Elektroniczne akta osobowe - Oprogramowanie
Blog

Elektroniczne akta osobowe - Oprogramowanie

26.04.2021

Wiele firm, z myślą o usprawnieniu pracy poprzez szybkość i powszechność dostępu do dokumentów, decyduje się na wprowadzenie elektronicznych akt osobowych. . Istotnym czynnikiem wpływającym na efektywność pracy jest jakość samego oprogramowania. Dlatego, wybierając odpowiednie w tym celu system, powinny rozważyć dodanie do listy wymagań, te które odpowiadają na wymogi nie tylko wynikające z przepisów1, których spełnienie będzie konieczne, w projekcie przejścia na prowadzenie akt osobowych wyłącznie w sposób elektroniczny, ale również takie które odpowiadają celom zmian i oczekiwaniom kluczowych użytkowników

Stąd też tworzenie listy wymagań powinno rozpocząć się od analizy ustawy, co poprowadzi do sporządzenia wstępnej listy wymagań, a następnie uzupełniane jej o pozostałe wymagania.

Wybór oprogramowania (software selection)

Wybór oprogramowania, służącego do prowadzenia elektronicznych akt osobowych, należy zacząć od decyzji z kategorii strategicznych. Oznacza to czy funkcjonalność do prowadzenia akt osobowych w wersji elektronicznej powinna być częściową systemu kadrowo – płacowego (najlepiej posiadanego) czy np. po wstępnej analizie posiadanego oprogramowania wiadomo, że taka funkcjonalność nie istnieje i nie zostanie zapewniona albo powstanie niejako przy okazji (co może to wskazywać na przypadkową lub uproszczoną funkcjonalność), dlatego poszukiwania powinny zostać skierowane na specjalistyczny system, przeznaczony wyłącznie do tego celu.

W następnej kolejności można zająć się już wymaganiami. Na co zwrócić uwagę? Na liście wymagań powinny znaleźć się funkcjonalności zorganizowane w grupy, a być może nawet moduły, np.:

  • Rejestracja, czyli wprowadzanie dokumentów do systemu (skanowanie, ładowanie, opisywanie, podpisywanie podpisem elektronicznym)
  • Wyszukiwarka, czyli praca z dokumentami (wyszukiwanie, przeglądanie repozytorium, wyświetlanie, pobieranie)
  • Administracja, w tym zarządzanie uprawnieniami
  • Bezpieczeństwo
  • Integracja (active directory lub system HR do pracowników, ładowanie dokumentów nie tylko pdf ale i XML)

Rejestracja – wprowadzanie dokumentów

Rejestracja dokumentów w systemie musi być poprzedzona sporządzeniem obrazu dokumentu, czyli skanowaniem. Już z tego powodu należy rozważyć, czy oprogramowanie do zarządzania elektronicznymi aktami osobowymi ma jedynie umożliwiać ładowanie dokumentów z zasobu sieciowego (zeskanowych wcześniej), czy też powinno współpracować ze skanerem zewnętrznym, wprowadzającym zeskanowane dokumenty bezpośrednio do oprogramowania (a nie na dysk, czy do skrzynki poczty elektronicznej).

Bez względu na to czy dokumenty będą ładowane z dysku czy ze skanera, najlepszą praktyką jest, aby oprogramowanie do zarządzania aktami osobowymi obsługiwało wiele dokumentów jednocześnie – tzn. aby można było ładować jednocześnie 100, 200 i więcej plików. Pliki te po załadowaniu powinny tworzyć osobne rekordy w systemie (oczekując na opisanie metadanymi). Kolejną rzeczą, na którą warto zwrócić uwagę to skanowanie wielu dokumentów w jednej paczce (skanowanie masowe), umieszczając w podajniku skanera wiele z nich na raz. W tym przypadku również po skanowaniu, dla każdego z dokumentów (reprezentujących je kartek papieru w skanerze) system automatyczne powinien utworzyć nowy rekord w systemie (dla każdego dokumentu pracownika oddzielnie).

