Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej: jakie są?
Blog

Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej

30.05.2022
zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej

W niniejszym artykule skupimy się na opisaniu obowiązujących zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej i jej aktualizacji oraz kontynuacji, w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy.

O tym, jak ważne jest prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej, wie doskonale każdy kadrowiec czy kadrowa. Równie istotne jest zapewnienie jej prawidłowej aktualizacji o nowe dokumenty. Zwracamy uwagę na najważniejsze zasady, związane z właściwym tworzeniem i obchodzeniem się z aktami pracownika w trakcie całego okresu jego zatrudnienia.

Czym jest dokumentacja pracownicza?

Akta osobowe oraz dokumentacja pracownicza to ogół pism, świadectw, oświadczeń, deklaracji czy potwierdzeń związanych z danym pracownikiem. Treść tych akt ilustruje przebieg świadczonej pracy, jak również wykazuje czy pracodawca dochowuje swoich należytych obowiązków. Dokumentacja związana ze stosunkiem pracy pracownika, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r., podzielona została na cztery części: A, B, C oraz D:

  • W skład części A wchodzą dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o pracę;
  • W części B znajdują się oświadczenia i dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. To miejsce na umowę o pracę, zakres czynności, czy świadectwa ukończenia tematycznych szkoleń (w tym jednego z najważniejszych – szkolenia na temat bezpieczeństwa i higieny pracy!) To także część przeznaczona na przechowywanie badań lekarskich;
  • Część C poświęcona jest dokumentacji związanej z rozwiązaniem i wygaśnięciem stosunku pracy. W tej części akt osobowych znajdą się wszelkie uzupełnienia świadectwa pracy, jak również umowy szczegółowe, np. dotyczące zakazu konkurencji;
  • Ostatnia część – D – dotyczy dokumentacji związanej z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej np. nagany, kary, upomnienia.

Co ważne (również ze względu na zasady RODO, dotyczące przetwarzania tylko niezbędnych danych) we wszystkich częściach gromadzić należy wyłącznie te dokumenty, które mają ścisły związek ze stosunkiem pracy – z ubieganiem się o pracę, przebiegiem pracy, czy też rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy zawodowej z pracownikiem. Nie należy przechowywać dokumentów, które nie mają merytorycznego związku ze stosunkiem pracy. W każdej części akt należy obowiązkowo umieszczać wykaz znajdującej się w nich dokumentacji, która powinna być ponumerowana, oraz ułożona chronologicznie.

Zgodnie ze wspomnianym wyżej rozporządzeniem, dodatkowo prowadzić należy (oddzielnie dla każdego pracownika) dokumentację związaną z:

przydziałem ubrań roboczych, środków ochrony indywidualnej, jak również potwierdzenia wypłat ekwiwalentów.

Jak przechowywać akta pracownika?

Poprawne założenie akt osobowych oraz ich aktualizacja to jedno. Równie ważne jest prawidłowe przechowywanie omawianej dokumentacji. Co do zasady, dokumentacja ta powinna być przechowana w sposób gwarantujący bezpieczeństwo zawartych w niej dokumentów oraz danych. Zapewnienie odpowiednich warunków do przechowywania akt osobowych to ogromna odpowiedzialność dla ich administratora, czyli de facto pracodawcy. Z jednej strony musi bowiem zapewnić określony status poufności danych, a z drugiej zapewnić do nich dostęp.

Obowiązek właściwego przechowania dokumentów tyczy się całego okresu zatrudnienia, oraz 10 lat następujących po zakończeniu współpracy (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł).

Zasada kontynuacji – czym jest i czego dotyczy?

Tak jak opisaliśmy wyżej – założenie nowych akt osobowych i prowadzenie dokumentacji pracowniczej (od podstaw, dla każdego pracownika) to właściwie bezwzględny obowiązek każdego pracodawcy. Jednak Kodeks Pracy, w artykule 94 5) , mówi, że w przypadku gdy ponownie zatrudnimy pracownika, z który w zawarty był już stosunek pracy w przeszłości (ale został z jakichś powodów rozwiązany), wówczas nie zakłada się nowej dokumentacji, a jedynie kontynuuje dotychczasową. Istnieje jednak jeden warunek z tym związany – ponowne zatrudnienie musi nastąpić w okresie 10 lat, licząc od końca tego roku, w którym poprzednio rozwiązano umowę.


To zresztą logiczna konsekwencja przepisów – pracodawca właśnie przez 10 lat po ustaniu stosunku pracy zobowiązany jest dokumentację pracowniczą danego pracownika przetrzymywać. Dlatego też, tylko w tym okresie możliwy jest powrót do prowadzenia dotychczasowych akt. Po upływie tego okresu, dokumentacja nie musi znajdować się już u pracodawcy, a co za tym idzie ewentualne ponowne zatrudnienie będzie wiązało się z założeniem zupełnie nowych akt osobowych.

Istnieje jeszcze jeden przypadek, w którym wymóg kontynuacji prowadzenia dokumentów nie zostanie zachowany. Chodzi o ponowne nawiązanie stosunku pracy z pracownikiem, który podpisał z nami umowę przed 1 stycznia 2019 roku. W 2018 roku weszła w życie zmiana przepisów dotyczących skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych (w związku z ich elektronizacją). Dokumentację pierwszego zatrudnienia (jeszcze sprzed 1 stycznia 2019) pracodawca winien przechowywać przez 50 lat. W przypadku drugiego zatrudnienia – już tylko 10 lat. W związku z tym następuje tu konieczność założenia zupełnie nowej dokumentacji pracowniczej.

Wiadomo zatem, kiedy możemy kontynuować dokumentację a kiedy nie, jednak w czym tkwi całe sedno owej kontynuacji? Chodzi tu generalnie o możliwość korzystania i przetwarzania przez pracodawcę dokumentacji zebranej w trakcie trwania poprzedniego stosunku pracy. Owe przetwarzanie dotyczy zaś w szczególności włączania do akt osobowych zupełnie nowych oświadczeń, pism, świadectw. Dzięki takim regulacjom pracodawca nie musi występować ponownie o dokumenty, które już wcześniej skompletował (o ile, rzecz jasna, ich treść nadal pozostaje aktualna). Dla pracownika zajmującego się dokumentacją pracowniczą najważniejszym elementem zachowania kontynuacji dokumentów pracowniczych będzie zaś przede wszystkim zachowanie ciągłości dokumentów. Całość dokumentacji pracowniczej traktujemy bowiem kompleksowo i integralnie.

Artykuł pod Redakcją: Edyta Stolarek, Senior Manager obszaru Payroll w warszawskim biurze rachunkowym MDDP Outsourcing.


Podstawa prawna:
– Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej akta osobowe (Dz.U. 2018 poz. 2369)
– Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320, z 2021 r. poz. 1162, z 2022 r. Poz. 655. )

– Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. 2018 poz. 357)