KSeF, czyli Krajowy System e-faktur: czym jest i co zmienia?

W najbliższym czasie podatników czekają kolejne zmiany związane z cyfryzacją rozliczeń podatkowych. Ministerstwo Finansów ogłosiło plany uruchomienia krajowego systemu e-faktur (KSeF). Jest to system teleinformatyczny, który będzie  służył do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, jak również do ich przechowywania, oznaczania numerem identyfikującym przydzielonym przez ten system oraz weryfikowania zgodności z określonym wzorem takiej faktury. Ma to zapewnić szybszy i bezbłędny sposób wymiany faktur a także ich rejestracji.

Nowe rozwiązanie będzie podobne do wprowadzonego w kwietniu 2019 r. systemu wystawiania faktur za pomocą Platformy Elektronicznego Fakturowania w zamówieniach publicznych. Ministerstwo zapowiedziało też, że jeśli nowe e-faktury się sprawdzą, mogą zastąpić JPK.

„Udostępnienie polskim przedsiębiorcom e-faktury plasuje nas w europejskiej czołówce jako pioniera nowoczesnych rozwiązań dla firm. Co ważne nie eksperymentujemy. Przeciwnie, bazujemy na doświadczeniach w stosowaniu tego rozwiązania w Hiszpanii, Portugalii i we Włoszech. We wdrożeniu e-faktur wyprzedzimy m.in. Francję, która udostępni je przedsiębiorcom dopiero w 2023 r.” – mówi Jan Sarnowski, wiceminister finansów i pełnomocnik ministra finansów ds. współpracy międzynarodowej w VAT.

Faktury w nowym systemie będzie mógł wystawić zarówno podatnik jak i osoba przez niego upoważniona. Podatnik będzie mógł udzielić upoważnienia do wystawienia e-faktury w imieniu i na jego rzecz, np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby. System będzie powiadamiał w formie komunikatów o wszelkich podjętych działaniach dotyczących e-faktury, w tym o wystawieniu, odrzuceniu lub braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej.

Do e-faktur będą miały zastosowanie regulacje prawne dotyczące faktur elektronicznych. Nie będą miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur, ponieważ nie będzie istniała możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury wystawionej za pośrednictwem KSeF.

Termin wprowadzenia nowego systemu

Ministerstwo Finansów planuje wprowadzenie e-faktury dla podatników pod koniec 2021 roku na zasadzie dobrowolności. Przedsiębiorcy będą mieli do wyboru trzy możliwości:

• nowe faktury przesyłane do bazy KSeF,
• dokumenty papierowe
• dotychczasowe e-faktury (zwykle są to pliki PDF przesyłane mailem).

Według szacunków Ministerstwa, w początkowym okresie systemem objęte będzie około 10% całości wystawianych faktur.

Korzystanie z systemu KSeF będzie obowiązkowe od 2022 roku – poinformował wiceminister Jan Sarnowski. Został w tym celu złożony wniosek do Komisji Europejskiej o wyrażenie zgody na odstępstwo od przepisów Dyrektywy VAT w tym zakresie. Wprowadzenie obowiązkowych e-faktur jest więc uwarunkowane uzyskaniem takiej zgody.

Wprowadzenie e-faktur przyspieszy prace analityczne aparatu skarbowego, który skupia się na ograniczeniach nieprawidłowości w rozliczaniu podatku VAT. Narzędzie ma na celu szybsze i sprawniejsze identyfikowanie oszustw podatkowych, a w szczególności karuzel VAT.  W przypadku ustandaryzowanych e-faktur wystawianych i otrzymywanych za pośrednictwem KSeF taka weryfikacja będzie dokonywana bardzo szybko, już na pierwszym etapie wystawienia/otrzymania dokumentu. Będzie to stanowić uzupełnienie analiz prowadzonych przez KAS – bazujących obecnie na plikach JPK VAT.

Co zyskają podatnicy?

Zachętą do korzystania z nowego systemu ma być przede wszystkim skrócony termin zwrotu VAT, najprawdopodobniej z 60 do 40 dni.

Dodatkowo, podatnik będzie miał każdorazowo i niezwłocznie możliwość wglądu w treść faktury. Pozwoli to na jej szybkie odczytanie i uniknięcie opóźnień w zapłacie należności ze względu na zaginięcie faktury lub opóźnienie w jej dostarczeniu.

Korzystanie przez podatników z faktur ustrukturyzowanych wystawianych za pośrednictwem KSeF zwolni ich z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji. Zadania związane z archiwizacją zostaną przejęte przez administrację podatkową.

Z technicznego punktu widzenia, plusem wprowadzenia systemu KSeF będzie upowszechnienie ujednoliconego wzoru faktury oraz to, że w nowym wzorze faktury, będzie możliwość zaznaczenia grup towarowych i innych znaczników wymaganych w pliku JPK_VAT.

Wyzwania dla przedsiębiorców

Wprowadzenie nowego systemu przez Ministerstwo Finansów będzie wiązało się z koniecznością dostosowania swoich systemów przez przedsiębiorców. Zmianami objęte będą nie tylko systemy finansowo-księgowe ale również systemy fakturowania, procedury związane z wystawianiem faktur i obiegiem dokumentów w firmach. Wszyscy zaangażowani pracownicy będą musieli być odpowiednio przeszkoleni w zakresie nowego systemu. Dużym wyzwaniem będzie adaptacja dla przedsiębiorców działających w ramach międzynarodowych grup lub zarejestrowanych na podatek VAT w różnych krajach. Wydaje się. że znacznie lepszym rozwiązaniem byłoby wprowadzenie zmian w e-fakturowaniu i dostarczaniu informacji podatkowych VAT w formatach ujednoliconych dla wszystkich krajów Unii Europejskiej.

Autor: Katarzyna Opalko, Manager w dziale Księgowości w biurze rachunkowym MDDP Outsourcing w Warszawie