Inwentaryzacja rozrachunków na koniec roku obrotowego
Zbliżający się koniec roku kalendarzowego to dla większości podmiotów również koniec roku obrotowego. Wiążą się z nim pewne obowiązki, takie jak konieczność dokonania inwentaryzacji rozrachunków, w tym należności z tytułu dostaw i usług. Inwentaryzacji tej dokonuje się drogą potwierdzenia salda. Wierzyciel ustala stan salda na dany dzień i wysyła dokument „potwierdzenie salda” do kontrahentów, a następnie oczekuje jego potwierdzenia bądź wskazania rozbieżności. Jak powinna wyglądać inwentaryzacja rozrachunków? Co w sytuacji gdy kontrahent nie odeśle potwierdzenia salda?
Czym dokładnie jest potwierdzenie sald należności?
Inwentaryzacja, zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości, powinna zostać przeprowadzona na dowolny dzień w okresie 3 miesięcy przed końcem roku obrotowego i 15 dni następnego roku obrotowego. Dla przykładu jednostki, których rok kończy się 31 grudnia, dokonują inwentaryzacji należności w okresie od 1 października do 15 stycznia. Potwierdzenie sald należności pokazuje wszystkie ewentualne różnice między ewidencją księgową a stanem faktycznym. W praktyce potwierdzenie sald to dokument, który daje możliwość wzajemnego potwierdzenia kompletności dokumentów oraz transakcji zrealizowanych w trakcie roku między przedsiębiorstwami.
Wezwanie do potwierdzenia salda
Ustawowy obowiązek inwentaryzacji rozrachunków drogą potwierdzenia sald dotyczy wyłącznie należności od kontrahentów. Jednostki rozsyłają uzgodnienia sald, a kontrahenci potwierdzają zgodność co do kwot, ewentualnie wskazują różnice. Najczęściej dokument składa się z części „A” i „B”. W przypadku zobowiązań jednostki, inicjatywa uzgodnienia pozostaje po stronie jej kontrahentów (wierzycieli). Co ważne przed całą procedurą, przedsiębiorcy powinni zweryfikować salda kontrahentów, aby określić ich status. Zgodnie z UoR nie inwentaryzuje się drogą potwierdzania sald należności spornych i wątpliwych, należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz należności z tytułów publicznoprawnych. Rozrachunki takie inwentaryzuje się, porównując dane z ksiąg z odpowiednimi dokumentami źródłowymi jak faktury, umowy itp. Uzgodnieniu podlegają również salda zerowe należności, zwłaszcza jeśli występowały obroty w trakcie roku.
Jak wygląda wezwanie do potwierdzenia salda?
Potwierdzenie salda wymaga formy pisemnej i składa się z dwóch egzemplarzy. Oba trafiają do dłużnika, którego wierzyciel prosi o potwierdzenie salda przez odesłanie jednego egzemplarza. UoR nie reguluje dokładnie formalno-technicznych kwestii przeprowadzenia inwentaryzacji rozrachunków.
Forma klasyczna czy mailowa?
Kwestia przesyłania potwierdzeń sald w praktyce drogą mailową budzi często wątpliwości, niemniej papierowa forma wydaje się być już dość archaiczna. Komitet Standardów Rachunkowości w wydanym w 2019 r. stanowisku w sprawie rozrachunków z kontrahentami wskazał, że wezwania do potwierdzenia sald mogą być wymieniane między kontrahentami drogą elektroniczną za pośrednictwem wiadomości e-mail. Nie jest to zabronione w ustawie. Ważne jest, żeby ta forma została przez nich uzgodniona, a informacje były odpowiednio uwierzytelnione. Należy pamiętać o właściwym sposobie podpisywania, niezależnie od sposobu wysłania, potwierdzenie salda podpisać powinna upoważniona osoba.
Czy możliwe jest milczące potwierdzenie salda?
UoR nie wskazuje konsekwencji niepotwierdzenia salda rozrachunków przez kontrahenta, co więcej duża część kontrahentów nie potwierdza tych dokumentów. Jednak brak odpowiedzi ze strony kontrahenta nie może być traktowany jako milcząca zgoda. Ustawa o rachunkowości nie przewiduje milczącego potwierdzenia salda. W sytuacji, gdy kontrahent nie odpowie na potwierdzenie salda, uznaje się, że jest ono niepotwierdzone. W tej sytuacji konieczna jest weryfikacja polegająca na porównaniu danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości.
Autor: Izabela Chudzik – Starsza Księgowa w MDDP Outsourcing
Źródła:
- Ustawa o rachunkowości z 29.09.1994
- Komitet Standardów Rachunkowości z 01.09.2019 w sprawie rozrachunków z kontrahentami
