Blog

Kontrola ZUS w firmie – zakres i konsekwencje dla pracodawcy

12.05.2020
Zakres i konsekwencje kontroli ZUS w firmie

Przedsiębiorcy, którzy zatrudniają dowolną ilość pracowników (co dotyczy również samozatrudnienia), zobowiązani są do przestrzegania wytycznych ZUS w zakresie m.in. opłacania składek, rozliczania świadczeń i korzystania ze zwolnień lekarskich.

Choć każdy obowiązek jak i każde prawo pracodawcy zapisane jest we właściwych ustawach, to Zakład Ubezpieczeń Społecznych może przeprowadzić w firmie zapowiedzianą kontrolę, by zweryfikować prawidłowe zastosowanie przepisów w danym przedsiębiorstwie.

Zakres kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

Przedmiotem kontroli przeprowadzanej przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych w szczególności jest ocena rzetelności i prawidłowości wywiązywania się przez płatników z zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych i nałożonych składek.  

Zakres kontroli został określony w art. 86 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (ustawa s.u.s) zwanej ustawą systemową. W szczególności należy się przygotować, że organ będzie kontrolować:

  • zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych,
  • prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS,
  • ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu,
  • prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe,
  • wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych,
  • dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

Należy mieć na uwadze, że powyższy katalog czynności kontrolnych jest otwarty. Do pozostałych kwestii podlegających badaniu ze strony kontrolera należą również m.in.:

  • kontrola wysokości wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, zarówno w zakresie zgodności z prawem, jak i zasadami współżycia społecznego,
  • kontrola ważności umowy o pracę (np. badanie czy nie jest pozorna) i w konsekwencji odmowa objęcia obowiązkiem ubezpieczeń społecznych danego pracownika,
  • kontrola rodzaju umowy, poprzez przyjęcie, że w rzeczywistości była to inna umowa (np. umowa o dzieło może zostać przez ZUS zaklasyfikowana jako umowa o pracę i w konsekwencji objęcie danego pracownika ubezpieczeniem społecznym,
  • sprawdzanie czy świadczenia finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zostały w rzeczywistości z niego sfinansowane.

Warto mieć świadomość, że dokładny zakres kontroli musi być wskazywany w upoważnieniu ZUS do przeprowadzenia kontroli.

Obowiązki kontrolowanego płatnika

Na potrzeby przeprowadzanej kontroli płatnicy składek mają obowiązek:

  • udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli (książkę kontroli, upoważnienia, protokoły kontroli, pozostałą dokumentację),
  • udostępnić do oględzin składniki majątku,
  • sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli,
  • zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych,
  • udzielać wyjaśnień,
  • przedstawić tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku obcym na język polski.

Zakończenie kontroli i co dalej ?

Za datę zakończenia kontroli uznaje się dzień doręczenia płatnikowi protokołu kontroli lub w najczęstszych przypadkach, gdy protokół wysyłany jest pocztą, datę nadania na stemplu pocztowym.   

Protokół musi stanowić wierne odzwierciedlenie przebiegu kontroli ZUS i znajdować się w nim będzie opis stanu faktycznego oraz przywołane przepisy, które w ustalonym stanie  zostały przez płatnika naruszone.

Protokół kontroli nie podlega zaskarżeniu, nie można się też od niego odwołać. Zgodnie jednak z pouczeniem, stanowiącym ważny punkt protokołu, płatnik ma prawo do złożenia w ciągu 14 dni  (art. 91 ustawy o s.u.s) pisemnego zastrzeżenia w zakresie ustaleń dokonanych w toku postępowania.

Inspektor z ZUS ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszony sprzeciw oraz podjąć czynności wyjaśniające.  

Jeżeli wniesione przez płatnika zastrzeżenia nie zostaną uwzględnione, lub uwzględnione tylko w części, a płatnik nadal nie zgadza się z ustaleniami i w związku z tym nie widzi podstaw do sporządzenia dokumentów korygujących, Zakład Ubezpieczeń Społecznych wyda wówczas decyzję, dotyczącą spornych kwestii, ustalającą podleganie ubezpieczeniom, właściwą (zdaniem ZUS) podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne lub prawidłowe wysokości rozliczonych przez płatnika świadczeń.

Od wydanej decyzji przysługuje płatnikowi środek odwoławczy w postaci odwołania do sądu (art. 83 ust 2 ustawy o s.u.s) , które można złożyć w terminie jednego miesiąca od doręczenia odpisu decyzji .

Odwołanie wnosi się na piśmie do jednostki organizacyjnej ZUS, która wydała decyzję lub protokołu sporządzonego przez tę jednostkę.

Takie rozwiązanie w praktyce ma służyć przyspieszeniu procedury odwoławczej. Jeśli argumenty płatnika okażą się zasadne, ZUS może złożyć samokrytykę i wtedy sprawie nie nadaje się dalszego biegu. W takim wypadku ZUS zmienia lub uchyla decyzję niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od dnia wniesienia odwołania.

Jeżeli natomiast Zakład nadal pozostaje przy swojej decyzji, wówczas całą dokumentację w sprawie oraz odwołanie płatnika i wskazane przez niego dowody zostaną przekazane do sądu. Informacja o przysługujących stronie środkach odwoławczych musi się znaleźć w decyzji.

W przypadku gdy płatnik ze środków tych nie skorzysta, po miesięcznym terminie, przewidzianym na złożenie odwołania, decyzja Zakładu staje się prawomocna.

Czy płatnik może składać wniosek o wydanie pisemnych interpretacji przepisów ?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych daje taką możliwość. Wynika to bezpośrednio z Ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (art. 10).

Wydawane interpretacje zawężają się do poniższych obszarów:

  • obowiązek podlegania ubezpieczeniom społecznym,
  • zasady obliczania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych,
  • podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych.

ZUS na udzielenie odpowiedzi ma 30 dni od daty złożenia wniosku. Jeżeli w tym terminie nie wyda opinii przyjmuje się, że stanowisko przedsiębiorcy wskazane we wniosku jest właściwe.

Jakie są konsekwencje ubiegania się o wydanie interpretacji?

Wydanie interpretacji nie jest w żaden sposób wiążące dla przedsiębiorcy. Może on, ale nie musi zastosować się do niej. W przypadku jednak gdy zastosuje się do wydanej przez ZUS opinii będzie chroniony przed ewentualną zmianą stanowiska Zakładu Ubezpieczeń Społecznych , gdyż wydana interpretacja jest wiążąca i nie może bez poważnej przyczyny ulec zmianie. Jest to bardzo ważny element pełniący funkcję ochronną dla przedsiębiorcy.


ZOBACZ TAKŻE:


Sylwia Paradowska
Team Leader w dziale Kadr i Płac w MDDP Outsourcing