KSeF w pigułce - praktyczny przewodnik dla firm (2026–2027)

Krajowy System e-Faktur przestaje być projektem „na przyszłość”, a staje się realnym obowiązkiem dla firm. Terminy wejścia, wyjątki, tryby awaryjne, korekty i nowe zasady raportowania powodują, że wokół KSeF narasta wiele nieporozumień.
Poniżej zebraliśmy najważniejsze pytania i odpowiedzi, które w praktyce decydują o tym, czy firma jest przygotowana na KSeF 2026–2027.

SPIS TREŚCI

1. Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
2. Czy muszę odbierać faktury w KSeF, zanim zacznę je wystawiać?
3. Czy limit 10 000 zł oznacza brak obowiązku KSeF?
4. Czy KSeF 2.0 to środowisko produkcyjne?
5. Czy sam certyfikat pozwala korzystać z KSeF?
6. Czym jest Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU)?
7. Czy faktury w KSeF zawsze wystawia się online?
8. Jaka jest data wystawienia i otrzymania faktury w KSeF?
9. Czy w KSeF będą noty korygujące?
10. Jakie rodzaje korekt przewiduje KSeF?
11. Jak technicznie zaprezentować korektę w KSeF?
12. Kiedy ująć korektę „in minus” w VAT?
13. Jak KSeF wpływa na JPK_VAT?
14. Czy najem prywatny podlega KSeF?
15. Kiedy zagraniczna firma musi stosować KSeF?

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) będzie wdrażany etapami:

• od 1 lutego 2026 r. – podatnicy, których sprzedaż (z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali czynni podatnicy VAT,
• od 1 stycznia 2027 r. – podatnicy objęci wyłączeniem przejściowym (limit 10 000 zł miesięcznie).

Są to terminy ustawowe, a nie zapowiedzi Ministerstwa Finansów. Na dziś nie istnieje projekt kolejnego przesunięcia obowiązku KSeF.

Czy muszę odbierać faktury w KSeF, zanim zacznę je wystawiać?

Tak. Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy VAT są zobowiązani do odbioru faktur przez KSeF, niezależnie od tego, kiedy zaczynają je wystawiać.

Dotyczy to również podatników, którzy:

• wystawiają faktury w KSeF dopiero od 1 kwietnia 2026 r.,
• korzystają z wyłączeń przejściowych.

Faktura wystawiona w KSeF jest uznana za doręczoną w momencie nadania numeru KSeF, nawet jeśli podatnik nie zaloguje się do systemu ani nie pobierze dokumentu. KSeF nie wysyła powiadomień o nowych fakturach.

Czy limit 10 000 zł oznacza brak obowiązku KSeF?

Do 31 grudnia 2026 r. podatnik może wystawiać faktury poza KSeF, jeżeli miesięczna wartość sprzedaży fakturowanej nie przekracza 10 000 zł brutto.

Po przekroczeniu limitu obowiązek wystawiania faktur w KSeF powstaje od faktury, którą limit został przekroczony.

Wyłączenie dotyczy wyłącznie wystawiania faktur. Obowiązek ich odbioru w KSeF pozostaje bez zmian.

Czy KSeF 2.0 to środowisko produkcyjne?

Nie. Udostępnione od jesieni 2025 r. środowiska KSeF 2.0 (przedprodukcyjne oraz demo Aplikacji Podatnika) służą wyłącznie do testów.

Faktury wystawione w tych środowiskach nie wywołują skutków prawnych, a dane wprowadzone do systemu testowego nie są przenoszone na produkcję i mogą być usuwane.

Czy sam certyfikat pozwala korzystać z KSeF?

Nie. Certyfikat w KSeF potwierdza wyłącznie tożsamość użytkownika.

Aby móc wystawiać lub odbierać faktury, konieczne jest nadanie odpowiednich uprawnień do działania w imieniu podatnika. Brak uprawnień jest jedną z najczęstszych przyczyn problemów z dostępem do KSeF.

