Blog

Ujęcie podatkowe i bilansowe wynagrodzeń za grudzień wypłaconych w styczniu.

03.01.2024
wynagrodzenie w styczniu

Część pracodawców wypłaca wynagrodzenia za dany miesiąc w miesiącu następnym. Następstwem czego wynagrodzenia za grudzień 2023 r. są wypłacane pracownikom w styczniu następnego roku, czyli w 2024 r. W tej sytuacji pracodawca musi odpowiednio rozliczyć takie wynagrodzenia na gruncie podatku dochodowego i składek ZUS oraz odpowiednio ująć w księgach rachunkowych.

Kwestie terminu wypłaty wynagrodzeń pracowników reguluje art. 85. Kodeksu pracy. Wypłaty dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Jeżeli dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym.

Moment powstania przychodu u pracownika

Pracownik uzyskuje przychód ze stosunku pracy w dacie faktycznego otrzymania wynagrodzenia. To oznacza, że wynagrodzenie za grudzień 2023 r. wypłacone w styczniu 2024 r. jest przychodem pracownika w styczniu 2024 r.

Moment ujęcia w kosztach podatkowych grudniowych wynagrodzeń i składek ZUS

Wynagrodzenia pracownicze stanowią u pracodawcy koszty uzyskania przychodów:

  • w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, lub umowy,
  • z chwilą ich faktycznej wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracowników — w przypadku niedotrzymana terminu wypłaty.

 Przykład

Zgodnie z regulaminem pracy, wynagrodzenia pracowników za dany miesiąc wypłacane są do 10. dnia następnego miesiąca. Jeśli wynagrodzenia za grudzień 2023 r. zostaną wypłacone pracownikom:

  • 9 stycznia 2024 r. – wynagrodzenia te będą stanowić u pracodawcy koszty uzyskania przychodów w grudniu 2023 r.,
  • 12 stycznia 2024 r. – wynagrodzenia te będą stanowić koszty uzyskania przychodów w styczniu 2024 r., gdyż wynagrodzenia zostały wypłacone po terminie do ich wypłaty.

Składki ZUS finansowane przez pracodawcę

Od 1 stycznia 2023 w kwestii tej nastąpiły zmiany. Składki ZUS w części finansowanej przez pracodawcę, a także składki i na FP oraz FGŚP stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że zostaną opłacone w terminie. W przeciwnym razie składki te stanowią koszty uzyskania przychodów z chwilą ich opłacenia do ZUS. Wynika to wprost z art. 15. ust. 4h, art. 16. ust. 1 pkt 57a i ust. 7d ustawy o PDOP oraz art. 22. ust. 6bb, art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d ustawy o PDOF.

Pracodawcy będący osobami prawnymi opłacają składki ZUS za dany miesiąc do 15. dnia następnego miesiąca, jednostki budżetowe do 5. dnia następnego miesiąca, zaś pozostali płatnicy do 20. dnia następnego miesiąca.

Przykład

Zgodnie z regulaminem pracy, spółka z o.o. wypłaca pracownikom wynagrodzenia za grudzień 2023 r. w dniu 9 stycznia 2024 r. Jeśli, składki ZUS od tych wynagrodzeń zostaną opłacone do ZUS:

  • 15 lutego 2024 r. (czyli terminowo) – składki ZUS (w części finansowanej przez pracodawcę) będą stanowić koszty uzyskania przychodów w grudniu 2023 r.,
  • 16 lutego 2024 r. – składki ZUS (w części finansowanej przez pracodawcę) będą stanowić koszty uzyskania przychodów w lutym 2024 r., tj. w miesiącu ich opłacenia do ZUS, gdyż składki te zostaną opłacone po terminie.

Ujęcie bilansowe wynagrodzeń i składek ZUS

Dla celów bilansowych wynagrodzenia pracownika oraz składki ZUS w części finansowanej przez pracodawcę  obciążają koszty miesiąca, którego dotyczą, niezależnie od terminu wypłaty. To oznacza, że wynagrodzenia pracowników za grudzień 2023 r., wypłacone pracownikom w styczniu 2024 r., obciążają koszty działalności operacyjnej pracodawcy w grudniu 2023 r. To samo dotyczy składek ZUS od tych wynagrodzeń.

Autor: Agnieszka Bojar – Manager w warszawskim biurze MDDP Outsourcing.