Biała lista podatników VAT: co trzeba o niej wiedzieć
Blog

Biała lista podatników VAT

29.06.2022
Biała lista podatników VAT

Biała lista jest rozwiązaniem funkcjonującym wśród polskich przedsiębiorców od 1 września 2019 r., jednak nadal u niektórych wywołuje niepokój. Przeprowadzanie transakcji z podmiotami, które na niej nie figurują może nieść za sobą negatywne konsekwencje podatkowe. Z kolei strona sprzedająca, która nie zadbała o wpis do rejestru, powinna przygotować się na trudności w uzyskaniu należnej zapłaty.

Czy w takim razie nie da się prowadzić działalności nie widniejąc na białej liście? Co, jeśli transakcja z podmiotem spoza listy dojdzie do skutku? I czym w zasadzie jest „biała lista”?

Czym jest biała lista podatników VAT?

Biała lista podatników VAT to bezpłatna elektroniczna baza danych prowadzona przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Ma ona na celu udostępnienie przedsiębiorcom dostępu do kluczowych informacji o ich kontrahentach. Inaczej nazywana jest Wykazem podatników VAT lub Wykazem podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT.

Weryfikacji można dokonać na dzień bieżący oraz do 5 lat wstecz. Wśród kluczy wyszukiwania znajdują się: numer konta, NIP, REGON i nazwa podmiotu. Wyszukiwarka dostępna jest pod adresem: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka

Biała lista umożliwia sprawdzenie, czy kontrahent jest:

  • czynnym podatnikiem VAT,
  • podatnikiem, któremu naczelnik urzędu skarbowego odmówił rejestracji lub który został wykreślony z rejestru podatników VAT,
  • podatnikiem, którego rejestracja na VAT została przywrócona.

Znajdziemy w niej również informacje o zgłoszonych urzędowi skarbowemu rachunkach bankowych oraz dane podmiotów.

Podatnicy o powyższych statusach trafiają na białą listę automatycznie, na podstawie informacji dostępnych w rejestrach publicznych. Jeśli publikowane dane są niepoprawne, podmiot może wystąpić do szefa KAS z wnioskiem o ich usunięcie lub sprostowanie.

Kwestia wpisu na białą listę jest szczególnie istotna w pierwszym miesiącu prowadzenia działalności przez czynnego podatnika VAT. Rejestracji na VAT dokonuje się poprzez formularz VAT-R, który należy złożyć najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia sprzedaży towarów lub świadczenia usług objętych VAT. Należy mieć na uwadze, iż rejestracja dokonywana przez Urząd Skarbowy jest procesem, w ramach którego weryfikowane są np. dane adresowe podatnika, zatem nie zachodzi automatycznie, wymaga czasu. Jeśli podatnik złoży VAT-R, po czym długo nie pojawia się na białej liście, warto skontaktować się z US. Bardzo możliwe, że w formularzu był błąd lub konieczne jest przekazane dodatkowych dokumentów, czy wyjaśnień.

Biała lista została uregulowana w ramach Ustawy o VAT, w art. 96b.Treść przepisu dostępna jest na stronie Kancelaria Sejmu RP pod adresem:

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20040540535

Zakres informacji o podatnikach VAT na białej liście

Poza statusem podatnika VAT, biała lista zawiera następujące informacje:

  • nazwa firmy lub imię i nazwisko;
  • NIP, REGON, PESEL, numer w KRS;
  • adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną;
  • imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu, prokurentów i wspólników oraz ich numery NIP lub PESEL;
  • daty i podstawy prawne: rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
  • numery rachunków rozliczeniowych w banku lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której dana firma jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR.

Korzystanie z rachunków spoza białej listy VAT: konsekwencje i sankcje

Biała lista umożliwia weryfikację dwóch bardzo ważnych informacji – statusu VAT podatnika oraz zgłoszonego numeru rachunku bankowego (NRB). Ustawodawca określił szereg transakcji, za które zapłata może zostać wykonana jedynie na NRB podany na białej liście, jest to jedno z działań podjętych w celu zmniejszenia luki VAT w Polsce.

Zapłata partnerowi biznesowemu kwoty przekraczającej 15 tys. zł na inny rachunek, niż podany w wykazie wiąże się z następującymi sankcjami:

  • brak możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu tej kwoty lub części tej kwoty, która została zapłacona na rachunek inny niż podany w wykazie,
  • ryzyko odpowiedzialności solidarnej z kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji.

Wspomniany powyżej limit 15 tys. zł może zostać jednak opacznie zrozumiany. Dla wystąpienia sankcji liczy się nie wartość danego przelewu bankowego, ale jednorazowej wartości transakcji, przy czym przez pojedynczą transakcję rozumie się w świetle art. 19a ust. 3 Ustawy VAT również usługi ciągłe zawarte zarówno na czas określony, jak i nieokreślony.

