Elektroniczne akta osobowe - Digitalizacja
Digitalizacja akt osobowych to nie tylko ich skanowanie z czym powszechnie się kojarzy, ale również specyficzne opisanie dokumentów metadanymi. Łącznie z rozpinaniem akt i przywróceniem ich do postaci pierwotnej, digitalizacja w większości przypadków jest procesem pracochłonnym.
Od czego zacząć?
Nawet w przypadku digitalizacji dokumentów z akt osobowych należy przede wszystkim na początku odpowiedzieć na pytania o charakterze strategicznym. Czy digitalizacja akt zostanie przeprowadzona własnymi siłami, czy też powinna zostać zlecona na zewnętrz, a w takim przypadku czy poszukiwany będzie dostawca z kompleksową ofertą (oprogramowanie, digitalizacja), czy wielu – każdy w swoim zakresie.
W przypadku firmy z tysiącem pracowników i przyjmując średnią liczbę dokumentów w teczce na poziomie 50, do przeprocesowania będzie 50 tysięcy dokumentów. Ostatnim do przyjęcia parametrem (biorąc pod uwagę wszystkie czynności wymienione wcześniej) jest czas przetworzenia jednego dokumentu. Każdy może samodzielnie przeprowadzić ćwiczenie i zdigitalizować jeden (lub partię dokumentów), aby oszacować czas per sztukę.
Jeśli przyjąć dla opisywanego przypadku np. 3 minuty na dokument, wtedy jednej osobie całość zajmie blisko dwa miesiące. Przy szybszym tempie, nadal należy spodziewać się czasu potrzebnego na pełną digitalizację liczonego w tygodniach.
Logistyka
Bardzo często ograniczenia czasu własnych zasobów kadrowych jak i możliwości sprzętowe przemawiają za tym, aby do digitalizacji akt osobowych zaangażować podmiot zewnętrzny. W tym miejscu pojawia się kluczowe pytanie- jak zatem udostępnić akta?
Podstawowe opcje są dwie. Pierwsza – fizyczne przetransferowanie dokumentów do usługobiorcy, ma sens w przypadku firm zatrudniających do tysiąca pracowników. Jest wtedy szansa, że całość dokumentów uda się przewieźć jednym (niedużym w znaczeniu samochodu dostawczego) pojazdem. Transport w takim przypadku nie wpływa znacząco na koszty przedsięwzięcia.
Opcja druga to udostępnienie akt osobowych firmie zewnętrznej we własnych pomieszczeniach biurowych. W tym przypadku, jeśli firma dostarczająca usługi nie ma siedziby w lokalizacji klienta, znaczącym wydatkiem (mowa jest o tygodniach, a nawet miesiącach prac) będzie koszt pobytu pracowników firmy odpowiadającej za digitalizację w danym mieście.
Koszty pobytu można obniżyć, jeżeli prace podzieli się na dwa kroki. W pierwszym kroku skanuje się dokumenty do plików PDF i te na wiele sposób przekazuje się dalej np. poprzez załadowanie do systemu do zarządzania aktami (w tym przypadku konieczne jest, aby system pozwalał na ładowanie bardzo wielu plików z jednej paczki oraz pozwalała osobno ładować pliki i osobno opisywać je metadanymi), przez platformy wymiany plików, czy nawet w dysku przenośnym o wystarczającej pojemności.
Możliwe są również inne działania, np. na poziomie bazy danych. Opcje te należy jednak omówić z wykonawcą digitalizacji akt osobowych. Choć w praktyce wystarczy deklaracja wykonawcy, że wystarczy mu przekazać pliki.
Bez względu na to czy akta będą prowadzone wyłącznie w formie elektronicznej czy nie, akta (po procxesie digitalizacji) trzeba przywrócić do formy pierwotnej. Konieczne jest to , aby kontynuować prowadzenie w formie papierowej lub być wstanie udostępnić przekazać akta pracownikom lub ostatecznie zniszczyć.
Autor: Szymon Churski, Partner w MDDP Outsourcing.
Sprawdź więcej:
