Urlop bezpłatny- kiedy przysługuje?
Blog

Kiedy przysługuje urlop bezpłatny?

05.11.2020
Kiedy przysługuje urlop bezpłatny?

Jednym z przywilejów pracowników zatrudnionych z tytułu umowy o pracę jest płatny urlop wypoczynkowy. I choć 20 lub 26 dni należnego wypoczynku może wydawać się optymalną długością, to w niektórych przypadkach taka liczba dni wolnych może okazać się niewystarczająca. Dlatego też w przypadku, gdy pracownik potrzebuje dodatkowych dni wolnych od pracy, może wnioskować o urlop bezpłatny. 

Czym jest urlop bezpłatny?

Urlop bezpłatny to udzielona na wniosek pracownika przerwa w wykonywaniu pracy. W trakcie jej trwania prawa i obowiązki pracownika ulegają zawieszeniu, dzięki czemu po zakończeniu urlopu nieodpłatnego pracownik może powrócić na swoje dotychczasowe stanowisko, zachowując dotychczasową wysokość wynagrodzenia. W porównaniu do urlopu wypoczynkowego, za okres przebywania na urlopie bezpłatnym, pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia. Ponadto czasu urlopu nieodpłatnego nie wlicza się do stażu pracy, czy okresu pracy, od którego zależne są uprawienia pracownicze. Nie wlicza się go również do okresu zatrudnienia u danego pracodawcy, od którego to okresu zależna jest długość okresu wypowiedzenia. Wyjątkiem jest urlop bezpłatny na czas wykonywania pracy u innego pracodawcy (Art. 174 [1]).

Kto ma prawo ubiegać się o urlop nieodpłatny?

Prawo do ubiegania się o urlop nieodpłatny mają wyłącznie pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę. Zgodnie z podstawą prawną (art. 174 Kodeksu pracy) urlop nieodpłatny może być udzielony wyłącznie z inicjatywy i na podstawie wniosku pracownika.

Czy pracodawca może wysłać na bezpłatny urlop?

Pracodawca nie może skierować pracownika na urlop nieodpłatny ani powiększyć jego wymiaru. Może jedynie skrócić proponowany czas jego trwania. 

Ważne!

Pracodawca nie może z własnej inicjatywy skierować pracownika na urlop nieodpłatny, tłumacząc swoją decyzję, np. pogarszającą się sytuacją finansową firmy.

Wiosek o urlop nieodpłatny

W celu skorzystania z urlopu bezpłatnego pracownik zobligowany jest do złożenia pisemnego wniosku do pracodawcy, w którym należy zawrzeć informację na temat okresu, w jakim pracownik chciałby z tego urlopu skorzystać. Nie musi on natomiast podawać przyczyny ani uzasadnienia. Informacje te mogą jednak pomóc w przychylnym rozpatrzeniu wniosku przez pracodawcę.

Czy pracodawca może odmówić urlopu bezpłatnego?

Pracodawca ma prawo odmówić udzielenia urlopu nieodpłatnego bez obowiązku uzasadniania swojej decyzji, natomiast pracownik nie może tej decyzji zaskarżyć. Negatywna decyzja pracodawcy nie może jednak dyskryminować pracownika.

Ile może trwać urlop bezpłatny?

Długość trwania urlopu bezpłatnego nie jest określona w Kodeksie pracy – zależna jest od okresu określonego we wniosku. W zależności od potrzeb pracownika może trwać kilka dni, miesięcy, a nawet lat.

Jeśli jednak urlop nieodpłatny trwa dłużej niż 3 miesiąc, zarówno pracodawca, jak i pracownik mogą przewidzieć możliwość wcześniejszego odwołania z urlopu. Urlop może być odwołany w takim przypadku wyłącznie z ważnych powodów.

Urlop bezpłatny a ubezpieczenie

Z pewnością wiele osób rozważających wnioskowanie o urlop bezpłatny zastanawia się, czy pracownik na urlopie bezpłatnym jest ubezpieczony i czy na urlopie bezpłatnym pracodawca płaci składki ZUS. W trakcie trwania urlopu bezpłatnego wszystkie prawa i obowiązki względem pracodawcy i pracownika ulegają zawieszeniu, a co za tym idzie, pracodawca nie odprowadza za pracownika na urlopie bezpłatnym składek. W związku z tym po 30 dniach od rozpoczęcia urlopu bezpłatnego pracownik traci ubezpieczenie zdrowotne.

W przypadku gdy pracownik udaje się na urlop bezpłatny, obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o zaistniałej sytuacji – przerwie w podleganiu  ubezpieczeniom społecznym przez pracownika na urlopie bezpłatnym. Pracodawca zobligowany jest do comiesięcznego imiennego składania raportów ZUS RSA (dołączonych do deklaracji ZUS DRA).

Urlop a staż pracy

Zawieszenie w prawach i obowiązkach pracownika skutkuje m.in. tym, że urlop bezpłatny nie jest wliczany do stażu pracy. Są jednak wyjątki od tej reguły. Za zgodą wyrażoną na piśmie pracodawca może udzielić urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy. W takiej sytuacji pracodawcy zawierają porozumienie, w którym określany jest czas, na jaki pracownik uzyskuje wolne, aby móc pracować u innego pracodawcy.

