Księgowość MDDP Outsourcing - Katowice, Warszawa Outsourcing księgowości
Publikacje /

Aktualności

Inwestycje deweloperskie w Warszawie – w jaki sposob biuro rachunkowe może pomoc przy ich rozliczeniu
Warszawa w ostatnich latach rozwija się bardzo dynamicznie. Liczba mieszkańców przekracza już 1,7... Więcej

Outsourcing - nowoczesne rozwiązania

30-03-2015

5 zalet outsourcingu księgowości

 

 Rafał Michniewicz

Rafał Michniewicz

Partner w MDDP Outsourcing

 

5.    Bezpieczeństwo

Będąc odpowiedzialnym za księgowość (własną lub zewnętrzną) należy pamiętać o aspektach bezpieczeństwa, zarówno pod kątem bezpieczeństwa wynikającego z kwalifikacji pracowników, którzy powinni posiadać odpowiednią wiedzę i doświadczenia, jak i bezpieczeństwa wynikającego z posiadania systemów informatycznych, biura (wchodzący kurierzy, audytorzy, serwisanci, kontrole skarbowe). Wszystko to  zmusza do podjęcia działań mających na celu :

  • zabezpieczenie danych przed kradzieżą,
  • zabezpieczenie przed zniszczeniem dokumentów i danych,
  • zabezpieczenie dostępu do danych.

 

Wiele firm wykorzystuje dziś dostęp do danych finansowych nie tylko ze swojego biura, ale także z lokalizacji zewnętrznych – czy to z  oddziałów, domów pracowników, czy też poprzez urządzenia mobilne w trakcie podróży, delegacji, etc. Firmy, zwłaszcza małe i  średnie, nie zdają sobie sprawy, że stosunkowo łatwo wykraść dane, które są chronione w standardowy, najtańszy sposób. Dane, zwłaszcza dostępne w sieci,  narażone są na ryzyko kradzieży, dlatego w szczególny sposób należy zadbać o ich bezpieczeństwo poprzez zastosowanie odpowiednich narzędzi  hardwareowych i softwareowych. Prawidłowa konfiguracja i utrzymanie takich narzędzi to kolejny benefit otrzymywany przy współpracy z profesjonalnym Outsoucerem.

Dane finansowe muszą być przechowywane przez odpowiednio długi czas, co najmniej w związku z wymogami prawa, a często też w związku z tym, że są potrzebne do przeprowadzania różnorakich analiz. Często popełnia się błąd polegający na uogólnieniu, że dane finansowe należy przechowywać przez 5 lat. Jednak zdarzają się sytuacje biznesowe, na przykład związane  ze  sprzedażą   nieruchomości, które  wymagają   dostępu  do  danych  księgowych z okresów znacznie odleglejszych niż 5 lat wstecz.  Dane,  oprócz  papierowych   wersji   dokumentów  dostępne są w formie elektronicznej i muszą być przechowywane na różnego rodzaju dyskach.  W   związku  z  tym  dane  takie, co najmniej muszą być poddawane szczegółowym procedurom archiwizacji. Archiwizacja taka musi być przeprowadzana   z odpowiednią   częstotliwością,  która   pozwala  z  jednej    strony  odtworzyć   dane  historyczne w najszerszym możliwym zakresie, z drugiej  zaś, pozwala zachować rozsądne koszty procesu. Dane finansowe mają coraz większą objętość, zwłaszcza, że coraz częściej ich elementem są zeskanowane dokumenty – a przez to wymagają pokaźnych przestrzeni dyskowych oraz odpowiedniej, mocy obliczeniowej pozwalającej na ich przeprocesowanie. Dla Outsourcerów zajmujący się pracą dla wielu Klientów, jedną z ważniejszych procedur jest zapewnienie bezpieczeństwa danych powierzonych im przez Klientów. Rozpoczynając współpracę z profesjonalnym Partnerem, możemy liczyć na to, że w ramach otrzymanej usługi, nasze dane będą zabezpieczone.

Wspomniany wcześniej zdalny dostęp do danych nie jest możliwy bez odpowiedniego zaplecza IT. Aby dane finansowe – niezależnie czy w postaci raportów lub elektronicznego obiegu dokumentów – były dostępne w sieci, muszą być zarządzane w stabilnych środowiskach na niezawodnym sprzęcie. W przeciwnym razie, tak prozaiczny problem jak brak prądu w serwerowni, czy uszkodzenie na   przykład  dysku maszyny,   będzie  powodował  przestój w dostępie do nich. Prawdziwy Outsourcer podejmuje inwestycje w redundancje infrastruktury (sprzęt komputerowy, energia elektryczna, zapasowe biuro, wielu dostawców Internetu), co w efekcie minimalizuje ryzyko  braku dostępu do danych.

 
« Poprzedni  1  | 2  | 3  | 4  | 5 
lista publikacji