proces.
Autor: Magdalena Kapka — Manager w MDDP Outsourcing
