Oskładkowanie umowy zlecenie – praktyczny przewodnik z przykładowym naliczeniem ZUS

Oskładkowanie umowy zlecenie to jeden z najczęstszych problemów w rozliczeniach ZUS – i jednocześnie jedno z największych źródeł ryzyka dla firm. Zakres składek może się diametralnie różnić w zależności od wieku, statusu studenta czy innych tytułów do ubezpieczeń. Sprawdź, kiedy umowa zlecenie podlega pełnemu oskładkowaniu, a kiedy możesz legalnie ograniczyć koszty.

SPIS TREŚCI 

1. Składki w polskim systemie ubezpieczeniowym – co ma znaczenie przy oskładkowaniu umowy zlecenie?
2. Oskładkowanie umowy zlecenie – zróżnicowanie sytuacji w praktyce
3. Zakres oskładkowania umowy zlecenie – podsumowanie
4. Przykładowe oskładkowanie umowy zlecenie – wynagrodzenie 5 000 zł brutto
5. Podsumowanie
6. FAQ

Składki w polskim systemie ubezpieczeniowym – co ma znaczenie przy oskładkowaniu umowy zlecenie?

Polski system ubezpieczeń społecznych obejmuje kilka podstawowych składek, które mają na celu zabezpieczenie pracowników i zleceniobiorców na wypadek różnych zdarzeń życiowych. Przy oskładkowaniu umowy zlecenie kluczowe znaczenie ma to, które z tych składek są obowiązkowe, a które mogą być dobrowolne. Należą do nich:

Umowa zlecenie to jedna z najczęściej stosowanych form współpracy cywilnoprawnej w Polsce, ale jednocześnie jedna z najbardziej problematycznych pod kątem ZUS. Choć co jakiś czas pojawiają się różne pomysły dotyczące zmian w przepisach, oskładkowanie umowy zlecenie nadal zależy od wielu czynników – m.in. statusu zleceniobiorcy, jego wieku, posiadania innych tytułów do ubezpieczeń oraz wysokości osiąganych dochodów.

Oskładkowanie umowy zlecenie – zróżnicowanie sytuacji w praktyce

Najczęściej spotykane warianty oskładkowania umów zlecenia to:

1. Umowa zlecenie z własnym pracownikiem

Jeśli umowa zlecenia zawarta jest z osobą, która już jest pracownikiem firmy (posiada umowę o pracę), oskładkowanie umowy zlecenie odbywa się dokładnie tak samo jak przy etacie. Wynagrodzenia z obu umów sumuje się do celów ustalenia podstawy wymiaru składek.

Od łącznej kwoty nalicza się wszystkie składki społeczne i zdrowotne – bez zwolnień. Składka chorobowa jest w tym przypadku obowiązkowa, więc składkowo sytuacja pracownika nie różni się od standardowego zatrudnienia pracowniczego.

Ponieważ składki emerytalne i rentowe mają roczny limit podstawy (aktualnie 282 600 zł), może dojść do jego przekroczenia. Po przekroczeniu limitu oskładkowanie umowy zlecenie nie obejmuje już składki emerytalnej i rentowej – ani po stronie pracownika, ani firmy.

2. Umowa zlecenie z osobą bez innego tytułu do ubezpieczeń

Umowa zlecenia zawarta z osobą niezwiązaną ze zleceniodawcą i nieposiadającą innego tytułu do ubezpieczeń to najpełniejsze oskładkowanie umowy zlecenie – zarówno po stronie zleceniobiorcy, jak i zleceniodawcy.

W praktyce oznacza to:

• niższe wynagrodzenie netto dla zleceniobiorcy,
• wyższy koszt całkowity po stronie firmy,
• pełną ochronę ubezpieczeniową w ZUS.

Od decyzji zleceniobiorcy zależy, czy przystąpi do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.

Uwaga: co do zasady podstawą składki chorobowej jest kwota brutto z umowy. Jednak przy wysokich wynagrodzeniach obowiązuje limit – 250% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

W 2026 r. maksymalna podstawa dobrowolnej składki chorobowej wynosi 23 550 zł.

3. Umowa zlecenie z osobą posiadającą inny tytuł do ubezpieczenia

Jeśli zleceniobiorca ma inny tytuł do ubezpieczeń społecznych (np. umowę o pracę w innej firmie) i osiąga z niego co najmniej minimalne wynagrodzenie, oskładkowanie umowy zlecenie zostaje ograniczone wyłącznie do składki zdrowotnej.

Składki społeczne nie są wówczas obowiązkowe, a zleceniobiorca nie ma możliwości przystąpienia do ubezpieczenia chorobowego.

4. Umowa zlecenie ze studentem do 26. roku życia

Zleceniobiorcy będący uczniami lub studentami do ukończenia 26 lat są całkowicie zwolnieni z oskładkowania umowy zlecenie – zarówno w zakresie składek społecznych, jak i zdrowotnej.

W praktyce oznacza to:

• brak potrąceń ZUS,
• wynagrodzenie brutto równe netto.

Uwaga: szczególną ostrożność należy zachować w przypadku absolwentów studiów licencjackich, którzy nie rozpoczęli jeszcze studiów magisterskich. W okresie przejściowym tracą oni status studenta, a tym samym zwolnienie z oskładkowania umowy zlecenie.

