Kasy fiskalne online: czym są i co je różni od zwykłych kas fiskalnych?

Zgodnie z art. 111 ustawy o podatku od towarów i usług obowiązek stosowania kas rejestrujących mają podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Dotychczas stosowane były kasy rejestrujące z papierowym bądź elektronicznym zapisem kopii. Nowy typ, kasy fiskalne online, został wprowadzony ustawą z dnia 15 marca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw oraz ustawy – Prawo o miarach (Dz. U. 2019 poz. 675).  Jednocześnie Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (DZ. U. 2019 poz. 816) określono zasady stosowania nowego rodzaju kas.

Cechy kas fiskalnych online

Podstawową funkcją różniącą kasy starego typu od nowych urządzeń jest możliwość przesyłania danych o rejestrowanej sprzedaży do Centralnego Repozytorium Kas. CRK jest systemem teleinformatycznym prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Informacje gromadzone w CRK obejmują:

• dane o sprzedaży wykazane w prowadzonej ewidencji,
• zdarzenia zapisywane w pamięciach kas rejestrujących, w tym o fiskalizacji kasy, zmianach stawek podatku, zmianach adresu punktu sprzedaży, datach dokonania przeglądów technicznych.

Powyższe informacje Szef KAS może udostępnić Ministrowi Finansów, administracji skarbowej a także urzędom skarbowym oraz celno-skarbowym.

Stosowanie kas fiskalnych online wiąże się z pewnymi ułatwieniami, do których zaliczyć należy:

• brak konieczności zgłaszania kasy do naczelnika urzędu skarbowego – dokonywane jest automatycznie wraz z fiskalizacją kasy,
• brak obowiązku drukowania kopii dokumentów fiskalnych.

Równocześnie na podatników nałożone zostały dodatkowe obowiązki:

• zapewnienie stałego i bezpiecznego łącza umożliwiającego przesyłanie danych z kasy do CRK,
• zapoznanie osób prowadzących ewidencję, przed rozpoczęciem jej prowadzenia, z zasadami ewidencji i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutkami ich nieprzestrzegania a także sporządzenie odpowiednich oświadczeń.

Wycofanie zwykłych kas fiskalnych

Wprowadzone przepisy nie oznaczają natychmiastowego wycofania z użytkowania kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii. Będę one mogły być stosowane do momentu ich wyeksploatowania lub konieczności wymiany pamięci fiskalnej. W celu ich stopniowego wyeliminowania określono terminy, po których nie będą dostępne w sprzedaży:

• 31 grudnia 2022 – kasy z elektronicznym zapisem kopii,
• 31 sierpnia 2019 – kasy z papierowym zapisem kopii.

Ustawodawca wyodrębnił jednak branże, które zostaną objęte obowiązkiem wymiany kas rejestrujących na online w terminach przewidzianych w art. 145b ustawy o VAT. Proces ten został podzielony na poniższe etapy:

• do 31 grudnia 2019 roku:
  • usług naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów;
  • sprzedaż benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu przeznaczonego do napędu silników spalinowych
• do 30 czerwca 2020 roku:
  • usługi związane z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania;
  • sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych
• do 31 grudnia 2020 roku:
  • usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne
  • usługi budowlane
  • usługi w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów
  • usługi prawnicze
  • działalność obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – w zakresie wstępu
• do 31 grudnia 2021 roku:
  • sprzedaż towarów w systemie zwrotu podatku podróżnym.

Dla podmiotów zobowiązanych do wprowadzenia kas online do 31 grudnia 2020 roku termin został odroczony do 31 lipca 2021 roku w związku ze stanem epidemii na podstawie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 czerwca 2020 roku (Dz. U. 2020 poz. 1059).

Podatnicy dokonujący zakupu kasy fiskalnej online muszą nabyć urządzenie posiadające potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar o spełnieniu wymagań technicznych. Ponadto, zobowiązani są do zawarcia umowy z serwisantem widniejącym w wykazie prowadzonym przez szefa KAS. Na uwagę zasługuje fakt, że nowe przepisy dopuszczają, pod pewnymi warunkami, korzystanie z kas rejestrujących online w ramach umowy najmu, dzierżawy lub leasingu.

Nabycie kasy wiąże się z wydatkiem w granicach 1500 – 3000 zł. Ustawodawca przewidział możliwość skorzystania z ulgi na zakup kasy fiskalnej online. Polega ona na możliwości odliczenia od podatku VAT ceny zakupu netto do wysokości 90%, nie więcej niż 700 zł. Z ulgi skorzystać mogą przedsiębiorcy, którzy:

• rozpoczęli ewidencjonowanie nie później niż w obowiązującym terminie przy użyciu kas posiadających potwierdzenie Prezesa GUM;
• posiadają fakturę potwierdzającą zakup kasy oraz dowód uiszczenia całości należności.

W celu skorzystania w ulgi czynni podatnicy VAT składają odpowiednio wypełniony plik JPK, natomiast podmioty zwolnione z VAT mają możliwość złożenia wniosku o zwrot kwoty na rachunek bankowy.

Nowelizacja przepisów w zakresie stosowania kas fiskalnych nakłada na przedsiębiorców dodatkowe zobowiązania a także budzi liczne wątpliwości. Zgodnie z uzasadnieniem Ministerstwa Finansów ma ona jednak na celu uszczelnić system VAT oraz  wyeliminować szarą strefę poprzez wzmocnienie transparentności obrotu. Funkcjonowanie CRK niewątpliwie otwiera nowe możliwości analityczne co przełoży się na ograniczenie luki podatkowej.

Autor: Magdalena Terentowicz, Księgowa w MDDP Outsourcing.