W takim przypadku urlop bezpłatny jest wliczany do stażu pracy.

Urlop bezpłatny a urlop wypoczynkowy

Osoby rozważające ubieganie się o urlop bezpłatny na pewno zastanawiają się, czy za urlop bezpłatny przysługuje urlop wypoczynkowy bądź czy urlop bezpłatny obniża wymiar urlopu wypoczynkowego.

Oprócz utraty ubezpieczenia zdrowotnego, korzystając z urlopu wypoczynkowego, pracownik ingeruje również w wymiar urlopu wypoczynkowego. Za rok kalendarzowy, który w całości obejmował urlop bezpłatny, pracownikowi nie przysługuje urlop wypoczynkowy.

Wówczas gdy nieobecność spowodowana urlopem bezpłatnym trwa co najmniej miesiąc (30 dni), wymiar należnego urlopu wypoczynkowego zmniejsza się proporcjonalnie (art. 155 [2] k.p.). Spornym aspektem jest kwestia nieuregulowana w przepisach dotycząca tego, czy pojedyncze nieobecności krótsze niż 30 dni, przerywane okresami świadczenia pracy należy sumować i dokonywać pomniejszenia urlopu wypoczynkowego. Najczęściej spotyka się jednak pogląd o tym, iż okresy nieobecności powinny być sumowane.

W przypadku gdy przed rozpoczęciem urlopu bezpłatnego pracownik wykorzystał urlop wypoczynkowy, pracodawca nie może żądać odrobienia go.  

Urlop bezpłatny a okres wypowiedzenia

W trakcie przebywania na urlopie bezpłatnym pracodawca nie może rozwiązać z pracownikiem umowy. Wyjątkiem może być sytuacja, w której organizacja ogłosi upadłość lub ulega likwidacji. Wówczas pracownik może zostać zwolniony razem z innymi pracownikami, w ramach zwolnień grupowych. W takim przypadku pracownik może otrzymać wypowiedzenie, jeśli okres jego urlopu wypoczynkowego wynosi więcej niż 3 miesiące.

W trakcie trwania urlopu bezpłatnego pracownik ma prawo złożyć wypowiedzenie. Można także wnioskować o urlop bezpłatny w trakcie trwania okresu wypowiedzenia. W takiej sytuacji urlop bezpłatny musi zakończyć się wraz z upływem okresu wypowiedzenia.

Urlop bezpłatny a zwolnienie lekarskie

W odróżnieniu od urlopu wypoczynkowego zwolnienie lekarskie nie przerywa urlopu nieodpłatnego. Zawieszenie praw i obowiązków, a także brak ubezpieczenia ZUS skutkuje również brakiem możliwości wnioskowania o prawo do zasiłku chorobowego, opiekuńczego, macierzyńskiego, czy świadczenia rehabilitacyjnego.

Urlop bezpłatny a PFRON

Zgodnie z art. 21 ust. 5 pkt 6 ustawy z 27.08.1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, przebywające na urlopie bezpłatnym osoby niepełnosprawne nie wliczają się do liczby pracowników stanowiących podstawę naliczania wpłat na PFRON.

Urlop nieodpłatny na świadectwie pracy

Podobnie jak w przypadku urlopów wypoczynkowych, czy wychowawczych, urlop bezpłatny również ujmuje się w świadectwie pracy, jako informację dotyczącą urlopów wykorzystanych w ogólnym okresie zatrudnienia. Informację tę należy wykazać zgodnie ze wzorem podanym w rozporządzeniu, umieszczając w pkt 6 ust. 2 notyfikację dotyczącą okresu trwania i podstawę udzielenia urlopu bezpłatnego. Co ważne, w tym miejscu należy wykazać termin udzielonego urlopu bezpłatnego za cały okres zatrudnienia, a nie tylko za rok kalendarzowy, w którym zakończył się stosunek pracy pracownika.

Ważne!

Informację na temat urlopu bezpłatnego wykazuje się w świadectwie pracy tylko w jednym miejscu. Nie umieszcza się notyfikacji na jego temat w pkt 6 ust. 13 dotyczącym okresów nieskładkowych, ponieważ urlop bezpłatny nie należy do okresu nieskładkowego – nie wpływa na wysokość emerytury, czy renty.

Każdy pracownik zatrudniony z tytułu umowy o pracę oprócz urlopu wypoczynkowego, czy wychowawczego może skorzystać z nielimitowanego urlopu nieodpłatnego. Należy jednak pamiętać, że w trakcie jego trwania prawa i obowiązki pracownika oraz pracodawcy zostają zawieszone, przez co pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia oraz traci na ten okres ubezpieczenie ZUS.

Źródła:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.


ZOBACZ TAKŻE:


Sylwia Paradowska - Kadry i płace - MDDP Outsourcing

Sylwia Paradowska
Team Leader w Dziale Kard i Płac w biurze rachunkowym MDDP Outsourcing w Warszawie