Odejście głównej księgowej – jak wyjść z problemu z sukcesem?
Główna księgowa pełni istotną rolą w każdym przedsiębiorstwie. Odpowiada ona między innymi za właściwą realizację procesów księgowych, rzetelność prowadzonych ksiąg rachunkowych oraz poprawność rozliczeń podatkowych. W nowoczesnym modelu jest partnerem zarządu w realizacji polityki finansowej jednostki. Wraz ze wzrostem wielkości podmiotu wzrasta poziom skomplikowania dokonywanych transakcji, a tym samym złożoność procesów księgowych. Może wydawać się, że główna księgowa jest nie do zastąpienia, a jej ewentualne odejście grozi nam katastrofą.
Odejście głównej księgowej z firmy- co dalej
Z doświadczeń ze współpracy z naszymi Klientami wiemy, że nieoczekiwane odejścia osób kierujących księgowością czy to ze względu na chorobę, urlop macierzyński bądź wybór innej ścieżki kariery- są trudne. Jakie opcje ma zarząd w takiej sytuacji? Po pierwsze może otworzyć proces rekrutacji i poszukać właściwej osoby na rynku, co jak wiemy nie jest ani łatwe, ani tanie. Takie rozwiązanie wiąże się z wydłużonym okresem poszukiwań co może skutkować dużą niestabilnością w procesie księgowym i przełożyć się na obniżenie jakości danych księgowych. Do tego może dojść efekt domina, gdzie członkowie zespołu księgowego zaniepokojeni brakiem właściwego wsparcia i nadzoru zaczynają odchodzić.
Drugie rozwiązanie, jakim jest skorzystanie z wiedzy doświadczonego partnera, który świadczy usługi nadzoru księgowego, może zapobiec temu zjawisku i pozwoli na utrzymanie ciągłości procesów księgowych.
W przypadku naszej usługi nadzoru księgowego- główna księgowa to nie jest jedna osoba, a zespół ekspertów, mogących realizować różne zadania w obszarze finansów w zależności od bieżących potrzeb Klienta. W ramach współpracy możemy zaoferować między innymi:
- przegląd ksiąg za poprzednie okresy sprawozdawcze oraz ich korektę gdy jest taka potrzeba,
- nadzór na bieżącymi procesami księgowymi,
- wsparcie merytoryczne dla wewnętrznego działu księgowości,
- wypełnienie obowiązków podatkowych (VAT, CIT, pozostałe podatki),
- ad-hockowe doradztwo w skomplikowanych tematach księgowych (np. połączenia spółek, przejście na MSR),
- sporządzenie raportów zarządczych i sprawozdań finansowych,
- optymalizacje obecnego procesu księgowego.
Nasze success story potwierdzają, że taki rodzaj współpracy pozwala na utrzymanie ciągłości procesów księgowych oraz uzyskaniu wartości dodanej przez Klienta.
Outsourcing nadzoru księgowego
W ostatnim czasie wspomogliśmy jednego z naszych Klientów- dużą spółkę produkcyjną w zastąpieniu głównej księgowej, która przeszła na urlop macierzyński.
Przejęliśmy takie obowiązki jak: obsługa kadrowo płacowa, rozliczenia podatku WHT, rozliczenie projektów finansowanych z NCBR, rozliczenie produkcji. Ponadto doradzamy w zakresie właściwego ujęcie zdarzeń gospodarczych związanych z planowanym rozwojem tj. wejście na nowy rynki, nowe procesy biznesowe.
Precyzyjny zapis podziału prac pozwala na bezproblemową realizację zadań po obu stronach. Proaktywna postawa naszych specjalistów, a także nieszablonowe podejście do procesów umożliwiły nam identyfikację nieefektywności w procesie księgowym. Klient zdecydował się na skorzystanie z wiedzy i doświadczenia naszego wewnętrznego działu process improvement, który wskaże obszary do poprawy oraz możliwe rozwiązania zgodnie z best parctise.
Dużą zalet tego typu projektów jest ich elastyczności i dopasowanie do indywidualnych potrzeb firmy. Po okresie stabilizacji Klient może zdecydować czy kontynuuje z nami współprace, czy zatrudnia główną księgową, która dzięki naszemu wsparciu ma czas na wdrożenie, a zarząd na ocenę jej kompetencji. Wówczas oddajemy stabilny proces w ręce sprawdzonej osoby. Jeżeli Twoja firma znalazła się w tak wymagającej sytuacji — skontaktuj się z nami.
Autor: Magdalena Kapka, Project Manager w MDDP Outsourcing.
