Elektroniczne akta osobowe - Przepisy
Przepisy obowiązujące od stycznia 2019 (wprowadzone ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją – Dz.U. z 2018 r. poz. 357) radykalnie zwiększyły zainteresowanie elektronicznymi aktami osobowymi przez działy HR większych i mniejszych przedsiębiorstw.
Wcześniej wiele podmiotów podejmowało temat zarządzania aktami osobowymi, aby udostępniać je w wersji elektronicznej do celów zarządczych. Jednak uboga oferta systemów wspierających obsługę dokumentacji pracowniczej w takim właśnie zakresie, była dużym ograniczeniem.
Decyzja o wprowadzeniu elektronicznych akt osobowych w firmie
Pomijając (na ten moment) kwestię oprogramowania, nawet teraz (w czasie obowiązywania ww. przepisów) w pierwszej kolejności przed podjęciem decyzji o wprowadzeniu elektronicznych akt osobowych trzeba odpowiedź na trzy główne pytania:
- Czy akta osobowe w formie elektronicznej mają być prowadzone zamiast ich formy tradycyjnej?
- Czy w przypadku prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej, okres ich przechowywania zostanie skrócony (do 10 lat)?
- Czy celem wprowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej jest usprawnienie pracy i będą one prowadzone równolegle do akt papierowych, tym samym bez konieczności spełniania kryteriów z przepisów?
Pytania, na które należy odpowiedzieć w następnej kolejności to np.:
- Jakie grono pracowników powinno mieć dostęp do zasobu dokumentów elektronicznych np.: tylko pracownicy HR, pracownicy HR i przełożeni grup pracowników (np. wg MPK), czy wszyscy pracownicy z dostępem do własnych dokumentów?
- Czy stały i natychmiastowy dostęp do dokumentów elektronicznych jest jedynym wymaganiem, czy też poprzez rozszerzone funkcjonalności oprogramowania oczekuje się wsparcia w zarządzaniu aktami osobowymi np. kontrolowaniu kompletności dokumentów w teczce, monitorowaniu terminów upływania daty ważności (badania okresowe, uprawnienia, nagany) czy obowiązywania dokumentów, śledzeniu dokumentów przekazywanych między jednostkami danej firmy w strukturze rozproszonej?
- Czy przenosić do repozytorium elektronicznej również dokumenty archiwalne?
Od odpowiedzi na pytania podstawowe zależeć będzie podjęcie dalszych kroków i przygotowań. Ustawa, bowiem, w przypadku pozytywnej odpowiedzi na pytania jeden i dwa narzuca dodatkowe obowiązki.
Obowiązki wynikające z ustawy
Pierwszy obowiązek, jaki został wprowadzony, mówi o tym, że cytując ustawę wprost (art. 94, ust 2)- „Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.”
Obowiązkowe jest zatem przechowywanie nie tylko pliku z odwzorowaniem dokumentów w postaci papierowej (warto zaznaczyć, że w takim przypadku format pliku jest narzucony i jest to PDF). Dokumenty elektroniczne powinny być opisane również metadanymi, które z kolei zapisuje się w odrębnym pliku XML, co fundamentalnie ułatwia przenoszenie danych między systemami informatycznymi .
Drugi obowiązek (a dokładniej dwa prowadzące do tego samego celu) dotyczy możliwości skrócenia okresu przechowywanie akt w formie elektronicznej.
Aby skorzystać z okresu skróconego do 10 lat, należy przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych ZUS OSW. Raporty informacyjne to ZUS RIA, które trzeba przygotować i wypełnić za wszystkich zatrudnionych w okresie od 01.01.1999 do 31.12.2018 roku.
Co warto wiedzieć:
Po pierwsze, możliwość 10cio letniego okresu przechowywania akt w formie elektronicznej dotyczy tylko pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r – dla wcześniej zatrudnionych nadal obwiązuje 50 lat.
Po drugie do samego elektronicznego przechowywania akt nie jest koniecznego zgłoszenie takiego zamiaru oraz deklaracji ZUS RIA. Ten obowiązek należy wypełnić tylko kiedy zamierza się skrócić okres przechowywania do 10 lat.
Po trzecie wypełnienie ZUS RIA może być czasochłonnym zadaniem, jeśli dana firma zatrudniała pracowników:
- wykonujących pracę nauczycielską, wychowawczą lub innego pracownika pedagogicznego (w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć)
- pracujących w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
- pracujących na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy albo ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy
Szczegółowe informacje o warunkach i okresach wymagających raportowania znajdują się w artykule 3 ww. ustawy.
Autor: Szymon Churski, Partner w MDDP Outsourcing.
Sprawdź więcej:
