Krajowy System e-Faktur (KSeF) – MF potwierdza harmonogram wdrożenia

Ministerstwo Finansów przedstawiło szczegóły wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), uwzględniający najważniejsze postulaty zgłaszane przez przedsiębiorców. Uwagi do projektu można zgłaszać jeszcze do 25 kwietnia 2025 roku.

Ministerstwo Finansów potwierdziło plan wdrażania obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w dwóch głównych turach, z uwzględnieniem terminu przejściowego dla najmniejszych podatników. Harmonogram ten zakłada, że:

• od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF obejmie dużych podatników, których wartość sprzedaży brutto za rok 2024 przekroczyła 200 mln zł (z podatkiem);
• od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF obejmie pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, tj. takich, których transakcje opiewają na kwoty do 450 zł dla pojedynczej faktury i których łączna wartość sprzedaży miesięcznie nie przekracza 10 tys. zł;
• od 1 stycznia 2027 r. obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF obejmie wspomniana powyżej grupę najmniejszych podatników („wykluczonych cyfrowo”).

Faktury VAT RR (dotyczące nabycia produktów rolnych od rolników ryczałtowych) nie będą objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF, ale będzie istniała możliwość ich wystawiania w systemie od 1 kwietnia 2026 r. (tj. dwa miesiące później, niż planowano).

Projekt ustawy, wraz z uzasadnieniem, dostępny jest na stronie Rządowego Procesu Legislacyjnego: legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12391205.

Przedsiębiorcy mogą przesyłać opinie na temat projektu do 25 kwietnia 2025 r., wysyłając je na adres: sekretariat.PT@mf.gov.pl.

Kluczowe ułatwienia w KSeF będą dostępne do końca 2026 roku

Resort finansów, chcąc wyjść naprzeciw głównym postulatom przedsiębiorców dotyczącym wystawiania faktur w KSeF, uwzględnił następujące rozwiązania, mające ułatwić im płynne i sprawne przejście na nowy system:

• utrzymanie możliwości wystawiania faktur z kas rejestrujących,
• brak kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF,
• brak obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (także przy mechanizmie podzielonej płatności, tj. MPP).

W okresie przejściowym pracownicy administracji skarbowej mają wspierać podatników, służąc im informacjami.

Jak wygląda „mapa drogowa” wdrożenia systemu KSeF 2.0?

Pracownicy resortu finansów rozłożyli działania wdrożeniowe dotyczące KSeF na kolejne kwartały w sposób zaprezentowany na poniższej infografice.

Jedną z najważniejszych dat, zaplanowanych w „mapie drogowej” KSeF, jest czerwiec 2025 r. – wówczas MF udostępni informacje dotyczące nowej wersji systemu KSeF 2.0 (obowiązującej od 1 lutego 2026 r.) w postaci struktury logicznej FA(3) – tzw. schemy oraz opublikuje API (dokumentację interfejsu programistycznego) wraz ze szczegółowym harmonogramem testów. Ma to umożliwić integratorom (tworzącym systemy informatyczne do wystawiania faktur) oraz dużym przedsiębiorstwom, połączenie KSeF 2.0 ze swoimi systemami. Będą oni mieli możliwość testowania API z KSeF 2.0 od 30 września 2025 r. Z kolei od listopada 2025 r. wszyscy przedsiębiorcy będą mogli poznać rozwiązania i funkcjonalności systemu – zostanie wówczas udostępniona testowa wersja Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Jak podaje MF, faktury wystawione w środowisku testowym KSeF 2.0 (interfejs API i Aplikacji Podatnika KSeF) nie będą wywoływały w tym czasie skutków prawnych. Produkcyjna wersja systemu, czyli pozwalająca na wystawianie faktur w rzeczywistym obrocie gospodarczym, ma zostać udostępniona 1 lutego 2026 r.  – odtąd, podmioty objęte obowiązkiem fakturowania w KSeF, będą musiały korzystać z tego systemu przy wystawianiu faktur.

