SOX compliance – jak główny księgowy może pomóc?

Sprawdź checklistę autorstwa ekspertów finansowych z MDDP Outsourcing – 10 obszarów, w których główny księgowy może pomóc w zapewnieniu zgodności z SOX.

Zgodność z SOX (tj. amerykańską ustawą Sarbanes-Oxley Act) jest kluczowym elementem zarządzania finansami w firmach notowanych na giełdzie. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest SOX compliance i jak główny księgowy może pomóc w jej zapewnieniu.

Czym jest SOX?

Sarbanes-Oxley Act (SOX) to amerykańska ustawa uchwalona w 2002 roku, mająca na celu poprawę przejrzystości i odpowiedzialności w raportowaniu finansowym. Ustawa wprowadza surowe wymagania dotyczące kontroli wewnętrznej i audytu finansowego. Główne cele SOX, to:

• poprawa przejrzystości finansowej (zapewnienie, że sprawozdania finansowe są dokładne i kompletne);
• zwiększenie odpowiedzialności zarządu (wymaganie, aby najwyżsi rangą menedżerowie osobiście potwierdzali dokładność sprawozdań finansowych);
• wzmocnienie kontroli wewnętrznej (wprowadzenie surowych wymagań dotyczących kontroli wewnętrznej, aby zapobiegać oszustwom i błędom).

Przypominamy! Ustawa Sarbanesa-Oxleya (SOX) została uchwalona w odpowiedzi na głośne skandale finansowe, które wybuchły w USA na początku lat 2000. Najbardziej znanym z nich był skandal Enronu, ale również upadek firm takich jak WorldCom czy Tyco International. Skandal Enronu w 2001 roku, uznawany za jedną z największych afer finansowych w historii USA, polegał na systematycznym fałszowaniu sprawozdań finansowych i ukrywaniu strat, co w efekcie doprowadziło do spektakularnego bankructwa i utraty miliardów dolarów przez inwestorów. Właśnie dlatego celem ustawy Sarbanesa-Oxleya stało się zwiększenie przejrzystości, wiarygodności sprawozdawczości finansowej oraz odpowiedzialności zarządów firm notowanych na giełdzie.

Checklista – 10 obszarów, w których główny księgowy może pomóc, zapewniając zgodność z SOX

1. Identyfikacja i ocena ryzyk finansowych w kontekście SOX
   Główny księgowy powinien współpracować z działami compliance, audytu wewnętrznego oraz działami operacyjnymi przy identyfikacji i analizie ryzyk związanych z raportowaniem finansowym. W praktyce oznacza to przeprowadzenie oceny ryzyka w poszczególnych obszarach księgowych, takich jak należności, zobowiązania, środki trwałe, rozliczenia międzyokresowe czy transakcje z podmiotami powiązanymi.
2. Nadzór nad procesami finansowymi
   Do kluczowych zadań głównego księgowego – nie tylko w kontekście SOX compliance – należy monitorowanie i kontrola operacji finansowych. Zapewnienie ich zgodności z SOX obejmuje codzienny nadzór nad księgowością, w tym: kontrolę kosztów, zarządzanie zobowiązaniami i należnościami oraz monitorowanie przepływów pieniężnych – zgodnie z obowiązującymi przepisami i standardami rachunkowości.

3. Dokumentacja procesów księgowych
   SOX kładzie duży nacisk na szczegółową dokumentację procesów. Główny księgowy powinien zadbać, aby dokumentacja była kompletna, przejrzysta i na bieżąco aktualizowana, obejmując zarówno mapy procesów, jak i instrukcje operacyjne czy szczegółowe opisy punktów kontrolnych (wraz z przypisaniem odpowiedzialności za realizację każdej procedury).
4. Zgodność raportowania finansowego z regulacjami krajowymi i międzynarodowymi
   Główny księgowy odpowiada za to, by raporty finansowe były zgodne z zasadami rachunkowości (GAAP, IFRS) oraz spełniały wymagania regulacyjne SOX. Kluczowe są regularne przeglądy, weryfikacja poprawności danych i terminowa korekta wszelkich wykrytych nieprawidłowości oraz współpraca z audytorami podczas kontroli.

5. Wdrożenie i monitorowanie kontroli wewnętrznych
   Główny księgowy powinien uczestniczyć w tworzeniu i wdrażaniu procedur kontroli wewnętrznych, dotyczących wszystkich aspektów sprawozdawczości finansowej. Do jego zadań należy m.in.: weryfikacja dokumentów źródłowych, autoryzacja operacji finansowych oraz eliminacja ryzyka nieautoryzowanego dostępu do systemów księgowych.
6. Przygotowanie dokumentacji do audytów SOX
   Jednym z zadań głównego księgowego jest sporządzenie i weryfikacja dokumentacji finansowej niezbędnej do audytu zgodności z SOX. Dokumentacja ta obejmuje sprawozdania finansowe, raporty z kontroli wewnętrznych, procedury księgowe oraz inne dokumenty wymagane przez audytorów. Główny księgowy dba o to, aby dokumentacja była kompletna, rzetelnie odzwierciedlała sytuację finansową jednostki oraz była zgodna z wymogami SOX.
7. Współpraca z audytorami
   Główny księgowy ma obowiązek współpracować z audytorami wewnętrznymi i zewnętrznymi, żeby zapewnić płynny przebieg kontroli. Jego zadania obejmują dostarczenie audytorom niezbędnej dokumentacji, bieżące wyjaśnianie wątpliwości i odpowiadanie na pytania oraz koordynację wdrażania wszelkich zaleceń wynikających z audytu.

