Nowe środowisko testowe KSeF jeszcze w 2025 roku – sprawdź aktualne terminy, zmiany i udogodnienia

Ministerstwo Finansów zapowiedziało wymianę środowiska produkcyjnego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jeszcze w 2025 roku. Dzięki temu przedsiębiorcy zyskają możliwość wcześniejszego testowania nowych funkcji i dostosowania swoich systemów księgowych, w symulowanym środowisku. Ma to zminimalizować ryzyko problemów technicznych i zapewnić płynne przejście na e-fakturowanie. Jakie nowe rozwiązania przewiduje projekt nowelizacji ustawy o VAT?

Kiedy nowe testowe środowisko systemu KSeF będzie dostępne w 2025 roku?

Zapowiadana wymiana środowiska produkcyjnego KSeF nastąpi w IV kwartale 2025 roku. Nowa wersja systemu pozwoli podatnikom na wcześniejsze testowanie m.in. takich funkcjonalności, jak:

• wystawianie faktur w trybie offline i ich późniejsze wprowadzanie do systemu,
• obsługa faktur konsumenckich,
• przesyłanie załączników do e-faktur.

Co to oznacza dla firm w praktyce?
👉 Możliwość dostosowania procesów księgowych przed obowiązkowym wdrożeniem.
👉 Szansa na wcześniejsze wykrycie ewentualnych błędów i problemów technicznych.
👉 Płynniejsze przejście na obowiązkowe e-fakturowanie w 2026 roku.

Uruchomienie środowiska testowego KSeF w bieżącym roku jest odpowiedzią na wcześniejsze obawy przedsiębiorców związane z prawdopodobnymi trudnościami we wdrożeniu KSeF na szeroką skalę.

Etapowe wdrażanie obowiązkowego KSeF

Zgodnie z projektem ustawy z 5 listopada 2024 r. (tj. ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw), obowiązek korzystania z KSeF zostanie wprowadzony w dwóch etapach:

• od 1 lutego 2026 r. – dla podatników, których wartość sprzedaży wraz z VAT w 2025 r. przekroczyła 200 mln zł;
• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców.

Dzięki temu firmy z większymi obrotami będą wdrażać system wcześniej, a mniejsze podmioty zyskają dodatkowy czas na przygotowanie się do zmian.

Odroczenie kluczowych obowiązków KSeF do lipca 2026 roku

Zgodnie ze wspomnianym projektem nowelizacji, niektóre wymogi KSeF zostaną przesunięte na 31 lipca 2026 roku. Do tego czasu przedsiębiorcy nie będą musieli:

• podawać numeru KSeF w przelewach za faktury, w tym w mechanizmie podzielonej płatności,
• wystawiać faktur z kas rejestrujących w KSeF,
• obawiać się kar za nieprzestrzeganie nowych obowiązków związanych z KSeF.

Dzięki temu firmy zyskają dodatkowe miesiące na dostosowanie swoich procesów do nowych regulacji.

Tryb offline – rozwiązanie dla firm bez stałego dostępu do internetu

W nowelizacji przewidziano tzw. tryb offline, który umożliwi wystawianie faktur bez konieczności stałego połączenia z systemem KSeF. Faktury utworzone w trybie offline będzie można przesyłać do systemu w późniejszym terminie, np. po przywróceniu dostępu do internetu.

Z trybu offline będą mogły korzystać wszystkie podmioty do końca 2026 r., niezależnie od wielkości firmy czy branży.

Faktury konsumenckie w KSeF

Projekt nowelizacji zakłada również wprowadzenie możliwości wystawiania faktur dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej w KSeF. Do tej pory system obejmował jedynie faktury wystawiane między przedsiębiorcami (B2B).

Wsparcie dla podatników „wykluczonych cyfrowo”

Nie wszyscy podatnicy będą musieli korzystać z KSeF od razu. Do 30 września 2026 r. przewidziano możliwość dalszego wystawiania faktur w tradycyjnej, papierowej formie dla firm, które:

• wystawiają wyłącznie faktury o wartości nieprzekraczającej 450 zł,
• osiągają łączną wartość sprzedaży z tych faktur nieprzekraczającą 10 000 zł miesięcznie.

To rozwiązanie ma ułatwić funkcjonowanie najmniejszym podmiotom, które nie są jeszcze gotowe na cyfryzację.

Nowa funkcjonalność KSeF – załączniki do e-faktur

Jedną z istotnych zmian wprowadzonych w nowelizacji jest możliwość dołączania załączników do faktur w KSeF, co jest istotne dla branż takich jak dostawcy mediów, telekomunikacja oraz firmy wystawiające faktury zbiorcze.

Załączniki będą miały ściśle określoną strukturę elektroniczną i będą mogły zawierać szczegółowe dane, np. dotyczące zużycia energii czy usług telekomunikacyjnych. Każda faktura będzie mogła zawierać do 1000 bloków danych, z możliwością:

• użycia słownika, z podaniem wartości w dwóch uproszczonych kolumnach (max. 1000 pozycji),
• wprowadzenia danych tekstowych (do 5120 znaków),
• dodania tabeli (do 20 kolumn i 1000 wierszy) – pozwalając na szczegółowe przedstawienie informacji, np. dotyczących ilości towaru czy ceny jednostkowej.

Nie będzie możliwości przesyłania załączników w formacie PDF czy JPG. Aby korzystać z tej funkcji, przedsiębiorca będzie musiał złożyć zgłoszenie przez API KSeF, podając uzasadnienie oraz szacowaną liczbę przesyłanych załączników miesięcznie. Administracja systemu KSeF będzie miała 30 dni na rozpatrzenie wniosku.

Projekt nowelizacji ustawy o VAT wprowadza szereg istotnych zmian w KSeF, które mają ułatwić przedsiębiorcom przygotowanie się do nowych obowiązków. Etapowe wprowadzenie systemu czy możliwość testowania nowego środowiska to rozwiązania, które pomogą firmom płynnie przejść na obowiązkowe e-fakturowanie.

Dostosowanie procesów księgowych do nowych regulacji wymaga odpowiedniego przygotowania. Jeśli potrzebują Państwo wsparcia w zakresie wdrożenia KSeF i dostosowania systemów finansowych, eksperci MDDP Outsourcing chętnie pomogą. Zapraszamy do kontaktu!

MDDP OUTSOURCING
Usługi księgowe, kadrowe i sprawozdania finansowe, które tworzą wartość – nie tylko ją mierzą.

👉 Usługi księgowe 👉 Usługi kadrowo-płacowe 👉 Sprawozdania finansowe
> Zadzwoń do nas już dziś! <

Autor: Natalia Pietrasik, Starszy księgowy, MDDP Outsourcing – Warszawa