Najczęściej popełniane błędy przy sporządzaniu bilansu [PRZYKŁADY]
Blog

Najczęściej popełniane błędy przy sporządzaniu bilansu

02.03.2022
tarcza antyputinowska

Współczesne możliwości technologiczne i rozwiązania służące do wywiązywania się z obowiązków prowadzenia ksiąg rachunkowych mają w swojej funkcjonalności możliwość podpowiedzi w jaki sposób prawidłowo sporządzić bilans. Dzieje się to za pomocą mapowania kont księgowych do odpowiednich pozycji bilansowych. Nie ma więc potrzeby, by poszczególne konta zliczać i uzupełniać jakiekolwiek pola w zestawieniu aktywów i pasywów.

Teoretycznie zatem nie jest to zadanie trudne do zrealizowania i nie wymaga wielkiego nakładu czasu i pracy. Jednakże na dzień bilansowy należy przyjrzeć się wszelkim zapisom księgowym pod kątem ich poprawności, odpowiedniej wyceny, która to dotyczy zarówno aktywów i pasywów. Równie istotnym elementem jest podzielenie i przyporządkowanie pewnych kont, gdyż w całości nie powinny być one przeniesione automatycznie do bilansu.

Podstawowe zasady sporządzania bilansu

Artykuł ten skupiać się będzie na najczęściej popełnianych błędach przy sporządzaniu bilansu, jednak na samym wstępnie warto wspomnieć o samych zasadach sporządzania takiego zestawienia.

Bilans to zestawienie aktywów z pasywami na dany dzień bilansowy jednostki. Aktywa to wszelki majątek jaki jednostka posiada, natomiast pasywa to źródła finansowania tego majątku. Istnieje kilka podstawowych zasad, bez których w sposób prawidłowy i skrupulatny raczej nie jest możliwe utworzenie takiego zestawienia. Do tych zasad należy zasada rzetelnego obrazu, zasada kontynuacji działalności, zasada ostrożnej wyceny, zasada ciągłości, zasada istotności, zasada memoriałowa, zasada współmierności (art. 5 oraz 6 UoR).

Bilans, czyli zestawione ze sobą aktywa i pasywa, ma za zadanie ukazać jak najbardziej realną i rzeczywistą sytuację firmy nawet uwzględniając na przykład jego ciężką czy nierentowną sytuację. Tylko takie zestawienie będzie spełniało zasadę prawidłowości jego sporządzenia zgodnie z panującymi przepisami. By przyczynić się do stworzenia prawidłowego zestawienia aktywów z pasywami, należy unikać błędów, które są wymienione poniżej.

Brak sporządzenia inwentaryzacji i przeglądu ksiąg

Do sporządzenia bilansu niezbędne są czynności sprawdzające poprawność księgowań ujętych w księgach rachunkowych. Zalicza się do nich wygenerowanie zestawienia obrotów i sald, co umożliwia weryfikację zgodności ewidencji kont syntetycznych z analitycznymi. Niezbędnym jest również przegląd zawartości kont o nietypowych saldach lub zapisach. Potwierdzeniem tego, iż ewidencja księgowa jest zgodna z rzeczywistością jest sporządzenie inwentaryzacji. Zgodnie z zasadami, zrealizowanie jest możliwe za pomocą spisu z natury, potwierdzeń sald czy weryfikacji sald kont. Przed zamknięciem ksiąg rachunkowych należy wprowadzić ewentualnie zapisy korygujące w drodze inwentaryzacji. Pominięcie inwentaryzacji skutkować może niepewnością, czy księgi są bez rażących błędów spowodowanych pomyłkami, oszustwami czy niedopatrzeniami oraz czy stan kont jest zbieżny z rzeczywistością.

Nieuzasadnione uproszczenia w bilansie

Generalnie uproszczenia są możliwe do zastosowania tylko i wyłącznie przy spełnianiu przesłanek do ich używania. Błędem jest natomiast stosowanie ich bez względu na panujące przepisy. Uproszczenia zawarte w bilansie to m.in.:

  • umowy leasingowe zakwalifikowane jak dla celów podatkowych (art. 3 ust 4 i 6),
  • podczas wyceny produktów branie pod uwagę kosztów pośrednich niezależnie od poziomu wykorzystania zdolności produkcyjnych (art. 28 ust 4a),
  • brak zastosowania rozporządzenia o instrumentach finansowych (Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 12 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych, Dz.U.2017.0.277),
  • brak ustalania aktywów i rezerw z tytułu podatku odroczonego (art. 37 UoR),
  • brak tworzenia odpisów aktualizujących i tworzenia rezerw (art. 35 UoR).

Przy małej istotności jest możliwe stosowanie powyższych uproszczeń bez spełniania ustawowych wskazań. Po stronie jednostki jest jednak udowodnienie, iż dokonano analizy pod kątem wpływu zastosowania uproszczeń oraz czy łącznie nie przekraczają bariery istotności.

Zawyżona wartość aktywów

Przy sporządzeniu bilansu może dojść do sytuacji, iż przez pewne niedokonane odpisy można zawyżyć realną wartość aktywów. Powinno się zastosować odpisy aktualizujące wówczas, gdy mamy pewność, iż dany składnik majątku trwałego nie przyniesie znacznej korzyści majątkowej bądź też zmieniła się technologia lub jest on uszkodzony. Oprócz majątku trwałego, odpisać należy również niepewne co do odzyskania należności oraz nieudane inwestycje.

Brak rezerw

Obowiązkiem jednostki jest zastosowanie się do przepisów mówiących o utworzeniu rezerw. Szczegółowe zakres został ujęty zarówno w Ustawie o Rachunkowości, dokładnie w artykule 35d, ale i również w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 6 „Rezerwy , bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe”.

Zaniżona wartość zobowiązań

Obowiązkiem każdej jednostki jest ujmowanie na dzień bilansowy zobowiązań w kwocie wymagalnej zapłaty. Oznacza to, iż do zobowiązań należy dokalkulować odsetki, nawet w sytuacji, gdy kontrahent nie przysłał jednostce notę odsetkową. Jednostka wówczas musi przeliczyć i zaksięgować we własnym zakresie te odsetki. Taka konieczność dotyczy również zobowiązań z tytułu pożyczek i kredytów. Błędem jest również dokonywanie spisania zobowiązań, które to nie są przedawnione, na podstawie decyzji kierownika podmiotu. Jeżeli nie było spłaty zobowiązania, umorzenia bądź przedawnienia, to jednostka nie może wyksięgować takiego zobowiązania z ksiąg rachunkowych.

Autor: Dominika Wydrzyńska, Księgowa w katowickim biurze rachunkowym MDDP Outsourcing.