Cykl życia faktury zakupowej w MŚP

Pomimo zmian technologicznych w programach księgowych, coraz rozsądniejszej ofercie programów do elektronicznego obiegu dokumentów oraz zmianach w przepisach prawa, w ponad 90% zbadanych przez nas przedsiębiorstw króluje tradycyjny obieg faktur zakupowych, który można podzielić na następujące etapy:

1. Potwierdzenie zasadności wydatku (często poza jakimkolwiek systemem, nieformalnie),
2. Odbiór faktury od kontrahenta (najcześciej recepcja),
3. Zatwierdzenie faktury przez osobę zamawiającą,
4. Zaksięgowanie faktury:

• Weryfikacja/wyjaśnienie alokacji,
• Przypisanie do odpowiednich kont,
• Klasyfikacja podatkowa.

W wypadku 80% faktur zakupowych, proces ten mógłby zostać zasadniczo uproszczony do następujących kroków:

1. Potwierdzenie zasadności wydatku (w systemie zamówień zintegrowanych z elektronicznym obiegiem dokumentów, wraz ze wskazaniem stosownych alokacji o ile takie występują),
2. Odbiór faktury od kontrahenta (najczęściej recepcja),
3. Zaksięgowanie faktury:

• Klasyfikacja podatkowa.

Statystycznie 80% faktur zakupowych (w zależności od branży ten współczynnik może się wahać, czasem przekraczając nawet 95%) jest zgodna z zamówieniem, co oznacza że osoba zamawiająca nie musi ich fizycznie weryfikować czy zatwierdzać. Ponadto, konto czy inny rodzaj alokacji przypisany zamówieniu już na etapie jego tworzenia, zostaje automatycznie przypisany do faktury z nim uzgodnionej. W dalszej kolejności, rola księgowości sprowadza się do weryfikacji aspektów podatkowych – bez konieczności weryfikacji przez księgowość alokacji, wyboru kont, co w szczególności skraca czas potrzebny na komunikację z działami zamawiającymi. W tak zautomatyzowanym procesie czas przeprocesowania faktury od dnia jej wpłynięcia liczy się w godzinach zamiast w dniach, co więcej – tworzenie rezerw na podstawie istniejących w systemie zamówień oznacza realne wynik i nawet w wypadku opóźnień w przesyłaniu faktur od kontrahentów czy chwilowych przestojów w księgowości.

Jeśli są Państwo zainteresowani wdrożeniem tego typu rozwiązań w Państwa księgowości, lub chcieliby otrzymać usługę księgową zintegrowaną z powyżej opisanymi narzędziami – zapraszamy do kontaktu.

---

ZOBACZ TAKŻE:

• Przejście na e-faktury – dokumenty księgowe wysyłane mailem
• Czym jest faktura uproszczona, kto i kiedy może ją wystawić?
• Usługi księgowe: co możesz zyskać

Rafał Michniewicz
Partner w MDDP Outsourcing: biuro rachunkowe w Warszawie