Fakturowanie usług budowlanych – KSeF, mechanizm podzielonej płatności i obowiązki formalne

Fakturowanie usług budowlanych wymaga szczególnej staranności – zwłaszcza w zakresie terminowego wystawienia faktury, poprawnych elementów dokumentu oraz obowiązkowych oznaczeń, takich jak mechanizm podzielonej płatności (MPP). Dodatkowo, wraz z wdrożeniem KSeF, kluczowe znaczenie ma nie samo przygotowanie faktury w systemie, lecz moment jej wysłania i przyjęcia w KSeF. Poniżej omawiamy praktyczne zasady fakturowania usług budowlanych oraz najczęstsze „pułapki” formalne.

Uwaga: zasady dotyczące definicji usług budowlanych, miejsca opodatkowania, momentu wykonania usługi i stawek VAT omawiamy w osobnym artykule: Obowiązek podatkowy VAT dla usług budowlanych -> Przejdź do artykułu

SPIS TREŚCI

1. KSeF a fakturowanie usług budowlanych – co się zmienia w praktyce?
2. Co powinna zawierać faktura za usługi budowlane?
3. Kiedy należy zastosować oznaczenie „mechanizm podzielonej płatności” (MPP)?
4. Usługi budowlane a załącznik nr 15 do ustawy o VAT – przykłady
5. Podsumowanie
6. FAQ

1) KSeF a fakturowanie usług budowlanych – co się zmienia w praktyce?

W modelu KSeF data wystawienia faktury jest powiązana z tym, kiedy faktura zostanie wysłana do KSeF i przyjęta przez system. Samo przygotowanie dokumentu w programie księgowym nie wywołuje skutków – liczy się moment przekazania faktury do KSeF.

W praktyce oznacza to m.in.:

• brak możliwości „antydatowania” faktur,
• większą przejrzystość terminów dla organów podatkowych (moment przyjęcia faktury w KSeF jest rejestrowany),
• konieczność dopilnowania procesu wysyłki i akceptacji faktury w systemie (szczególnie przy rozliczeniach powiązanych z protokołami odbioru).

2) Co powinna zawierać faktura za usługi budowlane?

Faktura dokumentująca usługi budowlane powinna zawierać elementy wymagane przepisami, w szczególności:

• datę wystawienia,
• numer faktury (kolejny w przyjętym systemie numeracji),
• imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy,
• NIP sprzedawcy oraz NIP nabywcy (gdy nabywcą jest podatnik),
• datę wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty – jeżeli jest określona i różni się od daty wystawienia,
• nazwę (rodzaj) usługi,
• zakres wykonanych prac,
• cenę jednostkową netto,
• kwoty opustów/obniżek (jeśli nie uwzględniono ich w cenie),
• wartość sprzedaży netto,
• stawkę VAT,
• łączną wartość sprzedaży netto z podziałem na stawki VAT oraz sprzedaż zwolnioną,
• kwotę VAT z podziałem na stawki,
• kwotę należności ogółem,
• oznaczenie „mechanizm podzielonej płatności” – jeśli spełnione są warunki obowiązkowego MPP (poniżej).

W praktyce, przy usługach budowlanych warto zadbać, aby opis pozycji na fakturze był na tyle konkretny, by umożliwiał weryfikację, czy dana usługa podpada pod załącznik nr 15 (pod kątem MPP).

3) Kiedy należy zastosować oznaczenie „mechanizm podzielonej płatności” (MPP)?

W przypadku świadczenia usług budowlanych na rzecz innego przedsiębiorcy należy umieścić na fakturze oznaczenie „mechanizm podzielonej płatności”, gdy łącznie spełnione są warunki:

1. kwota brutto faktury przekracza 15 000 zł, oraz
2. faktura obejmuje usługę wymienioną w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.

Jeżeli spełnione są powyższe przesłanki, oznaczenie MPP jest obowiązkowe (nie jest to decyzja uznaniowa).

4) Usługi budowlane a załącznik nr 15 do ustawy o VAT – przykłady

Poniżej przykładowe pozycje usług budowlanych, które mogą pojawiać się w praktyce w kontekście załącznika nr 15:

Pełny wykaz towarów i usług znajduje się w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.

Podsumowanie

Fakturowanie usług budowlanych wymaga dopilnowania poprawności formalnej faktury, w tym wymaganych elementów dokumentu oraz – w odpowiednich przypadkach – oznaczenia „mechanizm podzielonej płatności”. Wraz z wdrożeniem KSeF kluczowy staje się również proces wysłania faktury do systemu i jej przyjęcia, co ogranicza możliwość przesuwania momentu wystawienia dokumentu i zwiększa znaczenie terminowości po stronie wykonawcy.

FAQ

1) Czy w KSeF mogę „wystawić” fakturę wcześniej, a wysłać później?
W praktyce kluczowy jest moment wysłania i przyjęcia faktury w KSeF – samo przygotowanie dokumentu w systemie finansowo-księgowym nie przesądza o dacie wystawienia w KSeF.

2) Kiedy oznaczenie „mechanizm podzielonej płatności” jest obowiązkowe przy usługach budowlanych?
Gdy faktura przekracza 15 000 zł brutto i obejmuje usługę z załącznika nr 15 do ustawy o VAT – wtedy oznaczenie MPP musi znaleźć się na fakturze.

3) Jakie elementy faktury są szczególnie ważne przy usługach budowlanych?
Poza standardowymi danymi stron i kwotami, istotne są: konkretny opis zakresu prac, stawka VAT oraz – jeśli dotyczy – oznaczenie MPP. W praktyce warto też zadbać o wskazanie daty wykonania usługi, jeżeli różni się od daty wystawienia.

4) Czy MPP dotyczy zawsze usług budowlanych?
Nie zawsze. Obowiązek zależy od spełnienia warunków (limit 15 000 zł brutto oraz usługa z załącznika nr 15). W pozostałych przypadkach MPP nie jest obowiązkowy.

Autorzy: 
Dawid Kapusta, Księgowy, MDDP Outsourcing
Viktoriia Vorona, Asystent Księgowy, MDDP Outsourcing