Korzyści i ryzyka outsourcingu głównego księgowego

Outsourcing głównego księgowego to rozwiązanie, które pozwala firmom zmniejszyć koszty, usprawnić zarządzanie finansami i skupić się na strategicznym rozwoju. Zewnętrzny główny księgowy zapewnia nie tylko obsługę księgową, ale także dostęp do zaawansowanych narzędzi analitycznych i nowoczesnych technologii, umożliwiających skuteczniejsze prognozowanie wyników, minimalizowanie ryzyka i optymalizację procesów finansowych, a tym samym podejmowanie trafnych decyzji biznesowych. Poniżej przedstawiamy zarówno potencjalne korzyści, jak i ryzyka związane z outsourcingiem CFO (tzw. nadzorem finansowym) oraz czynniki, które warto wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o skorzystaniu z tej nowoczesnej usługi.

Outsourcing głównego księgowego – kluczowe korzyści i oszczędności dla firmy

1. Outsourcing CFO zmniejsza koszty i oszczędza czas

Outsourcing funkcji głównego księgowego/księgowej pozwala na redukcję wydatków związanych z pozyskaniem z rynku fachowca, jego regularnych szkoleń i utrzymania w strukturach własnego zespołu (np. eliminuje koszty benefitów pracowniczych, takich jak pakiety motywacyjne czy luksusowe samochody i karty paliwowe etc.). Zewnętrzny nadzór księgowy to także oszczędność czasu, ponieważ w przypadku własnego dyrektora finansowego firma musi poświęcać czas na jego rekrutację, onboarding, szkolenia oraz zarządzanie jego pracą (np. oceny okresowe, rozwój kompetencji, koordynację zespołu finansowego itd.). W modelu outsourcingowym te kwestie znikają – zleceniodawca dostaje gotowego eksperta, który od razu zaczyna działać. Pozostając przy kosztach, warto także mieć na uwadze oszczędności na infrastrukturze – outsourcing eliminuje potrzebę utrzymywania wewnętrznej infrastruktury, takiej jak przestrzeń biurowa, media, a także inwestycje technologiczne. Dzięki temu koszty stałe przekształcają się w koszty zmienne, które są bezpośrednio powiązane z zakresem i poziomem świadczonych usług.

2. Zewnętrzny główny księgowy to dostęp do całego zespołu ekspertów finansowych

Wewnętrzny CFO często musi samodzielnie wykonywać lub nadzorować część operacyjnych zadań (np. analiza cash flow, raportowanie, audyty wewnętrzne). W przypadku outsourcingu  głównego księgowego zleceniodawca dostaje nie tylko CFO „szytego na miarę”, ale też cały zespół specjalistów (analityków, księgowych, doradców podatkowych), którzy równolegle realizują te zadania. Dzięki temu prace są wykonywane szybciej i nie wymagają angażowania dodatkowego czasu wewnętrznych pracowników. Współpraca z doświadczonymi księgowymi zapewnia również dostęp do najnowszej wiedzy i najlepszych praktyk w branży. Firmy outsourcingowe zatrudniają specjalistów z różnych dziedzin księgowości, co umożliwia korzystanie z ich szerokiej wiedzy i doświadczenia w pracy z wieloma różnymi przedsiębiorstwami. Dzięki temu firmy korzystające z nadzoru księgowego mogą liczyć na profesjonalne wsparcie i dogłębną wiedzę branżową w zakresie zarówno zarządzania finansami czy raportowania, jak i zgodności z przepisami oraz ich właściwej interpretacji. W Polsce szczególnie istotne jest nadążanie za dynamicznymi zmianami w przepisach podatkowych, co pozwala uniknąć kosztownych błędów i sankcji wynikających z ich nieprzestrzegania. Zlecenie na zewnątrz funkcji głównego księgowego umożliwia wyłapanie różnych błędów czy obszarów do optymalizacji, np. stwierdzenie, czy spółka powinna płacić podatek u źródła od cashpoolingu, albo czy jest zobowiązana do raportowania strategii podatkowej.

3. Zewnętrzny nadzór księgowy to wzrost efektywności operacyjnej

Outsourcing CFO daje dostęp do dojrzałych i sprawdzonych modeli operacyjnych, przekładających się na wyższą skuteczność i efektywność całego zespołu finansowego. Stosowane przez liderów w branży podejście typu „continuous improvement” – jak w przypadku MDDP Outsourcing – pomaga zredukować koszty administracyjne, uniknąć ludzkich błędów i skoncentrować się na strategicznych celach biznesowych, przy wsparciu m.in. zautomatyzowanych operacji finansowych i najnowocześniejszych narzędzi na rynku. Pozwala także wyeliminować niepotrzebne, czasochłonne zadania administracyjne, np. drukowanie dokumentów, które zgodnie z aktualnymi przepisami mogą być przechowywane wyłącznie w formie cyfrowej.

4. Decyzje biznesowe oparte na analizach i rzetelnych, twardych danych

Zewnętrzni CFO korzystają z nowoczesnych narzędzi automatyzujących analizę danych i raportowanie, dzięki czemu mogą dostarczać kluczowe informacje szybciej, niż standardowe wewnętrzne zespoły, które często działają na starszych systemach. To oznacza, że zarząd firmy nie musi czekać na ręcznie przygotowywane raporty – dostaje gotowe wnioski dużo szybciej, co skraca czas podejmowania decyzji. Na wyciągnięcie ręki są m.in. raporty zarządcze ad hoc czy tzw. szybkie zamknięcia miesiąca. Dzięki temu zarząd może podejmować błyskawiczne decyzje oparte na rzetelnych danych, minimalizując ryzyko i maksymalizując korzyści biznesowe.

5. Zewnętrzny dyrektor finansowy może działać na pełen etat lub być wynajmowany na godziny

Outsourcing CFO zapewnia pełną elastyczność w zakresie współpracy. Zleceniodawca może dogodnie dla siebie dostosować zakres wsparcia – od pełnoetatowej współpracy, po doradztwo w kluczowych momentach, takich jak audyty, fuzje, restrukturyzacje czy nieprzewidziane absencje głównego księgowego. Model ten pozwala również na płynne skalowanie usług w zależności od aktualnych potrzeb biznesowych – w okresach intensywnego wzrostu czy zmian regulacyjnych można zwiększyć zakres wsparcia, a w stabilnych momentach ograniczyć jego zaangażowanie, co optymalizuje koszty.

Dodatkowo, wynajęcie dyrektora finansowego na godziny lub w formie abonamentowej jest rozwiązaniem szczególnie korzystnym dla startupów i małych firm, które nie wymagają pełnoetatowego dyrektora finansowego, ale chcą korzystać z jego wiedzy w newralgicznych momentach. Dzięki temu przedsiębiorstwa zyskują dostęp do wysokiej klasy ekspertów finansowych bez konieczności ponoszenia kosztów pełnoetatowego zatrudnienia, co może stanowić oszczędność nawet 50–70% w porównaniu z tradycyjnym modelem zatrudnienia.

Taki model współpracy jest również popularny wśród firm przechodzących przez zmiany organizacyjne, np. ekspansję zagraniczną, pozyskanie inwestora czy wdrożenie nowego systemu finansowego, gdzie krótkoterminowe wsparcie eksperta może znacząco przyspieszyć i usprawnić cały proces.

Nadzór księgowy – główne ryzyka i sposoby ich uniknięcia

Oczywiście, jak przy każdej decyzji biznesowej, istnieją pewne ryzyka związane z outsourcingiem głównego księgowego. Kluczowe są dwa: bezpieczeństwo danych i utrata kontroli nad procesami. Aby to ryzyko zminimalizować, warto dołożyć maksymalnych starań na etapie wyboru odpowiedniego partnera outsourcingowego – profesjonalnego, z doświadczeniem i dobrą reputacją w branży. Warto zweryfikować również jego politykę bezpieczeństwa oraz jej zgodność z obowiązującymi standardami ochrony danych, a także zadbać o precyzyjne zapisy umowne dotyczące m.in. zakresu obowiązków i odpowiedzialności obu stron kontraktu. Ważna jest również dobra komunikacja i regularne monitorowanie jakości świadczonych usług.

Zewnętrzny CFO – więcej niż oszczędność

Zewnętrzny nadzór księgowy to rozwiązanie, które może przynieść wiele korzyści firmom dążącym do optymalizacji procesów finansowych i skupienia się na strategicznych aspektach działalności, ale nie tylko. Bieżące analizy oraz trendy wskazują, że przyszłość finansów leży w zdolności do proaktywnego zarządzania funkcją finansową, przewidywania trendów rynkowych, optymalizacji przepływów finansowych oraz elastycznego dostosowywania strategii finansowej do dynamicznych zmian gospodarczych. Dlatego kluczowe jest, aby firmy decydujące się na outsourcing nie tylko przekazywały rutynowe zadania zewnętrznym dostawcom, ale także wykorzystywały tę współpracę do przekształcenia funkcji finansowych w bardziej strategiczne i przyszłościowe działania. Outsourcing głównego księgowego może wspierać ten proces, zapewniając dostęp do zaawansowanych narzędzi analitycznych, automatyzacji oraz ekspertów, którzy pomagają firmom lepiej przewidywać trendy, minimalizować ryzyko i szybciej reagować na zmiany rynkowe – w tym w otoczeniu prawno-podatkowym. W rezultacie przedsiębiorstwa mogą nie tylko optymalizować koszty, ale także budować bardziej odporną i elastyczną strukturę finansową, nastawioną na rozwój i wzrost.

Zapraszam również do obejrzenia krótkiego materiału wideo 👇, w którym przedstawiam kluczowe aspekty outsourcingu głównego księgowego | CFO – to doskonały punkt wyjścia do zgłębienia tematu, który szczegółowo omawiam w niniejszym artykule. 

Outsourcing głównego księgowego | CFO | dla wymagających firm
Finanse, które tworzą wartość – nie tylko ją mierzą

Outsourcing głównego księgowego/CFO to nie tylko sposób na optymalizację kosztów, ale także narzędzie wspierające strategiczny rozwój firmy. Jeśli Państwa przedsiębiorstwo szuka nowoczesnych rozwiązań w zakresie zarządzania finansami, zapraszamy do kontaktu – chętnie pomożemy dobrać model współpracy dopasowany do indywidualnych potrzeb.

👉 Usługi księgowe 👉 Usługi kadrowo-płacowe 👉 Sprawozdania finansowe
> Zadzwoń do nas już dziś! <