Blog

W jakim terminie pracodawca powinien wydać świadectwo pracy?

12.11.2020
W jakim terminie pracodawca powinien wydać świadectwo pracy?

Po zakończeniu stosunku pracy bądź wraz z wygaśnięciem umowy pracownik niezwłocznie powinien otrzymać świadectwo pracy – dokument zawierający szereg informacji dotyczących okresu zatrudnienia lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas świadectwo pracy nie było wydane.

Czym jest świadectwo pracy?

Świadectwo pracy jest jedynym z obowiązkowych dokumentów poświadczających przebieg zatrudnienia, w którym określone są również niezbędne do ustalenia liczne uprawnienia pracownicze.

Przepisy dotyczące świadectw pracy określone są w Kodeksie pracy oraz dodatkowo uzupełnione w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej (z dnia 30 sierpnia 2019 roku) w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy, a także sposobu i trybu jego wydawania i prostowania, którego załącznikiem jest wzór świadectwa pracy wraz z instrukcją jego poprawnego wypełnienia.

Niezwłoczne wydanie świadectwa pracy jest obowiązkiem pracodawcy względem kończącego pracę pracownika. Dokument ten bowiem zawiera szereg informacji na temat rodzaju wykonywanej pracy m.in. okresu trwania umowy, wymiaru etatu, czy trybu rozwiązania umowy. Takie podsumowanie okresu zatrudnienia jest ważnym dokumentem zarówno dla przyszłych pracodawców, jaki i samego pracownika.

Począwszy od 1 stycznia 2019 roku wraz ze świadectwem pracy, pracodawcy obowiązany jest do załączenia w postaci elektronicznej lub papierowej danych dotyczących:

  • okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94(5) § 2 k.p.;
  • możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94(5) § 2 k.p.;
  • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.

Informacja przekazywana pracownikowi powinna być konkretna i zindywidualizowana.

Informacje zawarte w świadectwie pracy

Świadectwo pracy zawiera szereg istotnych informacji na temat przebiegu okresu zatrudnienia oraz zakończenia umowy lub stosunku pracy. W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące m.in.:

  • okresu lub okresów oraz rodzaju wykonywanej pracy,
  • zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji,
  • trybu i podstawy prawnej rozwiązania lub podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem – strony stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia o trybie rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy,
  • wymiaru czasu pracy w okresie zatrudnienia,
  • okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 § 1 Kodeksu pracy,
  • urlopu wypoczynkowego przysługującego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
  • wykorzystanych urlopów:
    • ojcowskiego,
    • rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia,
    • wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia,
    • bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia,
  • wykorzystanego dodatkowego urlopu bądź innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy,
  • przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy zwolnienia od pracy, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
  • liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie (zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy) w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
  • okresu, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 1868 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy,
  • okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
  • okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,
  • należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych;
  • okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych.

Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy zawrzeć również informacje o uzyskanych kwalifikacjach oraz o wysokości i składnikach wynagrodzenia.

Gotowy wzór do wypełnienia zawierający wszystkie niezbędne informacje załączony jest do Rozporządzenia z dnia 30 sierpnia 2019 roku.

Komu wydawane jest świadectwo pracy?

Świadectwo pracy to dokument wydawany pracownikowi przez pracodawcę w związku z zakończeniem umowy o pracę bądź rozwiązaniem stosunku pracy.

Świadectwo pracy może być również wydane upoważnionej przez pracownika osobie, wyłącznie na podstawie pisemnego upoważnienia, dostarczonego w postaci papierowej lub elektronicznej. W razie wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika, pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych zmarłego pracownika. Z wnioskiem o wydanie przez pracodawcę świadectwa pracy może wystąpić członek rodziny zmarłego pracownika, a także inna osoba będąca spadkobiercą tego pracownika.

Kiedy powinno być wydane świadectwo pracy?

W przypadku wygaśnięcia lub rozwiązania umowy o pracę, pracodawca zobowiązany jest do wydania świadectwa pracy w dniu, w którym następuje wygaśnięcie bądź rozwiązanie stosunku pracy. Jeśli wydanie świadectwa pracy w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy  o pracę nie jest możliwe, wówczas świadectwo pracy powinno być wysłane listem poleconym bądź doręczone w inny sposób do pracownika lub upoważnionej przez niego osoby, w terminie 7 dni od daty zakończonego stosunku pracy.

W przypadku przedłużenia lub podpisania innej umowy z tym samym pracodawcą pracodawca nie jest zobowiązany do wydania pracownikowi świadectwa pracy w ciągu 7 dni. W takim przypadku świadectwo pracy może być wydane wyłącznie na podstawie pisemnego lub elektronicznego wniosku pracownika.

Co więcej, obecnie obowiązujące przepisy nie nakładają na pracodawców obowiązku wydawania pracownikom świadectw pracy po 24 miesiącach zatrudnienia nawet w trakcie trwających stosunków pracy. Mimo to na wniosek pracownika pracodawca zobligowany jest do wydania świadectwa pracy w trakcie trwania umowy.

Ile czasu na wystawienie świadectwa pracy ma pracodawca?

Może wystąpić sytuacja, w której świadectwo pracy może być wydane w dniu następującym po zakończonym stosunku pracy. Wiąże się to z faktem wykonywania przez pracownika swoich obowiązków ostatniego dnia trwania umowy w pełnym wymiarze godzin, przez co wydanie dokumentu tego samego dnia może być niemożliwe przez chociażby godziny pracy poszczególnych pracowników.

W przypadku umów zawartych na okres próbny, czy czas określony, termin wydania świadectwa pracy powinien nastąpić ostatniego dnia trwania stosunku pracy, z wyjątkiem sytuacji, w której pracownik kontynuuje pracę na podstawie innej umowy o pracę i nie wystąpił o świadectwo pracy.

Błąd w świadectwie pracy

W przypadku ewentualnych błędów lub nieprawdziwych informacji w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy, pracownik ma prawo wnioskować o sprostowanie otrzymanego świadectwa pracy. Jeśli pracodawca nie uwzględni żądania sprostowania dokumentu, w ciągu 14 dni od otrzymania odmowy sprostowania świadectwa, pracownik może wystąpić do sądu pracy.

Skutki nieterminowego wydania świadectwa pracy

W przypadku niewydania świadectwa pracy, wydania go nie w terminie, bądź wydania niewłaściwego świadectwa pracy, pracownik ma możliwość dochodzenia od pracodawcy naprawienia szkody wyrządzonej na mocy przepisów Kodeksu cywilnego. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy (nie dłuższy jednak niż 6 tygodni), jeśli pracownik udowodni niemożność zatrudnienia w nowym miejscu pracy z powodu nieotrzymania świadectwa pracy, nieotrzymania go w terminie, lub otrzymania niewłaściwego dokumentu.


ZOBACZ TAKŻE:


Aleksandra Żelazowska
Ekspert w dziale kadr i płac w MDDP Outsourcing w Katowicach