8. Regularny przegląd i aktualizacja kontroli
   Główny księgowy powinien regularnie monitorować efektywność kontroli, identyfikować obszary wymagające poprawy i wprowadzać niezbędne zmiany w odpowiedzi na nowe ryzyka lub zmieniające się warunki biznesowe.

9. Zarządzanie kontrolami IT związanymi z SOX
   Współpraca z działem IT w zarządzaniu kontrolami technologicznymi, takimi jak zarządzanie dostępem do systemów księgowych, zapewnienie integralności i bezpieczeństwa danych finansowych oraz monitorowanie zmian systemowych w celu minimalizacji ryzyka błędów lub naruszeń bezpieczeństwa, to także obszar odpowiedzialności głównego księgowego. Główny księgowy, współpracując z działem IT, może zapewnić, że systemy informatyczne wspierają dokładność i integralność danych finansowych, co jest kluczowe dla spełnienia wymagań ustawy.
10. Szkolenia i edukacja
    Główny księgowy, we współpracy z działem Compliance lub prawnym, powinien także działać na rzecz podnoszenia świadomości pracowników odnośnie wymagań SOX i konieczności ich przestrzegania w codziennej pracy. Mogą to być np. wewnętrzne szkolenia, obejmujące zasady rachunkowości, procedury kontroli wewnętrznej, przepisy podatkowe czy inne aspekty związane ze zgodnością z SOX, ważne dla danej branży i organizacji. Tak, by wszyscy pracownicy byli dobrze przygotowani do wykonywania swoich obowiązków zgodnie z przepisami.

Jakie są korzyści z outsourcingu funkcji głównego księgowego w kontekście SOX?

Outsourcing funkcji głównego księgowego może przynieść wiele korzyści, zwłaszcza w kontekście zgodności z SOX. Są to przede wszystkim poniższe zalety:

1. dostęp do ekspertów – firmy outsourcingowe, takie jak MDDP Outsourcing, zatrudniają specjalistów z szeroką wiedzą i doświadczeniem w zakresie zapewniania zgodności z SOX; dzięki temu klienci korzystający z outsourcingu głównego księgowego (zwanego też nadzorem księgowym) mogą liczyć na profesjonalne wsparcie w zarządzaniu obszarem księgowości i zapewnieniu zgodności z obowiązującymi w danym momencie przepisami;
2. nowoczesne i zaawansowane rozwiązania IT – outsourcing funkcji głównego księgowego pozwala na wdrożenie zaawansowanych rozwiązań technologicznych, związanych m.in. z procesem uzgadniania kont, co jest kluczowe dla zgodności z SOX; najlepsi dostawcy profesjonalnych usług outsourcingowych – na czele z MDDP Outsourcing – zapewniają nowoczesne narzędzia i technologie, które automatyzują i usprawniają procesy księgowe, minimalizując ryzyko błędów;
3. terminowość i niezawodność – współpraca z głównym księgowym w modelu outsourcingowym zapewnia terminowe realizowanie wszystkich obowiązków związanych z SOX, niezależnie od sytuacji losowych czy absencji pracowniczych; profesjonalni dostawcy usługi outsourcingu głównego księgowego posiadają rozbudowane zespoły ekspertów, którzy na bieżąco monitorują terminy i dbają o to, aby wszystkie raporty i dokumenty były przygotowane zgodnie z wymogami oraz dostarczone na czas – dzięki temu ich klienci redukują do minimum ryzyko sankcji związanych z opóźnieniami;
4. efektywność operacyjna – outsourcing funkcji głównego księgowego pozwala na efektywne zarządzanie procesami księgowymi i kontrolnymi, co przekłada się na większą stabilność finansową – zarządzający mogą się skupić na podstawowej działalności, podczas gdy zewnętrzni specjaliści zajmują się profesjonalnie zarządzaniem finansami.

Zgodność z SOX jest kluczowym elementem zarządzania finansami w firmach notowanych na giełdzie. Główny księgowy odgrywa istotną rolę w zapewnieniu zgodności z przepisami Sarbanes-Oxley Act, nadzorując procesy finansowe, przygotowując dokumentację, współpracując z audytorami oraz organizując szkolenia dla pracowników.

Outsourcing funkcji głównego księgowego, zwłaszcza realizowany przez MDDP Outsourcing – zaufanego dostawcę nowoczesnej księgowości dla firm – może zapewnić szereg dodatkowych korzyści, takich jak dostęp do ekspertów, innowacyjnych rozwiązań technologicznych czy wysokiej efektywności operacyjnej. MDDP Outsourcing oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie outsourcingu głównego księgowego, dostosowane do indywidualnych potrzeb każdego klienta.

Jeśli mają Państwo jakieś pytania lub potrzebują dalszych informacji, zapraszamy do kontaktu oraz umówienia się na bezpłatną konsultację.

Bożena Wodarska
📞 451 171 859
📧 bozena.wodarska@mddp-outsourcing.pl
🌐 Zobacz szczegóły usługi

Outsourcing głównego księgowego dla wymagających firm
Finanse, które tworzą wartość – nie tylko ją mierzą

Outsourcing głównego księgowego to nie tylko sposób na optymalizację kosztów, ale także narzędzie wspierające strategiczny rozwój firmy. Jeśli Państwa przedsiębiorstwo szuka nowoczesnych rozwiązań w zakresie zarządzania finansami, zapraszamy do kontaktu – chętnie pomożemy dobrać model współpracy dopasowany do indywidualnych potrzeb.

👉 Usługi księgowe 👉 Usługi kadrowo-płacowe 👉 Sprawozdania finansowe
> Zadzwoń do nas już dziś! <