Konsekwencje kontroli PIP – jak ich uniknąć?
PIP (Państwowa Inspekcja Pracy) – ten skrót zna każdy przedsiębiorca i zapewne tylko niewielu ma z nim pozytywne skojarzenia. Kontrole PIP mogą wszak narazić przedsiębiorstwo na konsekwencje, czasem bardzo poważne. Jakie są konsekwencje kontroli PIP i jak ich uniknąć?
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z szeregiem obowiązków. Te najważniejsze wynikają z konieczności przestrzegania przepisów prawa pracy i zasad BHP, które to są wykładnią do relacji z PIP. Obszary, które podlegają kontroli szczegółowo reguluje art. 10 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy.
Co sprawdza Państwowa Inspekcja Pracy?
Kontroler PIP przede wszystkim sprawdzi umowy i inne wymagane dokumenty dotyczące zarówno zatrudnienia jak i później pracy. Składają się na to następujące elementy:
- Weryfikacja zapisów umów oraz statusu zatrudnienia pracowników (również osób młodocianych i obcokrajowców, więc należy posiadać właściwe zezwolenia dla obu grup);
- Sprawdzenie czy należne wynagrodzenie i pozostałe świadczenia wypłacane są zgodnie z umową;
- Szczegółowy wgląd czy pracownicy posiadają konieczne uprawnienia do wykonywania swojej pracy;
- Weryfikacja czy pracownicy zostali odpowiednio przeszkoleni do wykonywanej pracy;
- Sprawdzenie czy pracodawca przestrzega i realizuje standardy bezpieczeństwa i higieny pracy;
- Analiza w jaki sposób jest przechowywana i udostępniana dokumentacja osobowa.
Warto mieć na uwadze te elementy, aby jak najlepiej przygotować się do kontroli i uniknąć niepotrzebnych konsekwencji i nakładanych przez PIP kar. Szczegółowy spis dokumentów jest oczywiście uzależniony od rodzaju i charakteru pracy, jednak ponad wszelką wątpliwość trzeba pamiętać, że każdy pracownik powinien mieć:
- Zrobione aktualne badania lekarskie, zezwalające na wykonywana pracę;
- Podpisaną aktualną umowę zgodną z faktycznym stosunkiem wykonywanej pracy i wynagrodzeniem adekwatnym do posiadanych umiejętności;
- Dokument potwierdzający jego przeszkolenie w zakresie BHP i stanowiska pracy (w tym informację o ryzyku wiążącym się z zatrudnieniem na danej pozycji).
Kontrola PIP – co grozi za błędy?
Nieprawidłowości ujawnione w czasie kiedy odbywała się kontrola PIP, w każdym z wyżej wymienionych obszarów będą kończyć się konsekwencjami, między innymi w postaci mandatów karnych. Mandaty są uzależnione od wagi wykroczenia (np. długości okresu występowania nieprawidłowości, czy wagi zagrożenia) i są nakładane na łączną sumę za wszystkie nieprawidłowości.
Ich zakres waha się pomiędzy 1000 zł, a 30000 zł, z tym, że inspektor samodzielnie może wypisać mandat na kwotę z przedziału od 1000 zł do 2000zł, zaś w przypadku kolejnej kontroli od 1000 zł do 5000 zł. Mandat o wyższej wartości (maksymalnie do 30 000 w roku) może zasądzić jedynie sąd na wniosek inspektora, po przeprowadzonej inspekcji.
Pełny katalog wykroczeń przeciwko prawom pracownika zawarty jest w dziale trzynastym ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (DzU z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).
