Nota odsetkowa – moment ujęcia
Z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości (UoR) wynika, że każda operacja gospodarcza przeprowadzana między jednostką a jej kontrahentem powinna być udokumentowana dowodem źródłowym stwierdzającym jej dokonanie. Najczęściej takim dowodem jest faktura VAT. Jednak, jeśli do danej operacji gospodarczej nie mają zastosowania przepisy ustawy o VAT, należy wystawić notę księgową / obciążającą (faktura bez VAT nie będzie właściwym wyjściem).
Powszechnym rodzajem transakcji niepodlegających pod VAT jest obciążenie dłużnika odsetkami od niezapłaconych zobowiązań, które wykazuje się na szczególnym rodzaju noty – na nocie odsetkowej, którą należy właściwie ująć.
Zgodnie z art. 481 Kodeksu Cywilnego, jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia. Nawet jeżeli nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi. Należy mieć na uwadze, że nawet jeżeli umowa zawarta pomiędzy kontrahentami nie zawiera zapisu o odsetkach, za opóźnienie, te i tak należą się wierzycielowi, w wysokości ustawowej (suma stopy referencyjnej NBP i 5,5 pkt. proc.). Wierzyciel ma jednak prawo, nie obowiązek do naliczenia odsetek.
Nota odsetkowa- moment ujęcia w księgach rachunkowych
Moment ujęcia noty odsetkowej w księgach rachunkowych determinuje opisana w art. 6 UoR zasada memoriału. Mówi ona, iż w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Ponadto art. 20 wskazuje, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
W związku z powyższym, noty odsetkowe należy ujmować w księgach w dacie ich wystawienia, bez względu na to, kiedy zostaną uregulowane. Na podstawie art. 42 ust. 2 UoR odsetki zalicza się w księgach rachunkowych wierzyciela do przychodów finansowych. Zatem wystawioną notę jednostka ujmie w księgach rachunkowych, zapisem po stronie Wn konta rozrachunkowego należności, w korespondencji ze stroną Ma konta „Przychody finansowe”. Z kolei u dłużnika pojawią się zapisy po stronie Wn „Koszty finansowe” i Ma na koncie rozrachunkowym zobowiązania.
Należy pamiętać, że aby nota odsetkowa służyła za podstawę zapisów w księgach rachunkowych, musi być rzetelna, wolna od błędów rachunkowych oraz zawierać co najmniej dane określone w art. 21 UoR.
Ujęcie noty odsetkowej na gruncie CIT
Za datę powstania przychodu podatkowego wynikającego z noty odsetkowej uznaje się datę uregulowania należności. Wynika to z faktu, że w przypadkach innych niż świadczenie usług, wydanie towarów oraz zbycie praw majątkowych, za dzień powstania przychodu uważa się dzień otrzymania zapłaty (art. 12 ust. 4 pkt 2 ustawy o CIT).
Analogicznie, dłużnik ma prawo zaliczyć odsetki do kosztów podatkowych dopiero po ich uregulowaniu, niezależnie od terminu, w którym zostały naliczone (art. 16 ust. 1 pkt 11 ustawy o CIT).
Autor: Michalina Borkowska, Młodsza Księgowa w MDDP Outsourcing.
Źródła:
Dz.U.2021.1800 t.j. – Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
Dz.U.2021.0.217 t.j. – Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
Dz.U.2022.0.931 t.j. – Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
Dz.U.2022.0.1360 t.j. – Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
