Kiedy naprawdę potrzebujesz zewnętrznego kierownika ds. płac i jak nie dopuścić do kryzysu?
Spóźnione wypłaty, reklamacje pracowników i chaos w firmie? Sprawdź kiedy zewnętrzny kierownik ds. płac jest najlepszym remedium na nadciągający kryzys.
Wyobraź to sobie: wypłaty spóźnione o jeden dzień, telefon od szefa firmy znów dzwoni, a skrzynka HR pęka w szwach od maili wściekłych pracowników. Spoglądasz na zespół płacowy – wszyscy gaszą „pożary” i błędnym wzrokiem szukają pomocy, tylko – gdzie? Jeśli znasz ciężar zarządzania finansami lub HR, doskonale wiesz, że płace są jak układ nerwowy całej firmy – gdy nie działają prawidłowo, całe ciało reaguje silnym stresem.
Sytuacje, kiedy w firmie może brakować kierownika ds. płac wcale nie są takie rzadkie – ale co najważniejsze, jest na to remedium: to zewnętrzny kierownik ds. płac. Wyoutsourcowany na dany projekt lub okres (krótszy lub kilkuletni), po to, by szybko, sprawnie i profesjonalnie odzyskać kontrolę nad sytuacją, zabezpieczyć zgodność i odciążyć wewnętrzny zespół, zanim napięcia urosną do rangi ryzyka operacyjnego, finansowego czy reputacyjnego.
Poniżej trzy najczęstsze scenariusze, w których dział HR zaczyna boleśnie odczuwać brak „kręgosłupa”, jakim jest kierownik ds. płac.
1) Zmiana organizacyjna lub systemowa. Fuzja, przejęcie, restrukturyzacja, rollout nowego systemu kadrowo-płacowego. Niby jest plan projektu, ale w praktyce brakuje osoby, która „spina” proces płacowy od A do Z i na bieżąco wychwytuje luki (np. w mapowaniu procesów i danych, słownikach, rolach, kalendarzu etc.).
2) Nagłe odejście kluczowej osoby. Kierownik płac znał niuanse rozliczeń, wyjątki, nieformalne „obejścia”. Po jego odejściu zostają pliki, skrzynka e-mail i… pytania, na które nikt nie ma pełnej odpowiedzi – zwłaszcza w tygodniu wypłat.
3) Zmiany przepisów lub nagłe/trudne kontrole. Pojawia się konieczność wprowadzenia zmian, wątpliwości dotyczące zgodności z prawem pracy i przepisami podatkowymi. Presja rośnie, a w firmie potrzeba kogoś, kto weźmie odpowiedzialność za całość procesu i szybko wdroży „tryb stabilizacji”.
Co realnie robi zewnętrzny kierownik ds. płac i dlaczego to tak dobrze działa?
- Nadzór nad płacami i kontrola jakości
Układa procesy płacowe – ustala kroki, jakie pozwolą zebrać wszystkie dane niezbędne do prawidłowego naliczenia wynagrodzeń. Pełni funkcję ostatecznego kontrolera danych wejściowych płac dostarczonych przez zespoły wewnętrzne przed przekazaniem ich wewnętrznemu lub zewnętrznemu dostawcy usług płacowych. Przegląda i weryfikuje pliki wyjściowe oraz raporty otrzymane z działu płac lub od dostawcy usług płacowych. Koordynuje kalendarz płac i zapewnia terminowe przetwarzanie i zatwierdzanie danych.
- Zarządzanie i zgodność
Wykonuje audyt ustawień systemu kadrowo-płacowego pod kątem zgodności z polskimi przepisami prawa pracy i regulacjami podatkowymi. Zapewnia wsparcie przy wdrożeniu zmian oraz pomoc przy procesowaniu ewentualnych korekt. Utrzymuje odpowiednią dokumentację i ścieżki audytowe działań związanych z płacami. Zapewnia wsparcie wewnętrznym lub zewnętrznym audytorom.
- Komunikacja wewnętrzna oraz zewnętrzna w zakresie płac
Współpracuje z HR, finansami, zewnętrznym dostawcą usług płacowych oraz urzędami czy audytorami zewnętrznymi. Pełni funkcję głównego punktu kontaktowego w sprawach związanych z płacami.
- Zarządzanie ryzykiem i rozwiązywanie problemów
Identyfikuje potencjalne ryzyka lub problemy w cyklu płacowym i podejmuje działania naprawcze. Wdraża tymczasowe środki zarządzania (np. listy kontrolne, procedury przeglądu).
- Wsparcie przekazania i przejścia
Dokumentuje procesy i zapewnia wsparcie w transferze wiedzy w przypadku wdrażania się docelowego Kierownika ds. płac. Stanowi wsparcie stabilizacji operacji płacowych podczas zmian transformacyjnych w dziale HR.
Co zyskuje firma dzięki zewnętrznemu kierownikowi ds. płac, poza „świętym spokojem”?
- Elastyczność bez zobowiązań na lata. Zewnętrzny kierownik ds. płac wchodzi wtedy, kiedy jest taka potrzeba, i wychodzi, gdy proces jest stabilny.
- Ekspertyza „on tap”. Dostęp do praktyki z różnych środowisk (różne systemy, branże, skale), która przyspiesza wdrożenia i minimalizuje błędy.
- Redukcja ryzyka. Mniej korekt i reklamacji, krótsze zamknięcia miesiąca, większa przewidywalność cash flow.
- Ulga dla zespołu. HR i płace przestają pracować w trybie ciągłego trybu awaryjnego – wraca przestrzeń na zadania rozwojowe.
- Czas na właściwą rekrutację. Bez presji „na już”, z merytorycznym opisem ról i zakresem odpowiedzialności gotowym od dnia 1.
Skąd wiadomo, że to właściwy moment na zewnętrznego kierownika ds. płac? (krótka lista kontrolna)
📌 Ostatnie dwa zamknięcia miesiąca wymagały wyjątkowej mobilizacji/zostawania po godzinach.
📌 Rośnie liczba reklamacji pracowniczych i korekt.
📌 Brakuje jednej osoby, która odpowiada za całość procesu i podejmuje decyzje.
📌 Zmiany systemowe lub organizacyjne „rozluźniły” standardy i ślady audytowe.
📌 Wypłata na kontach zależy od „bohaterstwa” jednej czy dwóch osób.
Jeśli przy choć dwóch z ww. punktów odpowiadasz twierdząco, czas na rozmowę o zewnętrznym kierowniku ds. płac. Zapraszam na krótkie, niezobowiązujące spotkanie, podczas którego podpowiem, jak przywrócić firmie poczucie sprawczości i kontroli w zakresie obsługi płacowej. Zdobędziesz wiedzę pochodzącą z zespołu praktyków, uhonorowanego prestiżową, międzynarodową nagrodą Global Payroll Awards 2025 – Payroll Team of the Year, przyznawaną przez Global Payroll Alliance. W finale konkurowaliśmy m.in. z EY, ASB Group i ICS Accounting. To dodatkowe potwierdzenie naszego profesjonalizmu i jakości, jakie wnosimy do współpracy.
Zapraszam do kontaktu pod adresem: sylwia.kwinta@mddp-outsourcing.pl
MDDP OUTSOURCING POLSKA – USŁUGI KSIĘGOWE I KADROWO-PŁACOWE DLA WYMAGAJĄCYCH FIRM
KSIĘGOWI I KADROWI, KTÓRZY TWORZĄ WARTOŚĆ – NIE TYLKO JĄ MIERZĄ
▪ Usługi księgowe ▪ Usługi kadrowo-płacowe ▪ Sprawozdania finansowe
> Zadzwoń do nas już dziś! <
Autor: Sylwia Kwinta, Manager, MDDP Outsourcing Polska – biuro Warszawa
kontakt
