Jak bezpiecznie wdrożyć KSeF w firmie handlowej?

Wdrożenie KSeF „z marszu” w firmach handlowych może zagrozić płynności prowadzenia biznesu. Jak uniknąć ryzyka? Co warto wiedzieć o nadciągającej zmianie związanej z wprowadzeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur?

Zgodnie z pierwotnymi planami, Krajowy System e-Faktur miał obowiązywać w formie obligatoryjnej od 1 lipca 2024 roku, jednak po przeprowadzeniu audytu zewnętrznego, jego wprowadzenie zostało odroczone do 1 lutego 2026 roku. W toku analiz Ministerstwo Finansów wyznaczyło nowe terminy wejścia w życie obowiązkowego KSeF dla wszystkich podatników, z podziałem na dwa etapy:

• od 1.02.2026 r. – dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży brutto (tj. wraz z kwotą podatku VAT) przekroczyła w 2024 roku 200 milionów złotych,
• od 1.04.2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców.

Aktualnie istnieje możliwość dobrowolnego korzystania z KSeF – dostępna od 1 stycznia 2022 roku.

Warto mieć na uwadze, że mamy do czynienia na razie wciąż z projektem ustawy. Oznacza to, że według aktualnego stanu prawnego, obowiązkowy KSeF ma objąć wszystkich podatników od 1 lutego 2026 roku. Informacje płynące z rynku wskazują jednakże, iż wiele firm kompletnie nie jest na to gotowych. W przypadku np. firm handlowych wdrożenie KSeF bez skrupulatnego przygotowania się do tej zmiany niesie spore ryzyko – o czym poniżej, jednak najpierw sprawdźmy co resort postanowił, żeby wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur było dla przedsiębiorców jak najłatwiejsze.

Dzięki jakim rozwiązaniom MF chce uprościć stosowanie KSeF?

W celu uproszczenia wdrożenia KSeF oraz ułatwienia jego stosowania przez podatników, Ministerstwo Finansów przeprowadziło szeroko zakrojone konsultacje z przedsiębiorcami – zarówno w zakresie rozwiązań biznesowych, jak i prawnych. Oprócz poruszonych rozwiązań legislacyjnych, w ramach konsultacji zostały także omówione zagadnienia związane ze strukturami logicznymi faktur. Poniżej kilka najważniejszych planowanych zmian, które mają ułatwić powszechne, wygodne stosowanie Krajowego Systemu e-Faktur przez podatników:

• możliwość dobrowolnego wystawianie e-faktur dla konsumentów,
• odroczenie do 31.07.2026 r. wymogu podawania numeru KSeF w płatnościach,
• możliwość dobrowolnego stosowania trybu offline do końca 2026 roku,
• możliwość wystawiania faktur w postaci papierowej lub faktur elektronicznych w okresie od 01.04.2026 do 30.09.2026 r. dla podatników, którzy wystawiają faktury sprzedaży na kwoty mniejsze niż 450 zł lub dla których miesięczna wartość sprzedaży nie przekracza 10 000 zł,
• możliwość przesyłania załączników do e-faktur.

Jak „bezboleśnie” wdrożyć KSeF w firmach handlowych?

Założenia projektu oraz proponowanych zmian mają na celu łagodne wprowadzenie podatników w obszar nowej rzeczywistości prawnej oraz finansowej. Nie zmienia to faktu, że dla wielu podatników będzie to wyzwanie – nie tylko systemowe, ale również organizacyjne, wewnątrz jednostki. Patrząc zupełnie praktycznie, konieczne będzie na nowo opracowanie schematów działań i rozliczeń. Przykładowo, firma posiadająca przedstawicieli handlowych, rozesłanych po całym kraju, będzie zmuszona do dodatkowych czynności w momencie nadawania numeru KSeF wystawionej fakturze. Nie tak, jak obecnie – gdy otrzymany przez pracownika dokument, jest już dokumentem gotowym do ujęcia w księgach. Takie przypadki mogą zdarzać się przy płatnościach gotówkowych lub płatnościach kartą np. za paliwo do samochodu służbowego czy myjnię, ale i za inne wydatki stricte handlowe.

Aktualnie, przedstawiciel handlowy, dokonując rozliczenia otrzymanej zaliczki, mógł przedstawić raport wydatków wraz z dołączonymi oryginałami/skanami faktur z nim związanymi. Takie rozliczenie stanowiło podstawę do ujęcia wydatków w kosztach firmy, jak również ustalenia kwoty do zwrotu dla pracownika. Po wdrożeniu KSeF schemat ten nie ulegnie zmianie, jednak konieczne będzie dodatkowe działanie, mające na celu pobranie ustrukturyzowanych faktur z obiegu KSeF. Wymaga to zaangażowania kolejnych zasobów ludzkich do nadzoru, a zwłaszcza do kontroli dokumentów.

Można zakładać, że wraz z napotykanymi problemami i wątpliwościami podatników, Ministerstwo Finansów będzie na bieżąco wdrażać kolejne działania usprawniające dla firm, tak by ogólnopolskie działanie KSeF przebiegało w sposób jak najmniej utrudniający im działalność. Nie zmienia to jednak faktu, że podatnicy powinni dokonać przeglądu wewnętrznych procesów – nie tylko systemowych, ale i organizacyjnych – aby po wdrożeniu KSeF nowa rzeczywistość nie zaburzyła funkcjonowania ich biznesów.

Jeśli potrzebują Państwo wsparcia w dostosowaniu systemów finansowych do wdrożenia KSeF, nasi eksperci z zespołów księgowych MDDP Outsourcing są do Państwa dyspozycji – zapraszamy do umówienia niezobowiązującego spotkania. Pracujemy nad ww. zagadnieniami od wielu miesięcy, z wieloma klientami z różnych branż (w tym z branży handlowej). Jesteśmy gotowi wesprzeć Państwa organizację swoją wiedzą i doświadczeniem, by przeszli Państwo przez tę zmianę „suchą stopą”.

MDDP OUTSOURCING – USŁUGI KSIĘGOWE I KADROWO-PŁACOWE DLA WYMAGAJĄCYCH FIRM
KSIĘGOWI I KADROWI, KTÓRZY TWORZĄ WARTOŚĆ – NIE TYLKO JĄ MIERZĄ

▪  Usługi księgowe  ▪ Usługi kadrowo-płacowe ▪ Sprawozdania finansowe
> Zadzwoń do nas już dziś! <

Autor: Łukasz Krówka, Starszy Księgowy, MDDP Outsourcing Warszawa