Powyższe wymagania mają fundamentalne znacznie dla efektywności, gdyż w przypadku dziesiątek tysięcy dokumentów, każde udogodnienie usprawniające pracę skraca czas i koszt całego procesu. Jednak to od zestawiających listę kryteriów zależeć będzie, czy i jaką nadadzą im wagę.

Rejestracja – opisywanie dokumentów metadanymi

Załadowanie obrazu dokumentu do systemu nie kończy jego wprowadzania. Dokument musi jeszcze zostać opisany metadanymi (mówi o tym wspomniane rozporządzenie), w szczególności parametrami, które przypiszą dany dokument do pracownika i właściwej części teczki.

W tym procesie kluczowe są dwa zagadnienia: i) wsparcie użytkowników w wypełnieniu metadanych oraz ii) możliwość zdekomponowania procesu na pojedyncze zadania – na pracę wielu, różnych pracowników. Oczywiście z pełną kontrolą systemową, kto wykonał jakie operacje.

  1. W przypadku przetwarzania tysięcy dokumentów warto więc zwrócić uwagę, jak dany system wspiera użytkowników w tym zakresie. W przypadku obsługi skanera przez oprogramowanie wybierając parametry skanowania, np. jakiego pracownika dotyczą dokumenty, imię i nazwisko pracownika powinna wypełnić się  automatycznie dla wszystkich procesowanych w tym momencie dokumentów. Podobnych reguł na pewno można oczekiwać więcej. Można również sprawdzić, czy dane oprogramowanie współpracuje z OCR i jak wspiera wyszukiwanie i odczytywanie metadanych. W tym przypadku, dobrze jednak zachować umiar, co do oczekiwań. Wynika to z mnogości wzorów dokumentów. Automatyzm OCR opiera się na „uczeniu się”, zapamiętywaniu układu danych w danym dokumencie jako szablonu, a przecież każda np. umowa o pracę choć podobna, może mieć dane w innym miejscu.

Szczególnie dla dużych organizacji może być ważne, aby każda z części w procesie opisywania była realizowana przez inną grupę użytkowników. System powinien wspierać scenariusz, w którym skanowanie dokumentów odbywa się w miejscu przechowywania akt osobowych, podczas gdy opisywanie dokumentów przeprowadza się zdalnie (np. z domu) i realizowane przez dużą liczbę pracowników, do tego w różnych lokalizacjach.

Rejestracja – podpisywanie dokumentów podpisem elektronicznym

Aby skorzystać z możliwości prowadzenia akt osobowych wyłącznie w formie elektronicznej, dokumenty muszą być opatrzone podpisem elektronicznym kwalifikowanym. W tradycyjnych rozwiązaniach każdy dokument skanuje się pojedynczo, następnie podpisuje podpisem elektronicznym i na samym końcu osadza w elektronicznym archiwum. Taka funkcjonalność jest wystarczająca, aby spełnić wymagania ustawy.

Warto jednak do kryteriów wyboru systemu dodać takie, które weryfikują czy oprogramowanie do zarządzania aktami osobowymi umożliwia podpisywanie dokumentów z poziomu aplikacji, poprzez integrację z oprogramowaniem do składania podpisów elektronicznych, jako jeden z etapów wprowadzania dokumentów do systemu. Taka funkcjonalność pozwala realizować wszystkie zadania w systemie optymalizując cały proces.

Wyszukiwarka – praca z dokumentami

Proces rejestrowania dokumentów uwzględnia ich opisywanie wieloma cechami. Każda z tak wprowadzonych wartości (metadane) oraz dane automatyczne (jak np.: daty) są parametrami, które można wykorzystać do wyszukiwania.