Wpływ wieku na oskładkowanie umowy zlecenie

Oprócz studentów, również wiek zleceniobiorcy może wpływać na zakres składek. Zleceniodawca nie opłaca składek na Fundusz Pracy i FGŚP, jeśli zleceniobiorca:

• ukończył 55 lat (kobiety) lub 60 lat (mężczyźni),
• podlega ubezpieczeniom społecznym z tytułu umowy zlecenia.

Zakres oskładkowania umowy zlecenie – podsumowanie

Zakres podlegania obowiązkowym składkom można podsumować następująco: 

Obciążenie zleceniobiorcy  

Obciążenie zleceniodawcy  

 * kryterium wieku 

** kryterium wieku i dochodowe 

Przykładowe oskładkowanie umowy zlecenie – wynagrodzenie 5 000 zł brutto

Poniżej znajduje się tabela wyliczeń dla umowy zlecenia (brutto 5 000 zł). Założenia zostały dobrane tak, aby możliwie najlepiej odzwierciedlały standardowe przypadki oskładkowania umowy zlecenie w praktyce kadrowo-płacowej.

Warto pamiętać, że na końcowy koszt oskładkowania umowy zlecenie mogą wpływać również składki PPK, jeżeli zleceniobiorca podlega temu obowiązkowi.

Podsumowanie

Jak widać, oskładkowanie umowy zlecenie może wyglądać zupełnie inaczej w zależności od sytuacji zleceniobiorcy, a błędna kwalifikacja niesie realne ryzyko finansowe.

Najbezpieczniejsza – formalnie i kosztowo – jest umowa zlecenie z własnym pracownikiem. Największe ryzyka pojawiają się przy osobach deklarujących inny tytuł do ubezpieczeń lub status studenta, który w praktyce może się zmienić w trakcie miesiąca.

W Aider Polska (MDDP Outsourcing) na co dzień analizujemy nawet najbardziej złożone przypadki oskładkowania umów zlecenia, uwzględniając ZUS, PPK, podatki i dostępne ulgi – dlatego wiemy, gdzie najczęściej pojawiają się błędy i jak ich skutecznie unikać.

FAQ

Na czym polega oskładkowanie umowy zlecenie?

Oskładkowanie umowy zlecenie polega na obowiązku opłacania składek ZUS od wynagrodzenia zleceniobiorcy. W zależności od jego sytuacji życiowej i zawodowej składki mogą obejmować ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe), zdrowotne oraz fundusze po stronie zleceniodawcy.

Czy każda umowa zlecenie podlega oskładkowaniu?

Nie. Oskładkowanie umowy zlecenie nie zawsze jest pełne. Zakres składek zależy m.in. od:

• wieku zleceniobiorcy,
• posiadania innego tytułu do ubezpieczeń,
• statusu studenta lub ucznia,
• wysokości osiąganego wynagrodzenia.

Kiedy oskładkowanie umowy zlecenie jest pełne?

Pełne oskładkowanie umowy zlecenie występuje m.in. gdy:

• zleceniobiorca nie ma innego tytułu do ubezpieczeń,
• umowa zlecenie zawarta jest z własnym pracownikiem,
• zleceniobiorca nie korzysta ze zwolnień (np. studenckich).

W takim przypadku obowiązkowe są składki emerytalne, rentowe, wypadkowe i zdrowotna, a składka chorobowa może być dobrowolna (z wyjątkiem pracownika).

Jak wygląda oskładkowanie umowy zlecenie przy innym tytule do ubezpieczeń?

Jeśli zleceniobiorca ma inny tytuł do ubezpieczeń (np. umowę o pracę w innej firmie) i osiąga z niego co najmniej minimalne wynagrodzenie, oskładkowanie umowy zlecenie ogranicza się wyłącznie do składki zdrowotnej. Składki społeczne nie są obowiązkowe.

Czy składka chorobowa przy umowie zlecenie jest obowiązkowa?

Nie. Składka chorobowa przy umowie zlecenie jest co do zasady dobrowolna, z wyjątkiem sytuacji, gdy umowa zlecenie zawarta jest z własnym pracownikiem – wtedy jest obowiązkowa.

Czy oskładkowanie umowy zlecenie ma limit?

Tak. Składki emerytalne i rentowe podlegają rocznemu limitowi podstawy wymiaru (tzw. trzydziestokrotność). Po jego przekroczeniu oskładkowanie umowy zlecenie nie obejmuje już tych składek – ani po stronie zleceniobiorcy, ani zleceniodawcy.

Jakie ryzyka wiążą się z błędnym oskładkowaniem umowy zlecenie?

Nieprawidłowe oskładkowanie umowy zlecenie może skutkować:

• zaległościami w ZUS,
• odsetkami,
• odpowiedzialnością finansową zleceniodawcy,
• korektami dokumentów i deklaracji.

Najczęstsze błędy dotyczą statusu studenta oraz innych tytułów do ubezpieczeń.

Autor: 
Sylwia Kwinta, Manager Payroll

Poszukują Państwo polecanego i profesjonalnego partnera, który wspiera firmy w zakresie księgowości, kadr i płac? Zapraszamy do kontaktu – wspólnie znajdziemy rozwiązania najlepiej dopasowane do Państwa potrzeb.