Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur

Wprowadzenie przez Ministerstwo Finansów Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) spowodowało, iż obecnie w obrocie gospodarczym w Polsce oprócz faktur elektronicznych i papierowych pojawiły się faktury ustrukturyzowane. Faktura ustrukturyzowana to e-faktura wystawiona z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur z numerem identyfikacyjnym przydzielanym fakturze przez system. Zawiera ona elementy obowiązkowe które musi zawierać każda faktura, oraz pola dodatkowe przydatne w obrocie. Ministerstwo Finansów od 1 stycznia 2022r. daje podatnikom możliwość wystawienia faktur ustrukturyzowanych, a od 2024r. będą one obowiązkowe.

Dokumenty wystawione niezgodnie z tym obowiązkiem nie będą uznawane za faktury. Wynika to z projektu ustawy wprowadzającej obowiązek wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej, opublikowanej przez Ministerstwo Finansów 1 grudnia 2022 r.

Obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie E-faktur będzie wymagany w stosunku do podatników VAT mających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Fakultatywne z tej możliwości będą mogli korzystać podatnicy zagraniczni niemający stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce. Ta forma faktury nie będzie dostępna dla podatników korzystających z procedury nieunijnej dotyczącej niektórych usług (OSS).

Co w przypadku awarii systemu KSeF?

Jeśli system przestanie działać np. w wyniku awarii, Minister Finansów zamieszczać będzie w Biuletynie Informacji Publicznej komunikat o niedostępności systemu określający datę początkową i końcową awarii.

Podatnik wtedy nie będzie miał możliwości wystawienie faktury w systemie i powinien zrobić to niezwłocznie, gdy system zacznie działać. Tworzenie faktur w innym programie księgowym w czasie awarii i późniejsze przesłanie go do KSeF może skutkować zmianą daty wystawienia faktury. Data wystawienia faktury ustrukturyzowanej to data przesłania jej do KSeF, a więc w przypadku kilkudniowej awarii te daty mogą się różnić.

Gdyby korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur nie było możliwe w związku z wystąpieniem nadzwyczajnej sytuacji kryzysowej, podatnik prowadzący działalność gospodarczą na obszarze objętym sytuacją kryzysową, w okresie trwania tej sytuacji będzie mógł wystawiać faktury w dotychczasowych formach, zamiast w formie ustrukturyzowanej. Takie faktury nie będą podlegały późniejszemu przesłaniu do KSeF.

Zalety korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur

Korzyści z użytkowania KSeF jest wiele, lecz do najistotniejszych należy zaliczyć:

• skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT do 40 dni,
• pewność, że kontrahent otrzymał fakturę w związku z czym nie trzeba wystawiać duplikatów faktur,
• możliwość pobrania z systemu faktur zakupu wystawionych na dany podmiot,
• brak konieczności archiwizacji faktur przez wystawiającego, gdyż mają być one dostępne w KSeF przez 10 lat,
• automatyzacja obiegu faktury między podmiotami,
• dostęp do faktur przez cały czas – system dostępny 24/7.

Pamiętaj! Podatnik, który wbrew obowiązkowi nie wystawi faktury ustrukturyzowanej, wystawi w okresie awarii KSeF fakturę niezgodnie z obowiązującą schemą XSD, bądź nie prześle do KSeF faktury wystawionej w okresie awarii systemu w określonym terminie, podlegać będzie karze pieniężnej.

Autor: Sylwia Zatorska, Młodsza Księgowa w MDDP Outsourcing.

Źródła:

Projekt ustawy wprowadzającej e-fakturę jako powszechny system rozliczania