Blog

Cykl życia faktury zakupowej w MŚP

04.02.2015
rafal_michniewicz_square.j
Rafał Michniewicz
Partner w MDDP Outsourcing

Pomimo zmian technologicznych w programach księgowych, coraz rozsądniejszej ofercie programów do elektronicznego obiegu dokumentów oraz zmianach w przepisach prawa, w ponad 90% zbadanych przez nas przedsiębiorstw króluje tradycyjny obieg faktur zakupowych, który można podzielić na następujące etapy:

  1. Potwierdzenie zasadności wydatku (często poza jakimkolwiek systemem, nieformalnie),
  2. Odbiór faktury od kontrahenta (najcześciej recepcja),
  3. Zatwierdzenie faktury przez osobę zamawiającą,
  4. Zaksięgowanie faktury:
  • Weryfikacja/wyjaśnienie alokacji,
  • Przypisanie do odpowiednich kont,
  • Klasyfikacja podatkowa.

W wypadku 80% faktur zakupowych, proces ten mógłby zostać zasadniczo uproszczony do następujących kroków:

  1. Potwierdzenie zasadności wydatku (w systemie zamówień zintegrowanych z elektronicznym obiegiem dokumentów, wraz ze wskazaniem stosownych alokacji o ile takie występują),
  2. Odbiór faktury od kontrahenta (najczęściej recepcja),
  3. Zaksięgowanie faktury:
  • Klasyfikacja podatkowa.

Statystycznie 80% faktur zakupowych (w zależności od branży ten współczynnik może się wahać, czasem przekraczając nawet 95%) jest zgodna z zamówieniem, co oznacza że osoba zamawiająca nie musi ich fizycznie weryfikować czy zatwierdzać. Ponadto, konto czy inny rodzaj alokacji przypisany zamówieniu już na etapie jego tworzenia, zostaje automatycznie przypisany do faktury z nim uzgodnionej. W dalszej kolejności, rola księgowości sprowadza się do weryfikacji aspektów podatkowych – bez konieczności weryfikacji przez księgowość alokacji, wyboru kont, co w szczególności skraca czas potrzebny na komunikację z działami zamawiającymi. W tak zautomatyzowanym procesie czas przeprocesowania faktury od dnia jej wpłynięcia liczy się w godzinach zamiast w dniach, co więcej – tworzenie rezerw na podstawie istniejących w systemie zamówień oznacza realne wynik i nawet w wypadku opóźnień w przesyłaniu faktur od kontrahentów czy chwilowych przestojów w księgowości.

Jeśli są Państwo zainteresowani wdrożeniem tego typu rozwiązań w Państwa księgowości, lub chcieliby otrzymać usługę księgową zintegrowaną z powyżej opisanymi narzędziami – zapraszamy do kontaktu.