Konsekwencje kontroli PIP- Nie tylko kary pieniężne
Kontrola PIP może skutkować różnymi konsekwencjami w tym karami pieniężnymi. Pracodawca może narazić się też na inne sankcje, które szczegółowo reguluje art. 11 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy. Należą do nich:
- nakazanie usunięcia stwierdzonych uchybień w ustalonym terminie w przypadku, gdy naruszenie dotyczy przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy;
- nakazanie: wstrzymania prac lub działalności, gdy naruszenie powoduje bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia pracowników lub innych osób wykonujących te prace lub prowadzących działalność, jak również skierowanie do innych prac pracowników lub innych osób dopuszczonych do pracy wbrew obowiązującym przepisom przy pracach wzbronionych, szkodliwych lub niebezpiecznych albo pracowników lub innych osób dopuszczonych do pracy przy pracach niebezpiecznych, jeżeli pracownicy ci lub osoby nie posiadają odpowiednich kwalifikacji; nakazy w tych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu;
- nakazanie wstrzymania eksploatacji maszyn i urządzeń w sytuacji, gdy ich eksploatacja powoduje bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi; nakazy w tych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu;
- zakazanie wykonywania pracy lub prowadzenia działalności w miejscach, w których stan warunków pracy stanowi bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi; nakazy w tych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu;
- nakazanie, w przypadku stwierdzenia, że stan bezpieczeństwa i higieny pracy zagraża życiu lub zdrowiu pracowników lub osób fizycznych wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym osób wykonujących na własny rachunek działalność gospodarczą, zaprzestania prowadzenia działalności bądź działalności określonego rodzaju;
- nakazanie ustalenia, w określonym terminie, okoliczności i przyczyn wypadku;
6a) nakazanie wykonania badań i pomiarów czynników szkodliwych i uciążliwych w środowisku pracy w przypadku naruszenia trybu, metod, rodzaju lub częstotliwości wykonania tych badań i pomiarów lub konieczności stwierdzenia wykonywania pracy w szczególnych warunkach; - nakazanie pracodawcy wypłaty należnego wynagrodzenia za pracę, a także innego świadczenia przysługującego pracownikowi; nakazy w tych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu;
- skierowanie wystąpienia lub wydania polecenia, w razie stwierdzenia innych naruszeń niż wymienione w pkt 1-7, w sprawie ich usunięcia, a także wyciągnięcia konsekwencji w stosunku do osób winnych.
Jak przygotować się do kontroli PIP?
Co zatem robić aby uniknąć konsekwencji wizyty kontrolnej PIP? Trzeba być zawczasu przygotowanym. Właściwa organizacja całego przedsiębiorstwa w zakresie przepisów prawa pracy i BHP oraz odpowiednie działania prewencyjne zapobiegną ponoszeniu przykrych konsekwencji. Warto zadbać przede wszystkim o:
- właściwą znajomość przepisów i ich interpretację (pomóc w tym mogą objaśnienia samego PIP lub wyroki sądów w wyjątkowo skomplikowanych sprawach);
- uposażenie techniczne i technologiczne przedsiębiorstwa – im bardziej bezpiecznymi i sprawdzonymi maszynami oraz urządzeniami biurowymi dysponujemy, tym mniejsze ryzyko, że narazimy się na złamanie przepisów BHP, warto zrobić dogłębny przegląd wśród producentów w jaki sposób ich urządzenia są zabezpieczone przed skutkami ewentualnych wypadków z nimi związanych;
- prawidłowe udzielanie świadczeń pracowniczych, należnych na podstawie przepisów prawa pracy;
- dobrą pamięć w pilnowaniu ważnych terminów (np. badań lekarskich);
- porządek w dokumentach i ewidencjach, w szczególności tych pracowniczych;
- udostępnianie dokumentacji tylko osobom do tego uprawnionym.
Przeniesienie odpowiedzialności – outsourcing obsługi kadrowej
Właściwe przygotowanie do kontroli (dobra pamięć i właściwa organizacja wszystkich spraw pracowniczych) pozwoli zapobiegać późniejszym konsekwencjom kontroli ze strony PIP. W przypadku gdy ilość tych obowiązków przekracza możliwości wewnętrznego zespołu firmy warto rozważyć wydzielenie tego obszaru na zewnątrz organizacji. Nie tylko nie skomplikuje to pracy zatrudnianych osób i nie dołoży pracy przy tworzeniu nowych procedur wewnętrznych. Outsourcing spraw kadrowo-płacowych sprawi również, że kontrola PIP pozostanie formalnością, która nie będzie więcej spędzać snu z powiek pracodawcy.
ZOBACZ TAKŻE:
Łukasz Kobylarczyk
Dział Kadr i Płac w biurze rachunkowym MDDP Outsourcing w Warszawie
Źródła:
Ustawa z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy.
