Kontrola krzyżowa z urzędu skarbowego – na czym dokładnie polega i jak się do niej przygotować?

Nie tylko policja i ABW – także Krajowa Administracja Skarbowa ma prawo do obserwacji, rejestrowania dźwięku czy korzystania z informatorów. Takie środki są dziś wykorzystywane również w kontrolach podatkowych, a konkretnie – w tzw. kontrolach krzyżowych. Co to oznacza w praktyce dla przedsiębiorców? Jak się przygotować do takiej kontroli i co zrobić na przykład w przypadku wątpliwości co do uprawnień funkcjonariuszy KAS?

Kontrola krzyżowa to szczególny rodzaj czynności sprawdzających podejmowanych przez urząd skarbowy, w celu weryfikacji zgodności transakcji między różnymi podmiotami gospodarczymi. Chodzi w nich o ustalenie, czy faktury wystawione przez jedną firmę odpowiadają fakturom zaksięgowanym przez drugą stronę transakcji, oraz czy transakcje te rzeczywiście miały miejsce.

Kontrola taka odbywa się na podstawie art. 79 ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) i stanowi podstawę prawną do działań wywiadowczych KAS w walce z przestępczością podatkową i gospodarczą. Co to oznacza w praktyce dla przedsiębiorców? Tyle, że KAS może prowadzić działania kontrolne lub obserwacyjne bez wcześniejszego uprzedzenia, np. podczas podejrzeń o udział w oszustwach VAT.

Jakie działania kontrolne lub obserwacyjne może prowadzić KAS?

Funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej, w celu rozpoznawania, zapobiegania i wykrywania przestępstw i wykroczeń skarbowych oraz przestępstw i wykroczeń, a także ustalania sprawców i uzyskiwania dowodów, mogą podejmować czynności operacyjno-rozpoznawcze, w tym w szczególności:

1. prowadzić obserwację osób, miejsc, rzeczy i zdarzeń;
2. kontrolować przesyłki i ładunki;
3. rejestrować obraz i dźwięk;
4. stosować środki identyfikacji niejawnej (działać „pod przykryciem”),
5. pozyskiwać i przetwarzać informacje, także przy wykorzystaniu osób trzecich (np. informatorów).

Powyższe czynności mają charakter niejawny i są stosowane przed formalnym wszczęciem postępowania karnego skarbowego. Mają na celu rozpoznanie zagrożeń i zebranie dowodów niezbędnych do podjęcia dalszych działań.

Warto wiedzieć, że funkcjonariusze KAS mają szerokie uprawnienia podobne do tych, które posiadają np. policjanci czy funkcjonariusze ABW, ale dotyczące głównie przestępczości ekonomicznej, np. karuzel VAT, przemytu, wyłudzeń podatkowych. Mogą m.in. nagrywać rozmowy i obserwować podejrzanych o nadużycia czy posługiwać się tzw. „figurantami” (osobami współpracującymi niejawnie z KAS). Działania te mogą realizować bez wiedzy osób trzecich, a czasem – za zgodą sądu (np. w przypadku kontroli operacyjnej).

Na czym dokładnie polega kontrola krzyżowa?

W ramach kontroli krzyżowej urząd porównuje dane z deklaracji VAT i faktur sprzedażowych jednego przedsiębiorcy z danymi drugiej strony transakcji, może zwrócić się do kontrahentów podatnika z prośbą o potwierdzenie zawarcia transakcji oraz jej wartości i warunków, a także sprawdza zgodność kwot, dat i numerów faktur oraz form zapłaty.

Jakie okoliczności sprzyjają wszczęciu kontroli przez KAS?

Kontrola KAS może być wynikiem:

• nieprawidłowości wykrytych w deklaracjach VAT,
• złożenia wniosku o zwrot VAT,
• donosu lub podejrzenia wyłudzenia podatku.

Organy skarbowe często korzystają z kontroli krzyżowych w postępowaniach dotyczących zwrotu VAT lub w sytuacjach podejrzenia wyłudzeń. Sam fakt, że kontrahent nie potwierdzi transakcji, nie oznacza automatycznie, że podatnik nie miał prawa do odliczenia – liczy się rzeczywiste wykonanie usługi lub dostawy i należyta staranność. Należy pamiętać, że dokumentacja to klucz – faktury, umowy, potwierdzenia przelewów, dowody dostawy.

W przypadku wątpliwości co do uprawnień w trakcie kontroli krzyżowej, warto skonsultować się z profesjonalnym pełnomocnikiem, który może pomóc w ochronie praw podatnika.

Czy KAS informuje przedsiębiorców o wszczęciu kontroli?

Podatnicy zazwyczaj nie są bezpośrednio informowani o wszczęciu kontroli krzyżowej – urząd kontaktuje się z kontrahentami. Jednak jeśli wyniki kontroli wykażą rozbieżności, urząd może wszcząć kontrolę podatkową lub postępowanie podatkowe wobec podatnika.

Co zrobić, jeśli KAS wezwie do złożenia wyjaśnień?

W przypadku wezwania do złożenia wyjaśnień, podatnik ma obowiązek:

• udostępnić wymagane dokumenty (faktury, umowy, potwierdzenia zapłaty),
• wskazać dane kontaktowe kontrahenta,
• złożyć stosowne wyjaśnienia.

Brak współpracy lub nieprawdziwe informacje mogą skutkować negatywnymi konsekwencjami – np. zakwestionowaniem prawa do odliczenia VAT.

Wskazówki ekspertów: Jak się przygotować do kontroli funkcjonariuszy KAS?

• Rzetelnie prowadź dokumentację księgową i archiwizuj wszystkie faktury oraz umowy.
• Sprawdzaj wiarygodność kontrahentów (np. w białej liście podatników VAT).
• Upewnij się, że transakcje są odpowiednio udokumentowane i rzeczywiście miały miejsce.
• W przypadku otrzymania wezwania – reaguj szybko i współpracuj z urzędem.

Podstawa prawna kontroli krzyżowej z KAS

Kontrola krzyżowa jako forma czynności sprawdzających nie jest osobno zdefiniowana w ustawie, ale jej podstawy prawne wynikają z dwóch kluczowych aktów, przytoczonych poniżej.

1. Ordynacja podatkowa (Dz.U. 2023 poz. 2383):

• Art. 272 § 1 – „Czynności sprawdzające mają na celu weryfikację terminowości składania deklaracji, poprawności formalnej, a także sprawdzenie danych wynikających z dokumentów.”
• Art. 274c § 1 – „Organ podatkowy może zwrócić się do kontrahentów podatnika o przedstawienie dokumentów związanych z transakcjami, w celu ich weryfikacji.”

2. Ustawa o podatku od towarów i usług (VAT) (Dz.U. 2024 poz. 361):

• Art. 86 ust. 1 i 2 – określa warunki, jakie musi spełnić podatnik, by móc odliczyć VAT – m.in. istnienie rzeczywistej transakcji gospodarczej.
• Art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a – wskazuje, że nie stanowią podstawy do odliczenia VAT faktury dokumentujące czynności, które nie zostały dokonane.

Jeśli Państwa firma została objęta kontrolą krzyżową lub otrzymała wezwanie do złożenia wyjaśnień, warto działać szybko i w sposób przemyślany. Eksperci MDDP Outsourcing wspierają przedsiębiorców na każdym etapie postępowania – pomagają przygotować odpowiednią dokumentację, reagować zgodnie z procedurami i minimalizować ryzyka podatkowe. Zapraszamy do umówienia niezobowiązującego spotkania! [KONTAKT]

👉 Więcej o naszym wsparciu w kontrolach i audytach:

Obsługa audytów i kontroli skarbowych

MDDP OUTSOURCING – USŁUGI KSIĘGOWE I KADROWO-PŁACOWE DLA WYMAGAJĄCYCH FIRM
KSIĘGOWI I KADROWI, KTÓRZY TWORZĄ WARTOŚĆ – NIE TYLKO JĄ MIERZĄ

▪  Usługi księgowe  ▪ Usługi kadrowo-płacowe ▪ Sprawozdania finansowe
> Zadzwoń do nas już dziś! <

Autor: Artur Bogusławski, Team Leader w MDDP Outsourcing Warszawa