Kogo obowiązuje wdrożenie PPK?

Pracownicze Plany Kapitałowe definiowane są jako powszechny system gromadzenia oszczędności dla wszystkich pracowników i zleceniobiorców podlegających ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu.

Prywatne środki skumulowane na indywidualnym koncie wypłacane będą po ukończeniu przez uczestnika 60. roku życia. Przystąpienie do programu emerytalnego jest dobrowolne – każda zatrudniona osoba z przedziału wiekowego 18-55 lat zostanie automatycznie objęta PPK, ale w każdej chwili może ona zrezygnować z uczestnictwa. Wspomniany system będzie współfinansowany przez:

• Skarb Państwa (jednorazowo 250 zł oraz corocznie 240 zł),
• uczestnika programu (2-4% wynagrodzenia brutto),
• podmiot zatrudniający (1,5-4% wynagrodzenia brutto).

Wdrożenie PPK docelowo ma usprawnić system emerytalny w Polsce i zapewnić efektywne zarządzanie finansami.

Kogo i od kiedy obowiązuje wdrożenie PPK?

Obowiązek zawarcia umowy przez pracodawcę z konkretną instytucją finansową w imieniu uczestnika programu, będzie spoczywał na każdym podmiocie, który zatrudnia przynajmniej jedną osobę. Ze względu na dużą skalę programu (szacunkowo 11,5 mln osób) oraz potrzebę wprowadzenia zmian systemowych, proceduralnych i komunikacyjnych, wieloaspektowy proces wdrożenia PPK będzie odbywać się etapami.

Harmonogram zakłada, że już od 1 lipca 2019 r. do programu muszą przystąpić wszystkie podmioty zatrudniające na dzień 31 grudnia 2018 r. co najmniej 250 pracowników. Kolejne terminy wprowadzenia zmian to:

• 1 stycznia 2020 r. – dla pracodawców zatrudniających min. 50 osób na dzień 30 czerwca 2019 r.,
• 1 lipca 2020 r. – dla pracodawców zatrudniających min. 20 osób na dzień 31 grudnia 2019 r.,
• 1 stycznia 2021 r. – dla pozostałych pracodawców oraz wszelkich podmiotów sektora finansów publicznych.

Przygotowanie systemów pod PPK

W sytuacji, gdy pracodawca wybrał już konkretny fundusz, podpisał stosowną umowę i określił wysokość składek, niezbędne będzie dostosowanie bieżącego systemu informatycznego do wprowadzanych zmian. Kompleksowy przegląd i profesjonalna modyfikacja systemu kadrowo-płacowego, pozwoli skutecznie wdrożyć nowe przepisy oraz zautomatyzować wiele procesów bez konieczności tworzenia nowych stanowisk pracy w działach kadrowo-płacowych.

Odpowiednie oprogramowanie przede wszystkim zoptymalizuje prowadzenie ewidencji poszczególnych uczestników programu oraz składanych przez nich deklaracji, umożliwi rejestrację składek pobranych i odprowadzanych do wybranej instytucji finansowej oraz zautomatyzuje naliczanie opłat i zapewni ich terminowe przekazywanie do wybranych podmiotów.

Właściwe zaplecze informatyczne w tym przypadku będzie istotne również ze względu na konieczność gromadzenia i archiwizowania materiałów związanych z PPK. Kompleksowa baza danych umożliwi sprawne generowanie informacji, takich jak historia uczestnictwa w programie czy harmonogram wpłat składek, oraz zapewni płynną komunikację danego podmiotu z pracownikami i konkretną instytucją finansową.

Barbara Kochańska-Mierzejewska
Senior Manager w MDDP Outsourcing w Warszawie