KSeF 2026: Od czego biuro rachunkowe powinno rozpocząć wdrażanie KSeF?

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to fundamentalna zmiana dla całej branży księgowej. Zmiana, która wymusza nie tylko dostosowanie oprogramowania, ale przede wszystkim reorganizację procesów wewnętrznych, przeszkolenie pracowników oraz edukację klientów. Dla biura rachunkowego, które na co dzień obsługuje wiele firm, skuteczne przygotowanie do KSeF może zadecydować o płynności pracy, a nawet o utrzymaniu klientów po 2026 roku. 

Choć Ministerstwo Finansów przesunęło termin obowiązkowego wdrożenia na 1 lutego 2026 r., nie powinno to usypiać czujności. Wręcz przeciwnie – to dodatkowy czas, który należy dobrze wykorzystać. 

Od czego zacząć? 

Najpierw warto przyjrzeć się, jak dziś wygląda proces przyjmowania dokumentów w biurze. W wielu przypadkach faktury spływają w różnych formach: PDF-y przesyłane mailowo, skany, zdjęcia, a nawet papierowe oryginały przynoszone osobiście. Tymczasem KSeF oznacza, że wszystkie faktury będą wystawiane i odbierane elektronicznie przez jeden centralny system. 

Biuro chcące wdrożyć konkretne rozwiązania, powinno przed: 

• przeanalizować, jakich narzędzi dziś używa (czy są one zgodne z KSeF) – szczególną uwagę należy zwrócić na systemy ERP, obiegu dokumentów oraz narzędzia do e-fakturowania, 

• skonsultować się z dostawcami oprogramowania i poznać ich harmonogram wdrożeniowy, 

• zacząć testować integrację z KSeF już teraz – w trybie dobrowolnym. 

W kolejnym kroku trzeba zadbać o formalności. Biuro rachunkowe nie może korzystać z KSeF w imieniu klienta bez odpowiedniego upoważnienia. Może to być formularz ZAW-FA, złożony w urzędzie skarbowym, lub nadanie dostępu technicznego przez podatnika na portalu Ministerstwa Finansów. Każde z tych rozwiązań wiąże się z koniecznością kontaktu z klientem i dokładnego wyjaśnienia, co należy zrobić. 

Bez procedur ani rusz 

Zmiana narzędzia wymaga również zmiany na poziomie organizacyjnym. Biuro powinno wdrożyć wewnętrzne procedury korzystania z KSeF, w tym: 

• sposób logowania i autoryzacji użytkowników, 

• instrukcję reagowania na błędy systemowe, 

• proces raportowania i archiwizacji dokumentów. 

Dobrym pomysłem jest opracowanie wewnętrznego przewodnika lub tzw. „manuala KSeF” dla pracowników, który pomoże ujednolicić działania całego zespołu. Z czasem można go również udostępniać klientom. 

Klient w centrum wdrożenia 

Nie mniej ważna niż organizacja pracy wewnątrz biura jest komunikacja z klientami. To często najmniej przygotowany element procesu. Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy z nadchodzących zmian ani z tego, jak KSeF wpłynie na ich codzienną działalność. Dlatego biuro rachunkowe powinno już teraz opracować: 

• proste instrukcje krok po kroku, jak nadać dostęp lub podpisać ZAW-FA, 

• ogólne wprowadzenie do działania systemu e-Faktur, 

• harmonogram przejścia na system elektroniczny – dostosowany do rodzaju klienta (samozatrudniony, spółka, organizacja pozarządowa itp.). 

Przygotowanie takiego „pakietu wdrożeniowego” nie tylko zwiększy efektywność, ale także zbuduje zaufanie klientów do biura jako partnera doradczo-księgowego. 

Wdrażanie to proces – nie jednorazowe zadanie 

Warto myśleć o wdrażaniu KSeF jak o procesie, który potrwa co najmniej kilka miesięcy. Nie chodzi wyłącznie o kwestie techniczne. Praca z KSeF wymaga zmiany nawyków, przestawienia procesów, a także gotowości na pojawiające się błędy i sytuacje nietypowe – jak np. awaria systemu, błędna numeracja czy nieczytelność danych. 

Dlatego tak ważne jest, by już teraz – zanim KSeF stanie się obowiązkowy – przejść przez etap testowy. Wystawienie kilkudziesięciu faktur „na próbę” pozwoli wyłapać słabe punkty i opracować procedury na spokojnie, a nie w stresie i pośpiechu. 

MDDP OUTSOURCING POLSKA – USŁUGI KSIĘGOWE I KADROWO-PŁACOWE DLA WYMAGAJĄCYCH FIRM
KSIĘGOWI I KADROWI, KTÓRZY TWORZĄ WARTOŚĆ – NIE TYLKO JĄ MIERZĄ

▪  Usługi księgowe  ▪ Usługi kadrowo-płacowe ▪ Sprawozdania finansowe
> Zadzwoń do nas już dziś! <

Autor: Patrycja Wilczek, Księgowa z katowickiego biura MDDP Outsourcing Polska