Ponieważ z punktu widzenia użytkownika końcowego, wyszukiwarka to główna część funkcjonalności systemu, dobrze jest poświęcić jej więcej uwagi. Powinna być więc przejrzysta i intuicyjna w obsłudze. Trudno takie wymagania weryfikować mierzalnymi kryteriami, dlatego w takim przypadku dobrze jest ocenić te cechy podczas prezentacji.

Minimum jakie wyszukiwarka powinna dawać to możliwość sortowania i filtrowania danych z bieżącym podglądem obrazu dokumentu. W bardziej zaawansowanej wersji powinna dawać możliwość ustawiania własnego układu kolumn, wyświetlania tylko wybranych, najlepiej również z możliwością personalizowania ustawionego przez użytkownika układu. Każdy z użytkowników ma własne preferencje pracy ze zbiorami danych, więc korzystne jest omówienie w zespole preferencji co do sposobu prezentacji danych i podjęcie próby ich nazwania np. układ tabelaryczny, drzewiasty. Zdefiniowanie kryteriów w tym zakresie nie jest aż tak istotne, jak możliwość własnej oceny wyszukiwarki dokumentów podczas prezentacji systemu.

Po wyszukaniu dokument powinien: być widoczny w formie obrazu, możliwy do pobrania oraz możliwy do wydrukowania. To oczywiste możliwości pracy z pojedynczymi dokumentami. W pracy działów HR często istnieje również potrzeba wygenerowania do jednego pliku PDF wszystkich dokumentów z teczki danego pracownika. Warto dodać takie wymagania do listy kryteriów, bo nie jest to funkcjonalność oczywista. Podobnie jak eksport całego repozytorium do plików PDF (dla obrazu) i XML (dla metadanych).

Administracja – uprawniania

Podobnie jak w większości innych aplikacji biznesowych (np. klasy EPR czy Workflow) również w oprogramowaniu do zarządzania elektronicznymi aktami osobowymi użytkownik dostaje do dyspozycji wiele funkcjonalności i możliwości wykonywania akcji.

Naturalnym oczekiwaniem w takim przypadku jest, aby możliwość wykonywania poszczególnych działań można było przypisać, poprzez zgrupowanie ich w jedną rolę (lub kilka ról), do konkretnego pracownika.

Szczególnym, a przy tym dość oczywistym, wymaganiem jest kontrolowanie dostępu do repozytorium dokumentów (do teczek pracowników). Dlatego warto zwrócić uwagę, czy w danym systemie istnieje możliwość przypisywania nadawanie uprawnień (na stałe lub na wybrany okres) dowolnemu pracownikowi z możliwością ograniczenia dostępu do nawet jednej teczki osobowej pracownika. W praktyce można sobie wyobrazić, że w większych organizacjach każdy z pracowników HR zarządza dokumentami przypisanych mu działów, linii usług itp. Innym, często spotykanym rozwiązaniem jest przypisanie spraw kadry zarządzającej do jednej osoby. Wszystkie tego typu potrzeby są łatwo konfigurowalne w systemie.

Ważna jest również możliwość obsługi dokumentów pracowniczych wielu podmiotów jednocześnie. Tzn. dostęp do dokumentów pracowników zatrudnionych w różnych podmiotach można nadać jednemu użytkownikowi, np. pracownikowi centralnej struktury HR, czy SSC. Jest to funkcja bardzo przydatna dla holdingów i grup kapitałowych.

W oczywisty sposób najważniejsze wymagania będą pochodziły od użytkowników końcowych – najczęściej pracowników działu kadr, ale warto też skonsultować część wymagań zwłaszcza technicznych z działem IT, a być może również z reprezentantami działów, które na co dzień będą odpowiadać za prace administracyjne związane ze skanowaniem i załączaniem dokumentów w systemie.

Autor: Szymon Churski, Partner w MDDP Outsourcing.

Przepisy

11 ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją – Dz.U. z 2018 r. poz. 357

12 Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej

Sprawdź więcej: