Rodzaje kas fiskalnych

Kasa fiskalna to urządzenie, za pomocą którego można ewidencjonować sprzedaż towarów i usług oferowanych przez przedsiębiorcę. Podatnicy, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Czy wiesz, jakiej kasy fiskalnej możesz używać w zależności od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej?

Jakich kas fiskalnych używać?

Mamy cztery rodzaje kas fiskalnych — kasy on-line, kasy z elektronicznym zapisem kopii, kasy z papierowym zapisem kopii oraz kasy w formie oprogramowania tzw. kasy wirtualne.

Generalnie podatnicy powinni używać kasy fiskalnej on-line. Przepisy dopuszczają stosowanie kasy fiskalnej  „starego” typu (tj. z elektronicznym i papierowym zapisem kopii), ale z pewnymi wyjątkami.

Zwolnienie z obowiązku korzystania z kasy fiskalnej.

Część przedsiębiorców korzysta ze zwolnień z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Wynika to z rozporządzenia Ministra Finansów z 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, które obowiązuje do końca 2023 roku. Zwolnienia dotyczą wybranych kategorii towarów i usług, a także całej sprzedaży, jeśli obrót ten nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym 20 tys. zł. Fiskus wskazuje także towary i usługi, których sprzedaż należy bezwzględnie zaewidencjonować na kasie, bez względu na limit obrotu. Chodzi to np. o sprzedaż gazów płynnych czy usługi doradztwa podatkowego, usługi fryzjerskie, kosmetyczne itd.

Rodzaje kas fiskalnych i zakres ich użycia.

Istnieją różne rodzaje kas fiskalnych. Wyróżniamy następujące kasy fiskalne:

1. Kasy on-line

Umożliwiają one przesyłanie danych na zewnętrzne nośniki danych oraz ciągłe przesyłanie danych do systemu zwanego Centralnym Repozytorium Kas (CRK). CRK prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej. Obowiązkowo ten rodzaj kas musi być stosowany przy:

• świadczeniu usług naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
• sprzedaży benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu przeznaczonego do napędu silników spalinowych,
• świadczenia usług związanych z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz usług w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania,
• sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych,
• świadczenia usług: fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych, budowlanych, w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, prawniczych, związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – wyłącznie w zakresie wstępu,
• sprzedaży towarów w systemie zwrotu podatku podróżnym (TAX FREE).

Przedsiębiorcy oferujący wyżej wymienione towary i usługi z dniem 1 stycznia 2025 r. będą mieli obowiązek połączenia kasy online z terminalem płatniczym.

2. Kasy z elektronicznym i papierowym zapisem kopii

Są to „starego” typu kasy fiskalnej, nie umożliwiają połączenia i przesyłania danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas. Kasy te pozwalają zapisać kopie drukowanych dokumentów na drugiej rolce, w przypadku kas z papierowym zapisem kopii oraz na nośnikach danych dla kas z elektronicznym zapisem kopii.

Fiskusowi zależy na sukcesywnej wymianie kas starego typu na kasy on-line. W tym celu ograniczono termin wydawania potwierdzeń o spełnieniu funkcji i warunków technicznych dla kas:

1) z elektronicznym zapisem kopii:

• o zastosowaniu specjalnym – do dnia 31 grudnia 2023 r.
• o innym zastosowaniu – do 31 grudnia 2022 r.

2) z kopią papierową – do 31 sierpnia 2019 r.

Po upływie ww. terminów podatnicy nie mogli lub nie będą mogli nabyć kas „starego” typu. Oczywiście będzie można z nich korzystać (z wyjątkiem niektórych branż szczególnie narażonych na nieprawidłowości) do czasu ich wyeksploatowania lub konieczności wymiany pamięci fiskalnej – w przypadku kas z papierowym zapisem kopii.

3. Kasy wirtualne

Mają one postać oprogramowania, które można zainstalować na tablecie, komputerze czy smartfonie. Kasy wirtualne, podobnie jak kasy on line, automatycznie przesyłają dane kasy z prowadzonej ewidencji sprzedaży do systemu teleinformatycznego prowadzonego przez szefa KAS.

Mogą być one używane do określonych usług (rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania). Sa nimi:

1) usługi przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego, o którym mowa w odrębnych przepisach;

2) usługi wynajmu samochodów osobowych z kierowcą;

3) usługi związanych z przeprowadzkami, świadczonych na rzecz gospodarstw domowych;

4) usługi transportu drogowego pasażerskiego pojazdami napędzanymi siłą mięśni ludzkich lub ciągnionymi przez zwierzęta;

5) usługi transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, międzymiastowego, ogólnodostępnego;

6) usługi transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, miejskiego i podmiejskiego;

7) usługi transportu kolejowego pasażerskiego, miejskiego i podmiejskiego;

8) usługi transportu kolejowego pasażerskiego międzymiastowego;

9) usługi transportu pasażerskiego, kolejkami linowymi naziemnymi, kolejkami linowymi i wyciągami narciarskimi;

10) usługi transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego, promowego;

11) usługi transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego wycieczkowcami;

12) usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego, promowego;

13) usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego wycieczkowcami;

14) usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego łodziami wycieczkowymi;

15) usługi pozostałego transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego;

16) usługi transportu lotniczego regularnego krajowego pasażerskiego;

17) usługi transportu lotniczego nieregularnego krajowego pasażerskiego, z wyłączeniem w celach widokowych;

18) usługi hotelarskich i podobnych usług związanych z zakwaterowaniem;

19) usługi obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania;

20) usługi świadczonych przez pola kempingowe (włączając pola dla pojazdów kempingowych) i pola namiotowe;

21) pozostałe usługi związanych z zakwaterowaniem;

22) usługi restauracji i pozostałe placówki  gastronomiczne;

23) usługi przygotowywania i dostarczania żywności (katering) dla odbiorców zewnętrznych;

24) pozostałe usługi gastronomiczne;

25) usług przygotowywania i podawania napojów;

26) sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych;

27) usługi mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług, w tym stacje samoobsługowe.

Do końca bieżącego roku podatnik może nabyć tylko kasy on-line, kasy z elektronicznym zapisem kopii oraz kasy wirtualne. Od 2024 roku nie będzie możliwości zakupu kasy z elektronicznym zapisem kopii. Oczywiście z kas starszego typu można korzystać aż do końca okresu eksploatacji.

Autor: Agnieszka Bojar – Manager warszawskim biurze rachunkowym MDDP Outsourcing.

Źródła:

1. Rozporządzenie Ministra Finansów z 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.
2. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grupie podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania