Jak złożyć e-sprawozdanie finansowe?

Jakie dokumenty złożyć? Jak je podpisać? Jakie są terminy? Kto może dokonać zgłoszenia? To tylko kilka pytań, na które trzeba znać odpowiedź, aby poprawnie złożyć sprawozdania finansowego w formie elektronicznej.

W ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez wspólników, udziałowców bądź akcjonariuszy. Zatwierdzone sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej powinno zostać złożone do odpowiednich rejestrów i urzędów w określonym czasie.

Kiedy i jak złożyć e-sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe przedsiębiorców wpisanych do KRS powinno zostać złożone w rejestrze w ciągu 15 dni od dnia jego zatwierdzenia. Podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe składają sprawozdanie finansowe do szefa KAS do końca kwietnia. Co ważne, w przypadku spółek wpisanych do KRS – zniesiony został obowiązek przesyłania zatwierdzonego sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego. Sprawozdanie jest dostępne w Repozytorium Dokumentów Finansowych, w związku z czym urzędy skarbowe mogą korzystać z tej bazy do przeglądania sprawozdań finansowych podatników.

W związku z elektroniczną formą sprawozdania, również jedynym dostępnym sposobem dopełnienia obowiązku złożenia sprawozdania finansowego jest złożenie elektronicznego wniosku. Warto podkreślić, iż wniosek o złożenie sprawozdania musi również zostać podpisany elektronicznie – w tym przypadku jednak jedynie przez jednego członka zarządu ujawnionego z numerem PESEL w KRS.

Zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator. Od roku 2019 możliwe jest również złożenie wniosku o wpis przez pełnomocnika – zgłoszenia może dokonać adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny, pod warunkiem, że jego dane zostały udostępnione sądom i Ministrowi Sprawiedliwości przez Naczelną Radę Adwokacką oraz Krajową Radę Radców Prawnych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, a w tym systemie ujawniony będzie jego numer PESEL oraz będzie on umocowany do dokonania takiego zgłoszenia.

W przypadku dokonywania takiego zgłoszenia pełnomocnik powołuje się na udzielone mu pełnomocnictwo oraz podpisuje zgłoszenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Wprowadzona zmiana bardzo ułatwiła proces spółkom, których np. cały zarząd składał się z osób zagranicznych, które nie posiadały numeru PESEL.

Co trzeba załączyć do sprawozdania finansowego?

Zgłoszenie sprawozdania finansowego powinno zawierać również inne wymagane dokumenty. Każdy dokument powinien być przygotowany w formie elektronicznej, jednak dopuszczalna jest różna forma przygotowania dokumentów. Do wniosku o zgłoszenie sprawozdania finansowego należy załączyć:

• roczne sprawozdanie finansowe – w formie pliku XML opatrzonego elektronicznym podpisem (spółki sporządzające sprawozdania finansowe wg MSR załączają sprawozdanie finansowe w formie dokumentu PDF, opatrzonego podpisem);
• sprawozdanie z działalności – w formie pliku pdf opatrzonego podpisem elektronicznym;
• opinia biegłego rewidenta/sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego – w formie elektronicznej z podpisem biegłego rewidenta.

Nie ma obowiązku postaci elektronicznej dla następujących załączników do wniosku – możliwe jest załączenie skanów podpisanego dokumentu:

• uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego;
• uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty.

Warto też podkreślić, iż sprawozdanie z działalności nie stanowi elementu sprawozdania finansowego (w formie XML bądź pdf), a jest osobnym dokumentem. Nie jest dozwolone przygotowanie sprawozdania w formie papierowej, podpisanie go przez kierownika jednostki i przygotowanie skanu – musi być to dokument pdf opatrzony podpisem elektronicznym.

Magdalena Michniewicz
Senior Manager w biurze rachunkowym MDDP Outsourcing w Warszawie