Jakie rozwiązania techniczne i funkcjonalne zapewni KSeF 2.0?

Tryb „offline24” – ministerstwo wprowadza bezterminową możliwość wystawiania e-faktur w trybie offline, z obowiązkiem ich przesłania do KSeF najpóźniej w kolejnym dniu roboczym. Funkcja ta umożliwi wystawianie faktur w przypadku problemów technicznych lub trudności z transmisją danych, ponadto uprości proces dla klientów zagranicznych oraz podmiotów nieposiadających numeru NIP, oraz zapewni zgodność daty wystawienia faktury z wskazaną w treści przez wystawcę.

Certyfikaty wystawcy faktury – od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli występować o certyfikaty umożliwiające autoryzację faktur i ich wystawianie w trybie awaryjnym. Dokumentacja dotycząca certyfikatów zostanie udostępniona wraz z API.

Dodawanie załączników do faktur – w odpowiedzi na potrzeby rynku, do struktury FA(3) dodano możliwość dołączania załączników, m.in. do faktur zbiorczych za media czy usługi telekomunikacyjne. Załączniki będą stanowiły integralną część faktury.

Aplikacja mobilna KSeF – już teraz dla przedsiębiorców korzystających z dobrowolnego KSeF aplikacja mobilna do wystawiania faktury w tym systemie jest dostępna bezpłatnie do pobrania w sklepach Google Play i App Store. Po jej aktualizacji do wersji KSeF 2.0 (przed wejściem w życie obowiązku) będzie umożliwiała m.in.:

• wystawianie i przeglądanie faktur po uwierzytelnieniu Profilem Zaufanym,
• zarządzanie profilami sprzedawcy i listą kontrahentów,
• szybką weryfikację faktur przez nabywców.

Fakturowanie konsumentów i faktury masowe – dla firm wystawiających faktury na rzecz konsumentów utrzymano możliwość korzystania z KSeF w formie dobrowolnej. Rozwiązanie to ma uprościć procesy wystawiania dokumentów sprzedażowych w dużych ilościach.

Ujednolicenie prezentacji kodów QR – zmieniona struktura kodów QR dla faktur online i offline pozwoli na weryfikację autentyczności dokumentów oraz zgodności danych z KSeF, co zapewni większe bezpieczeństwo i spójność danych.

Jakie korzyści zapewni przedsiębiorcom korzystanie z KSeF?

• Skrócenie czasu oczekiwania na zwrot VAT naliczonego – 40 dni (zamiast standardowych 60).
• Brak konieczności samodzielnego przechowywania i archiwizacji większości faktur.
• Eliminacja konieczności wystawiania duplikatów
• Redukcja błędów przy fakturowaniu.
• Automatyczna wymiana faktur między firmami.
• Automatyczny import danych z dokumentów zakupowych do systemów finansowo-księgowych.
• Brak obowiązku dostarczania faktur organom kontrolnym (m.in. JPK_FA) podczas kontroli lub czynności sprawdzających.
• Jednolity format faktur (wygoda, szybkość przetwarzania).
• Zwiększone bezpieczeństwo i integralność danych oraz przejrzystość obrotu gospodarczego.

Dostosowanie procesów księgowych do nowych regulacji wymaga odpowiedniego przygotowania. Jeśli potrzebują Państwo wsparcia w zakresie wdrożenia KSeF i dostosowania systemów finansowych, eksperci MDDP Outsourcing chętnie pomogą. Zapraszamy do kontaktu!

MDDP OUTSOURCING – USŁUGI KSIĘGOWE I KADROWO-PŁACOWE DLA WYMAGAJĄCYCH FIRM
KSIĘGOWI I KADROWI, KTÓRZY TWORZĄ WARTOŚĆ – NIE TYLKO JĄ MIERZĄ

▪  Usługi księgowe  ▪ Usługi kadrowo-płacowe ▪ Sprawozdania finansowe
> Zadzwoń do nas już dziś! <

oprac. HZK za gov.pl.