PPK - wybór instytucji finansowej

Wdrożenie Pracowniczych Planów Kapitałowych w firmie nie zaczyna się od podpisania umów o zarządzanie i prowadzenie PPK. Musi je poprzedzić proces wyboru instytucji finansowej.

PPK przewidują, że to pracodawca samodzielnie odpowiada za dokonanie wyboru instytucji finansowej, a następnie podpisuje umowy za wszystkie osoby zatrudnione (które chcą być uczestnikami programu). Ma on jednak obowiązek skonsultować taką decyzję ze stroną społeczną, której przyznano prawo do konsultacji z pracodawcą w zakresie tej decyzji.

Strona społeczna, pracownicy, to nie tylko osoby zatrudnione w oparciu o umowę o pracę, ale również w oparciu o umowy zlecenia oraz pozostałe wskazane w ustawie. Dlatego w przedsiębiorstwach, w których nie działa organizacja związkowa, należy wziąć ich pod uwagę wyłaniając reprezentację w trybie przyjętym w firmie.

Pracownicy powinni uczestniczyć w wyborze PPK

Należy pamiętać, aby pracodawca stworzył realną możliwość osiągnięcia porozumienia i faktyczne zaangażowanie reprezentantów załogi pomimo tego, że obowiązek zawarcia porozumienia ma charakter wyłącznie konsultacyjny.

Poważne prowadzenie konsultacji jest konieczne, aby w przypadku ewentualnych zarzutów co do nierzetelnego sposobu ich prowadzenia, można było wykazać starania pracodawcy do osiągnięcia porozumienia. Jeżeli w wyniku konsultacji, na miesiąc przed upływem terminu zawarcia umowy o zarządzanie nie dojdzie do porozumienia, pracodawca sam wybiera instytucję finansową, mając na uwadze „najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych”.

Kryteria wyboru instytucji finansowej do PPK

Poza konsultacją z pracownikami, Ustawa o Pracowniczych Planach Kapitałowych wymienia (art. 7 ust. 3) wymienia również inne kryteria oceny:

Lista kryteriów wyboru instytucji finansowej nie powinna się ograniczać do kryteriów wymienionych w ustawie. Należy ją rozszerzyć we własnym zakresie i ustalić sposób ich oceny, aby dochować wymaganej w ustawie należytej staranności przez pracodawcę. Te inne kryteria  mogą obejmować:

• skalę działalności instytucji finansowej,
• terminy wykonywania obowiązków wynikających z umowy,
• warunki wypowiedzenie umowy,
• sposób komunikacji i przepływu informacji,
• dostarczanie narzędzia informatycznego dla pracowników, aby mieć możliwość kontroli  własnego konta (wgląd w stan dokonanych wpłat i wyniku funduszu).

Pracodawca musi być gotowy do wykazania, że wybór instytucji finansowej,  którego dokonał, spełnia przesłanki najlepiej rozumianego interesu  zatrudnionych. Dlatego proces wyboru powinien być rzetelnie  przeprowadzony i udokumentowany.

Wybór instytucji finansowej PPK – co zawiera protokół?

Ponieważ obowiązek konsultacji zmierzających do wyboru instytucji finansowej jest wpisany w ustawie, jedną z metod na jego spełnienie jest właściwe dokumentowanie, np. z przebiegu spotkań, a finalnie z uzgodnionego stanowiska – strony pracowniczej i pracodawcy. Nawet, jeżeli w wyniku konsultacji, na miesiąc przed upływem terminu zawarcia umowy o zarządzanie nie dojdzie do porozumienia, a pracodawca sam zdecyduje o wyborze instytucji finansowej, to powinien ten fakt dla własnego bezpieczeństwa (na wypadek potencjalnej kontroli) udokumentować.

Zakładając dojście do porozumienia z reprezentacją pracowników, udokumentowanie wyboru instytucji powinno mieć możliwe najbardziej formalny charakter.

Najistotniejsze elementy takiego wzoru dokumentu to:

• oznaczenie porozumienia lub protokołu datą,
• wymienienie przedstawicieli reprezentujących pracodawcę z danymi rejestracyjnymi spółki,
• wymienienie organów (np. związki zawodowe, rada pracowników) i osób reprezentujących pracowników,
• skrócony opis podejścia do wyboru instytucji finansowej, jakie zostało wybrane (podejście np. długa lista, krótka lista instytucji),
• kryteria klasyfikacji przyjęte na każdym z etapów wyboru, oczywiście łącznie z finalnym wyborem. Można, już w formie załącznika, przedstawić: karty scoringowe, tabele zbiorcze wyników, rankingi własne lub referencje do rankingów lub materiałów porównawczych ogólnie dostępnych (portale ratingowe funduszy), jeżeli zostały wykorzystane do wyboru.
  Należy jednak pamiętać, że ustawa wymienia (choć w sposób ogólny), jakie czynniki koniecznie powinny być brane pod uwagę podczas wyboru instytucji finansowej – wszystko w duchu, jakim jest najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych przez pracodawcę. Dlatego dobrze wymienić odpowiadające im kryteria oceny literalnie np.: „..analizie poddano..:
  • warunki zarządzania środkami gromadzonymi w PPK rozumianych jako m.in. wysokość wynagrodzenia za zarządzanie subfunduszami wydzielonymi w ramach PPK;
  • dostępność i jakość zdalnej obsługi rachunków PPK oraz możliwości weryfikacji stanu rachunku;
  • efektywność w zarządzaniu aktywami zgromadzonymi w innych funduszach inwestycyjnych otwartych zarządzanych przez poszczególne instytucje finansowe;
  • posiadane doświadczenie w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi;
    o doświadczenie w prowadzenia innych programów ukierunkowanych na tworzenie długoterminowych oszczędności o charakterze emerytalnym takich jak: OFE, PPE, IKE, IKZE, PPE, DFE, PPO.

• treść sentencji porozumienia, np.: „W związku z wejściem w życie z dniem 1 stycznia 2019 roku ustawy z dnia 4 października 2018 roku o pracowniczych planach kapitałowych oraz wynikającym z powyższego utworzenia pracowniczego planu kapitałowego, Strony zawierają porozumienie, w rozumieniu art. 7 ust. 3 ww. ustawy, na podstawie którego decydują, że instytucją finansową, z którą Pracodawca zawrze umowę o zarządzanie PPK jest [..]”.
• uzasadnienie, w którym należy wymienić najistotniejsze zalety wybranej instytucji finansowej, ewentualną końcową punktację, większość głosów „za”. Itp.
• podpisy wszystkich osób biorących udział w decyzji – sygnatariuszy porozumienia.

---

ZOBACZ TAKŻE:

• PPK – Obowiązki i terminy dla pracodawcy (tabela z harmonogramem)
• Kto będzie uczestnikiem programu PPK?
• PPK – dyspozycje pracownika składane pracodawcy

---

Szymon Churski
Partner Zarządzający w MDDP Outsourcing w Warszawie