Case Study

Case study - Outsourcing wybranego procesu księgowego – czasowe zastępstwo Głównego Księgowego w firmie z branży produkcji napojów

Już od ponad roku MDDP Outsourcing współpracuje z dużą międzynarodową firmą produkcyjną o obrotach prawie 100 mln EURO, największym międzynarodowym producentem napojów.

W każdej firmie może zdarzyć się sytuacja, że z firmy odchodzi kluczowy pracownik, osoba zarządzająca strategicznym działem. Może tak się stać z różnych powodów. Rekrutacja na takie stanowisko może trwać bardzo długo, a koszty i zaangażowanie w proces mogą przytłoczyć niejednego Prezesa czy Dyrektora Zarządzającego. W takich przypadkach z pomocą przychodzi MDDP Outsourcing.

Z taką właśnie sytuacją spotkaliśmy się w omawiane firmie. Nasz Klient świadomy był, że nie szybko pozyska nowego wykwalifikowanego Głównego Księgowego. Dał sobie czas na poszukiwania, a na ten czas zwrócił się do MDDP Outsourcing o pomoc. Celem było przejęcie obowiązków głównego księgowego na czas rekrutacji nowego pracownika – projekt miał trwać około 3-4 miesiące, ale na tą chwilę trwa już ponad rok. Prace rozpoczęliśmy zaraz przed świętami Bożego Narodzenia, w trudnym okresie, bo każdy już myślami był już „przy choince”, ale dla MDDP Outsourcing nie ma trudnych okresów, jesteśmy gotowi w każdym momencie roku przejąć zadania głównego księgowego. W trakcie dwutygodniowego wdrożenia otrzymaliśmy wytyczne od Dyrektora Finansowego i Działu Kontrolingu naszego Klienta — jak ma przebiegać proces i jakie są zadania głównego księgowego. Ponadto Klient życzył sobie także przeglądu procesów i zaproponowanie usprawnień.

Jak przebiegał proces wdrożenia głównego księgowego?

Pierwszą „rewolucję”, którą zaproponowaliśmy zaraz na początku współpracy, była digitalizacja – czyli odejście od wersji papierowej faktur, odejście od drukowania dokumentów.  Nie każda firma już to wie, że nie ma potrzeby drukować faktur. Nie da się ukryć, że zespół księgowy odetchnął z ulgą, gdy okazało się, że nie muszą drukować dokumentów i ich archiwizować. Bardzo przyspieszyło to ich pracę.

Przegląd podatkowy również zakończył się sukcesem, spółka wyeliminowała ryzyka podatkowe przez korekty deklaracji. Należało tu pamiętać o tym, że płatności do podmiotów zagranicznych tzw. nierezydentów są obwarowane przepisami podatku u źródła i należy je potrącać od wypłaty należności oraz  wpłacać podatek WHT do polskiego Lubelskiego Urzędu Skarbowego.

Nadrzędnym celem prowadzonych przez nas działań jest obsługa procesu zamknięcia miesiąca. Rozpoczynamy zwykle spotkaniem z Działem Kontrolingu, wyznaczając harmonogram pracy – na 3 dni robocze. Czwartego dnia roboczego spółka zamyka księgi.

Jakie zadania przejęliśmy w ramach przejęcia funkcji nadzoru finansowego?

Zajmujemy się standardowymi zadaniami Głównego Księgowego:

  • Obsługujemy proces zamknięcia miesiąca, od harmonogramu, który ściśle powiązany jest z zadaniami kontrolingowymi, po zaksięgowanie podatku CIT, odroczonego oraz koordynację zadań związanych z VAT.
  • Przygotowujemy raport ICO.
  • Sprawdzamy i księgujemy listy płac.
  • Analizujemy należności po terminach zapłaty, wyliczamy odpis i go księgujemy.
  • Wyceny: FIFO, wyceny bilansowe.
  • Wyliczamy i księgujemy rezerwy IFRS 16.
  • Księgujemy rezerwy na premie, zmianę stanów, produkcja w toku, dokumentację cen transferowych, audyt, księgowe, koszty CO i gaz, magazynowania, prawnicze, ścieki itp.
  • Przygotowujemy raport przepływów Cash Forecast, planowane przepływy pieniężne na 12 tygodni do przodu.
  • Jesteśmy wsparciem w codziennej pracy m.in. dla działu księgowości czy działu kontrolingu.

Jakie korzyści osiągnęła firma, zlecając nam działania głównego księgowego?

Poza wymienionymi wyżej działaniami przygotowaliśmy dla naszego Klienta kilka procedur, które zostały wdrożone m.in. takich jak procedurę monitorowania należności, zakładania dostawców, odbiorców, kontroli załączników pod księgowaniami.

Sukcesem było również ustawienie procesu SOX. Spółka jest zobowiązana do comiesięcznego uzgadniania sald, zaproponowaliśmy rozwiązanie, wdrożyliśmy je, a teraz na bieżąco wykonujemy. Klient jest bardzo zadowolony z zaproponowanego i wdrożonego rozwiązania.

Kluczem do sukcesu w outsourcingu nadzoru finansowego MDDP Outsourcing dla Naszego Klienta jest nasze doświadczenie, szeroka wiedza naszych ekspertów i efektywne przeprowadzenie wdrożenia. Prowadzimy  cotygodniowe spotkania z zespołem księgowym, omawiamy bieżące zadań (księgowi przygotowują listę otwartych spraw, gdzie, każdy może wpisać, w czym potrzebuje wsparcia), dzięki czemu szybko i sprawnie reagujemy na potrzeby działu.

Usługę wsparcia procesu Głównego Księgowego świadczymy nieprzerwalnie do dnia dzisiejszego.

Zarząd jest zadowolony, że ma stałą obsługę jednego z kluczowych procesów dla firmy, dzięki temu może się skoncentrować na sprawach biznesowych, wie, że księgowość jest w dobrych rękach.

Współpraca z MDDP Outsourcing jest dowodem na to, że odpowiednio przygotowana strategia działania przy implementacji zewnętrznego nadzoru finansowego, doprowadziła do usprawnienia procesów księgowych w firmie, poprawy procesów, wypełnienia luk kompetencyjnych, a finalnie do stałej współpracy.

Klient dostał unikatową usługę, gdzie nie tylko ma Głównego Księgowego, ale zespół, specjalistów z zakresu VAT czy CIT.

MDDP Outsourcing z sukcesem prowadzi nadzór księgowy, dopasowując się do potrzeb klienta. Szyjemy usługę na miarę Waszych potrzeb!

Autor: Bożena Wodarska, Manager MDDP Outsourcing, biuro księgowe Katowice