Rząd planuje wdrożenie systemu do elektronicznego zawierania umów o pracę i umów zlecenia

W ostatnim czasie do konsultacji publicznych został skierowany projekt ustawy o niektórych umowach zawieranych elektronicznie oraz o zmianie ustawy o pomocy społecznej, w wersji z 20 kwietnia 2022 r. (nr UD 230). Projekt opublikowano także na stronie Rządowego Centrum Legislacji. Projekt zakłada także umożliwienie zawierania umów o pracę elektronicznie.

Czego dotyczy projektowana ustawa? Jej celem jest wdrożenie systemu informatycznego umożliwiającego elektroniczne zawieranie umów o pracę, umów zlecenia, umów o świadczenie usług na warunkach zlecenia i umów aktywizacyjnych, ich zmianę oraz wypowiadanie. Dane wprowadzone do systemu mają automatycznie trafiać do ZUS i urzędów skarbowych. Z systemu będą mogli korzystać mali przedsiębiorcy: mikroprzedsiębiorstwa, rolnicy i rodzice zatrudniając nianie. Ma on zostać uruchomiony w ciągu 3 lat od dnia wejścia w życie przepisów ustawy (art. 15 projektu).

Kto będzie mógł korzystać z systemu elektronicznego zawierania umów o pracę?

Projekt ustawy zakłada, że system teleinformatyczny ma być wykorzystywany do zawierania umów, ich zmiany lub rozwiązania oraz dokonywania innych czynności niezbędnych do realizacji praw i obowiązków wynikających z takiej umowy przy użyciu systemu teleinformatycznego do obsługi umów (projektowany art. 1 ust. 2). Z systemu będą mogli skorzystać mikroprzedsiębiorcy i rolnicy w celu zawarcia umowy o pracę, (na okres próbny, na czas nieokreślony albo na czas określony), umowy zlecenia, oraz rodzice  zawierający umowy aktywizujące z nianią.

Funkcjonalności rządowego systemu

System ma zapewniać funkcjonalności pozwalające na:

• zawarcie umowy;
• zmianę umowy;
• obliczenie wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi;
• rozwiązanie umowy;
• prowadzenie i przechowywanie dokumentacji:
  • w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, zwanej dalej „dokumentacją pracowniczą”,
  • osób wykonujących pracę na podstawie umów, o których mowa w art. 734 i art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny albo art. 50 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3;
• wydanie świadectwa pracy;
• dostęp do dokumentacji pracowniczej i dokumentacji umowy.

Ponadto system ma umożliwiać:

• obliczanie należności podatkowych pracownika, zleceniobiorcy, niani,
• przekazywanie do urzędu skarbowego informacji o zaliczkach, o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy,
• obliczanie składek na ubezpieczenie społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne pracownika, zleceniobiorcy albo niani,
• przekazanie do systemu teleinformatycznego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych dokumentów ubezpieczeniowych związanych z ubezpieczeniem społecznym lub ubezpieczeniem zdrowotnym pracownika, zleceniobiorcy albo niani.

Z uwagi na fakt, że minister właściwy do spraw pracy będzie administratorem danych osobowych przetwarzanych w systemie, będzie on mógł, „w celu zapewnienia prawidłowej obsługi umów” udostępniać Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych oraz właściwemu organowi Krajowej Administracji Skarbowej wprowadzone przez użytkowników dane.

Elektroniczne zawieranie umów o pracę- Jak Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej uzasadnia inicjatywę wdrożenia nowego systemu?

Zawieranie umów o pracę, umów zlecenia lub umów uaktywniających jest uciążliwe ze względu na formalności, jakich należy w związku z tym dokonać. Projektowana ustawa ma przyczynić się do znacznego zmniejszenia obciążeń mikroprzedsiębiorców, rolników oraz osób fizycznych, w tym rodziców, związanych z obowiązkami administracyjnymi przy powierzaniu pracy.

Obciążenia te są szczególnie uciążliwe ze względu na brak zasobów, które można przeznaczyć na wypełnianie zobowiązań administracyjnych oraz brak wiedzy co do szczegółowych wymogów prawa – wskazuje MRiPS. Powoduje to zarówno większą pokusę przechodzenia do szarej strefy (niezależnie od chęci uniknięcia obciążeń finansowych), jak i zwiększa koszty powierzania pracy.

W przypadku mikroprzedsiębiorców oraz rolników, obniża to ich konkurencyjność oraz stanowi poważną barierę w ich rozwoju i zwiększaniu skali działalności, przyczyniając się do utrwalania w Polsce niekorzystnej struktury, z dominacją mikropodmiotów. Choć problem ten dotyczy w jednakowym stopniu pracowników polskich i cudzoziemskich, to w przypadku tych ostatnich może być poważniejszy, ze względu na niższą świadomość obowiązujących przepisów. W konsekwencji prowadzi do zwiększania skali nielegalnego powierzania pracy cudzoziemcom w Polsce – uzasadnia Ministerstwo.

Autorzy projektu przyznają, że realizacja obowiązków pracowniczych, z uwagi na zmieniające się przepisy, jest czasochłonna i wymaga śledzenia zmieniającego się stanu prawnego. Projektowana ustawa uwolni tym samym zasoby powyższych podmiotów, które będą mogły być przeznaczone – w przypadku mikroprzedsiębiorców oraz rolników – na prowadzenie zasadniczej działalności, a w przypadku osób fizycznych przyczyni się do zaoszczędzenia zasobów finansowych oraz czasu. Ponadto projekt ma na celu zachęcić podmioty, które do tej pory pracowały w tzw. „szarej strefie” do zawierania i rozliczania umów zgodnie z prawem.

Większa kontrola przedsiębiorców nad umowa o pracę zawieranymi elektronicznie?

Zdaniem Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej projekt ustawy ma być odpowiedzią m.in. na problem znacznych obciążeń, jakie ponoszone są przez podmiot powierzający pracę, m.in.: w związku ze zgłoszeniem do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, obsługą korespondencji z ZUS i naliczaniem składek na ubezpieczenie, wyrejestrowywaniem z ZUS oraz naliczaniem podatku dochodowego. Warto jednak zwrócić uwagę, że wraz z wdrożeniem nowego systemu organy skarbowe oraz ZUS zyskają dodatkowe źródło bardzo szczegółowych danych i informacji- co, po wprowadzonym już obowiązku rejestracji w ZUS umów o dzieło, będzie w istocie dodatkowym uszczelnieniem systemu fiskalnego.
 

Źródła:

https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12354302/katalog/12837304#12837304

https://www.prawo.pl/kadry/rejestr-umow-i-system-do-zawierania-umow-o-prace,514948.html

https://bezprawnik.pl/rejestr-umow-o-prace/

Autor: Barbara Kochańska-Mierzejewska, Senior Manager Obszaru Kadr i Płac w warszawskim biurze rachunkowym MDDP Outsourcing