Czym jest Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU)?

MCU to centralny moduł KSeF, przez który od 1 listopada 2025 r. odbywa się:

• zarządzanie certyfikatami,
• nadawanie i odbieranie uprawnień.

Bez poprawnie skonfigurowanego MCU nie jest możliwe ani wystawianie, ani odbieranie faktur w KSeF 2.0.

Czy faktury w KSeF zawsze wystawia się online?

Nie. KSeF przewiduje różne tryby wystawiania faktur, w tym:

• tryb online,
• tryby offline (w tym offline24),
• tryby awaryjne.

Każdy z trybów wiąże się z innymi zasadami oraz terminami dosyłania faktur do systemu.

Jaka jest data wystawienia i otrzymania faktury w KSeF?

W KSeF:

• faktura wystawiona online ma datę wystawienia równą dacie wysłania do systemu,
• w trybie offline24 decyduje data wskazana w polu P_1,
• datą otrzymania faktury jest co do zasady nadanie numeru KSeF.

Ma to bezpośredni wpływ na moment rozliczenia podatku VAT.

Czy w KSeF będą noty korygujące?

Nie. Wraz z wejściem KSeF uchylony zostaje art. 106k ustawy o VAT.

Oznacza to, że nabywca nie będzie mógł poprawiać błędów formalnych. Każda korekta, także drobnych danych, wymaga wystawienia faktury korygującej przez sprzedawcę.

Jakie rodzaje korekt przewiduje KSeF?

W strukturze logicznej KSeF pole RodzajFaktury przyjmuje m.in. wartości:

• KOR,
• KOR_ZAL,
• KOR_ROZ.
• Dodatkowo obowiązkowe jest wskazanie pola PrzyczynaKorekty.

Jak technicznie zaprezentować korektę w KSeF?

KSeF dopuszcza kilka metod prezentacji korekty, w tym:

• korektę „przez różnicę”,
• korektę z użyciem znacznika StanPrzed,
• korektę metodą storno.

Wybór metody wpływa na sposób automatycznego księgowania dokumentów.

Kiedy ująć korektę „in minus” w VAT?

Jeżeli faktura korygująca obniżająca podstawę opodatkowania została wystawiona w KSeF, obniżenia VAT dokonuje się w okresie wystawienia korekty.

Nie jest wymagane potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę.

Jak KSeF wpływa na JPK_VAT?

Po wejściu KSeF w JPK_VAT wykazuje się numer KSeF faktury.

Jeżeli numeru nie nadano, stosuje się oznaczenia OFF, BFK lub DI. Po nadaniu numeru KSeF może być konieczna korekta JPK_VAT. Brak korekty może skutkować sankcjami.

Czy najem prywatny podlega KSeF?

Najem prywatny nie zawsze oznacza działalność gospodarczą, ale często wiąże się ze statusem podatnika VAT.

Jeżeli najemcą jest przedsiębiorca i żąda faktury, dokument ten podlega obowiązkowi KSeF. W przypadku braku faktury dla osoby prywatnej KSeF nie ma zastosowania.

Kiedy zagraniczna firma musi stosować KSeF?

Zagraniczna firma podlega obowiązkowi KSeF wyłącznie wtedy, gdy posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności (SMPD) i to SMPD bierze czynny udział w konkretnej transakcji sprzedaży.

Sama obecność pracowników lub infrastruktury w Polsce nie przesądza o obowiązku KSeF. Działalność pomocnicza, taka jak IT, HR czy back office, nie oznacza automatycznie obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Decydujący jest realny udział SMPD w sprzedaży.

Autor: Piotr Steczyszyn, Senior Manager, MDDP Outsourcing

Poszukują Państwo polecanego i profesjonalnego partnera, który wspiera firmy w zakresie księgowości, kadr i płac? Zapraszamy do kontaktu – wspólnie znajdziemy rozwiązania najlepiej dopasowane do Państwa potrzeb.