Od 2022 roku podatnicy będą mieli możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), które będą uznawane za rodzaj faktur elektronicznych. W 2022 roku korzystanie z tego systemu będzie dobrowolne.
Wprowadzone zmiany pozwolą podatnikom korzystać z nowego sposobu fakturowania lub wyboru mieszanego trybu dokumentacji sprzedaży. Podatnicy będą mogli także pozostać przy dotychczasowym sposobie fakturowania.
Faktury ustrukturyzowane będą sporządzane w lokalnych systemach finansowo-księgowych podatnika w formacie XML zgodnym ze strukturą logiczną e-Faktury (FA_VAT) lub z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, udostępnianych przez Ministerstwo Finansów.
Faktury ustrukturyzowane będą mogli wystawiać sami podatnicy lub podmioty uprawnione do dostępu do KSeF, takie jak biuro rachunkowe obsługujące podatnika lub konkretna osoba (np. pracownik firmy wskazany przez podatnika, księgowy).
Korzystając z KSeF po wysłaniu danych podatnik będzie otrzymywać powiadomienia o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej razem z numerem identyfikującym. W dniu nadania przez system numeru identyfikującego faktura VAT będzie uznawana za wystawioną i jednocześnie za otrzymaną. Aby faktura VAT była uznana za dostarczoną w systemie KSeF– podatnik powinien otrzymać zgodę odbiorcy. Wybierając taki sposób otrzymywania faktur, obiorca faktury będzie musiał uwierzytelnić się w systemie, co pozwoli przeglądać otrzymane faktury oraz przekonwertować dowolną fakturę do formatu PDF.W przypadku, gdy odbiorca nie wyrazi zgody na otrzymania faktury przy użyciu KSeF to podatnik będzie zobowiązany do dostarczenia faktury w inny, uzgodniony z odbiorcą sposób (na przykład w wersji papierowej lub elektronicznej).
Z Krajowego Systemu e-Faktur będą mogli korzystać:
Dla podatników, którzy wybiorą taką metodę wystawiania faktur przewidziano szereg ułatwień.
Zwrot VAT w terminie 40 dni będzie przysługiwać podatnikom spełniających łącznie następujące warunki:
Korekty do faktur ustrukturyzowanych powinny być wystawione również za pośrednictwem KSeF, w przypadku pozostałych sposobów wystawienia faktur sprzedaży faktury mogą być korygowane według dotychczasowych zasad, jak również i za pomocą faktury korygującej ustrukturyzowanej. Wybierając wystawienie faktur korygujących ustrukturyzowanych „in minus” podatnicy będą mogli pomniejszyć podstawę opodatkowania oraz kwotę należnego VAT w okresie, w którym została wystawiona faktura VAT. Dodatkowo sprzedawca, jak i nabywca będą zwolnieni z posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie oraz spełnienie warunków do obniżenia podstawy opodatkowania.
Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF i będą dostępne dla organów podatkowych, dzięki czemu podatnicy nie będą musieli przesyłać pliki JPK_FA.
Wystawienie faktur za pośrednictwem KSeF zwalnia podatników z wystawienia duplikatów faktur, ponieważ faktury ustrukturyzowane wyeliminują możliwość zniszczenia lub zagubienie dokumentów. Wszystkie dokumenty będą przechowywane w KSeF przez 10 lat w wersji elektronicznej, dlatego do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur (art. 106l ustawy o VAT).
W przypadku pojawiania się błędów na fakturze podatnik nie będzie miał możliwości wystawienia not korygujących w postaci ustrukturyzowanej, natomiast zostanie możliwość wystawienia not na dotychczasowych zasadach.
Jak zapowiada Ministerstwo Finansów, od 2023 roku korzystanie z e-faktury stanie się obligatoryjne. W związku z tym, już w 2022 roku podatnik musi się zastanowić i wybrać odpowiedną formę wystawiania faktur sprzedaży oraz przygotować się na dostosowanie systemów finansowo-księgowych, z których będą przesyłane dane do KSeF poprzez API.
Autor: Olga Antropova, Księgowa w MDDP Outsourcing.