Bardzo powszechnym przykładem świadczenia usług ciągłych jest zatrudnienie w ramach umowy B2B. Kontrahent wystawiający co miesiąc faktury na kwotę 10 tys. zł brutto nie otrzyma nigdy przelewu na kwotę przekraczającą limit 15 tys. zł. Jednak wartość usługi przekroczy limit już w drugim miesiącu realizacji umowy. W takim wypadku wszystkie przelewy, już od pierwszego, powinny być wykonywane na rachunek widniejący na białej liście. Może zdarzyć się tak, że w dniu pierwszej płatności strony nie ustaliły konkretnego czasu obowiązywania umowy. W związku z czym nie mają pewności, czy limit 15 tys. zł zostanie w ogóle przekroczony. Zaleca się wówczas zachowanie ostrożności i dokonywanie wpłat na rachunek z białej listy podatników VAT, chociaż orzecznictwo w tym temacie pozostaje sporne.

Uwaga! Przedsiębiorcy mogą zmieniać dane widoczne na białej liście, a jej aktualizacja dokonywana jest jednorazowo każdego dnia roboczego. W związku z tym weryfikacja NRB powinna być dokonywana na dzień zapłaty.

Biorąc pod uwagę powyższe, zrozumiałym jest, że kontrahenci nie są skłonni do regulowania zobowiązań na rachunki spoza białej listy. Często wykazują wręcz nadmierną przezorność traktując transakcje o wartościach znacznie niższych od 15 tys. zł za usługi, co do których mogą wystąpić przesłanki wskazujące na ciągły charakter.

Jak uniknąć sankcji za przelew na rachunek spoza białej listy

Ustawodawca pozostawił przedsiębiorcom dwie furtki na ucieczkę od sankcji:

1. Z obowiązku weryfikowania zleceń płatności z białą listą rachunków bankowych zwalnia zastosowanie przelewu MPP (mechanizmu podzielonej płatności, tzw. split payment).

2. W przypadku wykonania przelewu na rachunek spoza białej listy za transakcję, co do której wystąpił obowiązek realizacji na NRB widoczny w Rejestrze, należy w ciągu 7 dni od daty płatności zawiadomić własny Urząd Skarbowy. Zawiadomienia dokonuje się poprzez formularz ZAW-NR (w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 ZAW-NR jest to 14 dni). Zawiadomienie wymagane jest tylko za pierwszy przelew na dany rachunek spoza wykazu podatników VAT.

Ponadto, jeżeli bank, SKOK lub wystawca faktury przekaże podatnikowi dane rachunku, na który należy dokonać zapłaty (wraz z informacją, że dany rachunek jest rachunkiem cesyjnym, wykorzystywanym w działalności faktoringowej lub dla celów gospodarki własnej), zajdzie wyłączenie stosowanie sankcji w podatkach dochodowych oraz solidarnej odpowiedzialności w VAT.

Weryfikacja NRB z białą listą nie będzie również obowiązkowa przy zapłacie za fakturę dokumentującą czynności z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, importu towarów, importu usług lub dostawy towarów rozliczanej przez nabywcę.

Co robić, jeśli rachunku mojej firmy nie ma na białej liście podatników VAT?

Rachunek firmy może nie pojawiać się na białej liście z wielu różnych powodów, zalecana jest następująca analiza:

  1. Czy jestem czynnym podatnikiem VAT?

Na białej liście widoczne są jedynie NRB czynnych podatników VAT, NRB nie pojawi się jeśli:

  • nie rejestrowałeś się do VAT,
  • odmówiono ci rejestracji jako podatnika VAT z obiektywnych przyczyn,
  • zostałeś wykreślony z wykazu.

Jeśli po złożeniu VAT-R nie widniejesz w Rejestrze jako podatnik czynny przez dłuższy czas- warto zwrócić się do Urzędu Skarbowego z prośbą o wyjaśnienie.

  • Czy mam rachunek firmowy (konto firmowe)?

Na białej liście nie są prezentowane prywatne rachunki bankowe (ROR).

  • Czy zgłosiłem dany rachunek firmowy do urzędu skarbowego?

Sposób zgłoszenia zależy od formy prowadzonej działalności:

  • firmy zarejestrowane w CEIDG: złóż wniosek o zmianę danych w CEIDG przez https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/03154,
  • firmy zarejestrowane w KRS: formularz NIP-8 (https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/1478),
  • spółki cywilne: formularz NIP-2 (https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/1640),
  • osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, która nie podlega rejestracji w CEIDG: formularz NIP-7 (https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/1460).
  • Jeśli spełniono każdy z powyższych punktów, problem może leżeć po stronie banku. Upewnij się, czy Twój bank przekazał numer rachunku do systemu STIR.

Autor: Michalina Borkowska, Młodsza Księgowa w katowickim biurze rachunkowym MDDP Outsourcing.

Dowiedz się więcej:

Outsourcing księgowości dla dużych i średnich firm

Źródła:

Wyszukiwarka gov

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług