Biała lista podatników VAT

Biała lista podatników VAT funkcjonuje od września 2019 roku. Jest to wykaz prowadzony przez Szefa KAS. Lista w postaci wyszukiwarki jest udostępniona na stronie Ministerstwa Finansów.

Znajdują się na niej podatnicy, którzy:

• zostali zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni,
• nie zostali zarejestrowani lub zostali wykreślenie z rejestru,
• zostali przywróceni jako podatnicy VAT.

Jak wpisać się na białą listę podatników VAT?

Kwestia wpisu na białą listę jest szczególnie istotna w pierwszym miesiącu prowadzenia działalności przez czynnego podatnika VAT. Rejestracji na VAT dokonuje się poprzez formularz VAT-R, który należy złożyć najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia sprzedaży towarów lub świadczenia usług objętych VAT. Należy mieć na uwadze, iż rejestracja dokonywana przez Urząd Skarbowy jest procesem, w ramach którego weryfikowane są np. dane adresowe podatnika, zatem nie zachodzi automatycznie, wymaga czasu. Jeśli podatnik złoży VAT-R, po czym długo nie pojawia się na białej liście, warto skontaktować się z US. Bardzo możliwe, że w formularzu był błąd lub konieczne jest przekazane dodatkowych dokumentów, czy wyjaśnień.

Biała lista została uregulowana w ramach Ustawy o VAT, w art. 96 b. Treść przepisu dostępna jest na stronie Kancelaria Sejmu RP pod adresem:

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20040540535

Zakres informacji o podatnikach VAT na białej liście

Poza statusem podatnika VAT, biała lista zawiera następujące informacje:

• nazwa firmy lub imię i nazwisko;
• NIP, REGON, PESEL, numer w KRS;
• adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną;
• imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu, prokurentów i wspólników oraz ich numery NIP lub PESEL;
• daty i podstawy prawne: rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
• numery rachunków rozliczeniowych w banku lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której dana firma jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR.

Funkcje białej listy

Główną funkcją białej listy jest weryfikacja rachunku bankowego kontrahenta, ale mamy tam również zamieszczone inne dane, które pozwalają już na etapie nawiązana współpracy sprawdzić wiarygodność partnera biznesowego, tj. m.in.: nazwa, NIP, Regon, adres (patrz art. 96 b ust.3 Ustawy VAT). Korzystanie z białej listy nie jest obowiązkowe, jednak brak weryfikacji kontrahenta może powodować zarzut niedochowania należytej staranności w kontaktach z kontrahentem i skutkować jednocześnie brakiem prawa do odliczenia VAT od zakupu towaru/usługi. Ponadto istnieje też ryzyko poniesienia przez nabywcę odpowiedzialności solidarnej wynikającej z przepisów ordynacji podatkowej tj. odpowiedzialności za zaległości wystawcy faktury w części dotyczącej podatku VAT, który wynika z tej niezweryfikowanej płatności. Warto wspomnieć, że obecnie wiele programów handlowych, księgowych czy rozliczeniowych zawiera już wbudowaną funkcję sprawdzania konta bankowego na białej liście, więc nie trzeba tego robić ręcznie.

Zgodnie z art. 96. b ust. 3 pkt 13 wykaz podatników VAT zawiera numery rachunków rozliczeniowych dedykowanych prowadzeniu działalności gospodarczej. Nie znajdziemy tam więc prywatnych rachunków bankowych typu ROR, ale również rachunków wirtualnych czy zagranicznych rachunków bankowych, rachunków samych banków oraz SKOK-ów.

Korzystanie z rachunków spoza białej listy VAT: konsekwencje i sankcje

Główną i najbardziej dotkliwą konsekwencją zapłaty (dotyczy transakcji B2B o wartości równej lub przekraczającej 15 tys. zł.) na rachunek spoza białej listy jest poniesienie odpowiedzialności solidarnej wraz z dostawcą towaru/usługi za jego zaległości podatkowe – w wysokości kwoty podatku VAT proporcjonalnie przypadającej na te dostawę towarów/usług.

Uwaga! Przedsiębiorcy mogą zmieniać dane widoczne na białej liście, a jej aktualizacja dokonywana jest jednorazowo każdego dnia roboczego. W związku z tym weryfikacja NRB powinna być dokonywana na dzień zapłaty.

Co równie ważne, nabywca może uniknąć powyższych negatywnych skutków takiej zapłaty, jeżeli złoży do naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia ZAW-NR w ciągu 7 dni od dnia zlecenia przelewu na rachunek kontrahenta nieznajdujący się na białej liście. Z obowiązku weryfikowania zleceń płatności      z białą listą zwalnia zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności, gdyż jak uzasadnia MF „zapłata należności dokonana w tym modelu zabezpiecza budżet państwa przed ryzykiem nieodprowadzenia VAT przez dostawcę”.

Co robić, jeśli rachunku mojej firmy nie ma na białej liście podatników VAT?

Rachunek firmy może nie pojawiać się na białej liście z wielu różnych powodów, zalecana jest następująca analiza:

• Czy jestem czynnym podatnikiem VAT?

Na białej liście widoczne są jedynie NRB czynnych podatników VAT, NRB nie pojawi się jeśli:

• nie rejestrowałeś się do VAT,
• odmówiono ci rejestracji jako podatnika VAT z obiektywnych przyczyn,
• zostałeś wykreślony z wykazu.

Jeśli po złożeniu VAT-R nie widniejesz w Rejestrze jako podatnik czynny przez dłuższy czas- warto zwrócić się do Urzędu Skarbowego z prośbą o wyjaśnienie.

• Czy mam rachunek firmowy (konto firmowe)?

Na białej liście nie są prezentowane prywatne rachunki bankowe (ROR).

• Czy zgłosiłem dany rachunek firmowy do urzędu skarbowego?

Sposób zgłoszenia zależy od formy prowadzonej działalności:

• firmy zarejestrowane w CEIDG: złóż wniosek o zmianę danych w CEIDG przez https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/03154,
• firmy zarejestrowane w KRS: formularz NIP-8 (https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/1478),
• spółki cywilne: formularz NIP-2 (https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/1640),
• osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, która nie podlega rejestracji w CEIDG: formularz NIP-7 (https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/1460).

Jeśli spełniono każdy z powyższych punktów, problem może leżeć po stronie banku. Upewnij się, czy Twój bank przekazał numer rachunku do systemu STIR.

Warto zaznaczyć, że od początku 2023 roku wraz z możliwością tworzenia grupy VAT dane, które są przedstawione na białej liście, mogą dotyczyć takich podmiotów — wtedy też dane członka grupy VAT będą podlegać uwidocznieniu w wykazie jako dane tej grupy VAT.

Podsumowując, biała lista podatników VAT to z całą pewnością bardzo przydatne narzędzie, stworzone głównie w celu weryfikacji kontrahentów. Korzystanie z niej prowadzi do przejrzystości rozliczeń oraz chroni przed negatywnymi skutkami podatkowymi. Każdy przedsiębiorca powinien sprawdzać potencjalnych przyszłych, ale i obecnych kontrahentów pod kątem danych zawartych w tym wykazie. Trzeba także pamiętać, aby w razie zmiany danych aktualizować je w formularzu zgłoszeniowym CEIDG/NIP.

Autor: Monika Grab — Specjalistka ds. VAT, biuro księgowe Warszawa MDDP Outsourcing