Mikroprzedsiębiorca a PPK. Sprawdź, czy powstał obowiązek podpisania umowy PPK

Ustawa z dnia 4 października 2018 roku o pracowniczych planach kapitałowych (w skrócie: PPK) weszła w życie 1 stycznia 2019 roku. Przepisy ustawy w pierwszej kolejności objęły firmy zatrudniające powyżej 250 osób. W kolejnych latach program zaczął funkcjonować również u pracodawców zatrudniających mniejszą liczbę pracowników. Mimo przewidzianych zwolnień, w tym dotyczących mikroprzedsiębiorców, obowiązek prawidłowego i terminowego zidentyfikowania potrzeby rejestracji w PPK ciąży na pracodawcy. Kiedy mikroprzedsiębiorca musi podjąć kroki związane z rejestracją w PPK? Jak wygląda wdrożenie PPK przez mikroprzedsiębiorców? Jakie konsekwencje wiążą się z niedopełnieniem obowiązków przez pracodawcę? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz w tym artykule.

Czym są Pracownicze Plany Kapitałowe i kto jest ich uczestnikiem?

Pracownicze Plany Kapitałowej to system prywatnego i długoterminowego oszczędzania przeznaczony dla osób zatrudnionych przy współpracy z podmiotami zatrudniającymi. Oszczędzanie w ramach programu bazuje na wpłatach pracownika, pracodawcy i państwa.

Uczestnictwo w systemie PPK opiera się na zasadzie dobrowolności, a więc do każdego uprawnionego pracownika, w myśl ustawy, należy decyzja o udziale w programie. Zapisy do programu następują automatycznie w przypadku osób zatrudnionych, które ukończyły 18. rok życia, ale nie ukończyły 55 lat. W przypadku pracowników zaliczanych do tej grupy wiekowej, brak wyrażenia chęci udziału w systemie PPK powinien mieć formę pisemną w postaci deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, złożonej do pracodawcy. Zaprzestanie odprowadzania wpłat do PPK następuje z dniem złożenia takowej deklaracji, a naliczone, lecz nieprzekazane wpłaty podlegają zwrotowi. Z kolei pracownicy, którzy ukończyli 55. rok życia, ale nie ukończyli 70 lat mogą przystąpić do programu z własnej inicjatywy, wypełniając odpowiedni wniosek. Osoby zatrudnione, które ukończyły 70. rok życia nie mają możliwości przystąpienia do programu.

Kim jest osoba zatrudniona, która może być uczestnikiem PPK?

Aby zrozumieć, kim według ustawy o PPK jest osoba zatrudniona, należy spojrzeć na definicję mieszczącą się w art. 2 ust. 1 pkt 18 tejże ustawy. Zgodnie ze wspomnianą definicją, przez osoby zatrudnione należy rozumieć:

• pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę, z wyjątkiem pracowników przebywających na urlopach górniczych i urlopach dla pracowników zakładu przeróbki mechanicznej węgla oraz młodocianych,
• osoby fizyczne, które wykonują pracę nakładczą i jednocześnie ukończyły 18 rok życia,
• osoby fizyczne, które ukończyły 18 rok życia, wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenie lub innej umowy o świadczenie usług, do których zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
• członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tych funkcji,
• członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych,
• wszystkie wyżej wskazane osoby (z wyjątkiem członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tych funkcji), które przebywają na urlopie wychowawczym lub pobierają zasiłki macierzyńskie lub zasiłki w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

Osoby te, aby zostały uznane za osoby zatrudnione w myśl ustawy o PPK, muszą również podlegać obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu na terenie RP. Powyższa definicja wskazuje więc, iż studenci do 26. roku życia zatrudnieni na podstawie umowy zlecenia, nie są uwzględniani przez ustawę jako osoby zatrudnione, a więc nie powstaje względem nich obowiązek zawarcia umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK, nawet gdyby wyraziły taką wolę.

Kto został zwolniony z obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK?

Zgodnie z brzmieniem art. 13 ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych przepisów tejże ustawy nie stosuje się w odniesieniu do:

• przedsiębiorców, którzy spełniają przesłanki określone w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, a więc mogących zostać uznanych za mikroprzedsiębiorców. Warunkiem skorzystania ze zwolnienia jest otrzymanie przez przedsiębiorcę deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK od osób zatrudnionych, które ukończyły 18 lat, ale nie ukończyły 55 lat. Dodatkowo żadna z osób zatrudnionych, która ukończyła 55 lat i nie ukończyła 70. roku życia nie złożyła zatrudniającemu wniosku o zawarcie dla niej umowy o PPK;
• podmiotu zatrudniającego będącego osobą fizyczną, zatrudniającego w zakresie niezwiązanym z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą inną osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby;
• przedsiębiorców, którzy prowadzą Pracowniczy Program Emerytalny, jednocześnie naliczając i odprowadzając składki podstawowe w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia osób zatrudnionych, które przystąpiły do programu, a liczba tych osób przekracza 25% łącznej liczby osób zatrudnionych. Zwolnienie to dotyczy w takiej sytuacji jedynie osób zatrudnionych, które przystąpiły do Pracowniczych Planów Emerytalnych. Należy pamiętać, że w sytuacji, w której przedsiębiorca zaprzestanie naliczania i odprowadzania składek podstawowych na okres dłuższy niż 90 dni, będzie zobligowany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK.

Warto odnotować, iż otrzymanie od wszystkich osób zatrudnionych deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat w ramach PPK, nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK, wykluczając przy tym wyjątek jaki stanowi przedsiębiorca posiadający status mikroprzedsiębiorcy.

W praktyce, pomimo posiadania statusu mikroprzedsiębiorcy, bądź spełnienia jednego z wyżej wymienionych warunków uprawniających do skorzystania ze zwolnienia, przedsiębiorca powinien spodziewać się wezwania ze strony Polskiego Funduszu Rozwoju. Ustawowym obowiązkiem tej instytucji jest weryfikowanie czy wszystkie podmioty, które w myśl przepisów ustawy powinny utworzyć PPK, zrealizowały nałożony na nie obowiązek. Jeżeli przedsiębiorca nie spełnia przesłanek do skorzystania ze zwolnienia z obowiązku utworzenia PPK, zostanie wezwany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK z PFR TFI S.A. w terminie 30 dni biegnącym od dnia otrzymania wezwania, bądź przekazania informacji o zawarciu wspomnianej umowy z inną instytucją finansową. Podmiot korzystający ze zwolnienia z kolei, po otrzymaniu wezwania, powinien przekazać do PFR informację o spełnieniu warunków do zwolnienia z zawarcia umowy o zarządzanie PPK. Odpowiedź powinna zostać udzielona poprzez wypełnienie formularza na stronie PFR (adres: https://wezwania-ppk.pfr.pl/) w ciągu 30 dni, licząc od dnia otrzymania wezwania. Powodem, dla którego pomimo braku obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK wezwanie zostaje dostarczane do takich przedsiębiorców jest fakt, iż PFR oraz ZUS nie dysponują informacjami na temat podmiotów zatrudniających o statusie mikroprzedsiębiorcy.

Jak ustalić czy przysługuje Ci status mikroprzedsiębiorcy?

W celu zweryfikowania, czy dany przedsiębiorca uznawany jest za mikroprzedsiębiorcę w myśl ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców, powinny zostać przeanalizowane łącznie dwa warunki w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:

• średnioroczne zatrudnienie wynosi mniej niż 10 pracowników. Do obliczenia średniorocznego zatrudnienia należy dokonać przeliczenia na pełne etaty, wykluczając przy tym pracowników, którzy przebywają na urlopach macierzyńskich, urlopach na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopach ojcowskich, urlopach rodzicielskich, urlopach opiekuńczych i urlopach wychowawczych, a także zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego;
• osiągnięty roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nie przekroczyły równowartości w złotych 2.000.000 EUR lub suma aktywów w bilansie sporządzonym na ostatni dzień jednego z dwóch ostatnich lat obrotowych nie przekroczyła równowartości w złotych 2.000.000 EUR (w obu przypadkach do przeliczenia na PLN należy zastosować średni kurs ogłoszony przez NBP z ostatniego dnia danego roku obrotowego).

Jakie terminy obowiązują w przypadku braku spełnienia przesłanek do bycia zwolnionym z obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK?

            Każdy pracodawca powinien mieć na uwadze, że przysługujące mu zwolnienie zawarte w przepisach ustawy o PPK, nie jest bezterminowe. Mikroprzedsiębiorca korzystający ze zwolnienia może zostać zobligowany do wdrożenia PPK dla osób zatrudnionych  w przypadku:

• gdy osoba zatrudniona wcześniej u pracodawcy zmieni zdanie i postanowi przystąpić do programu PPK,
• zatrudnienia osoby, która będzie chciała przystąpić do programu,
• utraty statusu mikroprzedsiębiorcy,
• cyklicznego autozapisu (następującego co 4 lata) – najbliższy autozapis powinien nastąpić w marcu 2027 roku.

W sytuacji, w której mikroprzedsiębiorca utraci prawo do zwolnienia, jego obowiązkiem jest wszczęcie procedury zmierzającej do zawarcia umowy o zarządzanie, a następnie umowy o prowadzenie PPK. W pierwszej kolejności należy zawrzeć umowę o zarządzanie PPK z dowolną instytucją finansową, przy wyborze kierując się interesem osób zatrudnionych. Wyboru takiej instytucji dokonuje się w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeżeli takiej nie ma to z reprezentacją osób zatrudnionych.

W przypadku zatrudnienia osoby, która wyrazi chęć uczestniczenia w programie, umowę o zarządzanie PPK należy zawrzeć najpóźniej 10 dni roboczych przed dniem, w którym mija termin na zawarcie umowy o prowadzenie PPK dla osoby zatrudnionej. Z kolei umowę o prowadzenie PPK należy podpisać nie wcześniej niż po 14 dniach od momentu zatrudnienia i jednocześnie nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął 3-miesięczny okres zatrudnienia. Co istotne, w okresie zatrudnienia należy uwzględnić przypadki, w których osoba, dla której mikroprzedsiębiorca zawiera umowę o zarządzanie i prowadzenie PPK, była wcześniej zatrudniona u tego samego pracodawcy w okresie ostatnich 12 miesięcy, bądź podmiot zatrudniający jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez podmiot zatrudniający, który poprzednio zatrudniał osobę zatrudnioną.

Z kolei w przypadku pracodawcy, który otrzymał pisemny wniosek pracownika o dokonywanie wpłat do PPK lub utracił status mikroprzedsiębiorcy, za dzień rozpoczynający bieg terminu obligującego pracodawcę do zawarcia umowy o zarzadzanie i prowadzenie PPK uznaje się dzień, w którym powyższe zdarzenie wystąpiło.

Autozapisy w PPK obowiązują pracowników w wieku od 18 lat do 55 lat. Obecne deklaracje o rezygnacji z dokonywania wpłat obowiązują do 28 lutego 2027 roku. Od 1 marca 2027 roku przestaną one jednak obowiązywać i pracownik, który będzie chciał podtrzymać decyzję o rezygnacji z oszczędzania w PPK, powinien ponownie złożyć deklarację o rezygnacji z dokonywanie wpłat do PPK. Pracodawca w odniesieniu do osób objętych autozapisem, które nie złożyły rezygnacji, powinien naliczyć i pobrać wpłaty do PPK w marcu 2027 roku, a w kwietniu 2027 roku dokonać ich wpłaty do PPK. Warto pamiętać, że to na pracodawcy ciąży obowiązek poinformowania pracowników o terminie wygaśnięcia złożonej przez nich wcześniej rezygnacji. Powinien tego dokonać w terminie do ostatniego dnia lutego roku, w którym następuje autozapis. Należy również mieć na względzie sytuację szczególną, która dotyczy osób zatrudnionych powyżej 55 roku życia. Osoby, które przed 1 kwietnia, roku w których następuje autozapis, ukończyły 55. rok życia nie podlegają autozapisowi. Mogą one nadal uczestniczyć w programie, jednak powinny pamiętać o konieczności złożenia do pracodawcy pisemnego wniosku.

W jakich proporcjach następuje finansowanie PPK?

            Oszczędności gromadzone, a następnie inwestowane w ramach PPK tworzone są wspólnie przez osoby zatrudnione, pracodawców oraz państwo. Wpłaty na PPK finansowane przez osobę zatrudnioną wynoszą 2% i podlegają potrąceniu już po opodatkowaniu i oskładkowaniu. Z kolei pracodawca finansuje 1,5% wynagrodzenia. Część finansowana przez podmiot zatrudniający nie podlega oskładkowaniu, jednak jest przychodem dla pracownika, a więc z tego tytułu powinien zostać potrącony podatek od jego wynagrodzenia. Na rachunek uczestnika PPK wpływają również dopłaty ze strony państwa, w tym jednorazowa wpłata powitalna w wysokości 250 złotych oraz dopłaty roczne w wysokości 240 złotych.

Wyżej przedstawione wartości wynagrodzenia mogą zostać powiększone o wpłatę dodatkową, wynoszącą do 2% finansowaną przez pracownika, a przez pracodawcę do 2,5% wynagrodzenia, co łącznie maksymalnie może dać 4% wynagrodzenia finansowanego przez zatrudnionego oraz 4% przez podmiot zatrudniający.

Wpłaty realizowane na rachunek PPK w części finansowanej przez pracodawcę stanowią koszty uzyskania przychodu, którego zaliczenie obwarowane jest warunkiem wpłaty środków w ustawowym terminie, czyli do 15. dnia kolejnego miesiąca, w którym zostały one naliczone i pobrane.

Jakie sankcje grożą podmiotowi zatrudniającemu, który nie dopełni nałożonych na nim obowiązków?

Jeżeli pracodawca nie dopełni obowiązku polegającego na zawarciu umowy o zarzadzanie PPK w ustawowym terminie, grozi mu grzywna w wysokości do 1,5% całego funduszu wynagrodzeń z roku poprzedzającego popełnienie czynu zabronionego. Identyczna kara może spotkać pracodawcę, względem którego udowodnione zostanie nakłanianie zatrudnionych do rezygnacji z uczestnictwa w programie PPK.

            W wyniku uchybień bądź celowego działania, pracodawca który:

• nie zawrze umowy o prowadzenie PPK,
• nie będzie dokonywał stosownych i terminowych wpłat na PPK,
• nie będzie odpowiednio dokumentował spraw związanych z PPK,
• będzie zatajał prawdę lub posługiwał się nieprawdziwymi danymi w sprawach związanych z PPK,

podlega karze grzywny w wysokości 1.000 PLN, aż do 1.000.000 PLN. Do kontroli w zakresie dopełniania przez pracodawcę obowiązków w sprawach związanych z PPK uprawniona została Państwowa Inspekcja Pracy.

Pracownicze Plany Kapitałowe to system, który ma zachęcić pracowników do długoterminowego oszczędzania, w którym poza jego własnymi wpłatami, środki rosną o wpłaty dokonywanie przez pracodawcę, państwo oraz odsetki z inwestycji. Program może kusić zwolnieniem z tzw. podatku Belki, czy elastycznością w kwestiach związanych z wypłatą środków na wkład własny do kredytu hipotecznego lub w przypadku choroby. Z perspektywy pracodawcy, ciążące obowiązki i sankcje za ich niedopełnienie wydają się przysłaniać korzyści programu. Terminowe zawieranie umów w imieniu zatrudnionych osób, prowadzenie ewidencji uczestników PPK, obliczanie i pobieranie składek, dokonywanie wpłat do wybranej instytucji finansowej, czy zakup aplikacji do obsługi spraw związanych z PPK, to początek.

Pamiętaj, że w MDDP Outsourcing świadczymy usługi na najwyższym poziomie z zakresu księgowości, kadr i płac oraz podatków. Zadbaj o swoje interesy i pozwól naszym specjalistom kompleksowo wesprzeć Cię, generując przy tym oszczędność w zakresie finansów, czy czasu, który poświęcasz na analizę zmian prawnych. Zapomnij o stresie towarzyszącym przestrzeganiu terminów, to nie musi być już Twoje zmartwienie.

Autor: Dawid Szczepaniec – Młodszy księgowy MDDP Outsourcing, biuro rachunkowe Warszawa,

Źródło: Ustawa z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych