Optymalizacja procesów księgowych
Blog

Optymalizacje procesów księgowych – dlaczego warto przeprowadzać je z zaufanym partnerem?

22.07.2022
optymalizacja procesów księgowych

Czy zastanawiałeś się kiedyś jak niektóre firmy są w stanie wyprzedzić konkurencję podejmując szybkie decyzje biznesowe w oparciu o wewnętrzne dane? To dzięki bieżącemu dostępowi do aktualnych, wysokiej jakości danych finansowych. Z kolei pozyskanie ich jest możliwe tylko dzięki efektywnie działającym działom finansowym w firmie.

Wielu naszych Klientów, z którymi zaczynamy współpracę mierzy się z problemami terminowego otrzymywania danych finansowych przez wewnętrzne działy księgowe. Jako firma świadcząca usługi księgowe w oparciu o najnowsze dostępne technologie mamy tego pełną świadomość. Z tego powodu w niniejszym artykule wyjaśniamy dlaczego optymalizacja procesów księgowych jest konieczna dla rozwoju firmy i w jaki sposób możemy wesprzeć w tym procesie naszych klientów.

Digitalizacja procesów księgowych jest procesem nieuniknionym

Tak jak wiele lat temu praca bez wielkiej księgi i kalkulatora w dziale księgowym wydawała się niemożliwa, tak teraz wciąż wiele osób nie wyobraża sobie pracy bez dokumentów papierowych i pieczątek. Jednak musimy zaakceptować fakt, że ta zmiana nadejdzie i to szybciej niż część firm będzie na to gotowa.

Pamiętajmy jednak o tym, że digitalizacja jest to dobry kierunek, który pozwoli nam na sprawniejsze procesowanie dokumentów, bezbłędne rozliczenia podatkowe oraz uniknięcie wielu problemów związanych z dokumentami papierowymi. Samo wprowadzenie Krajowego Rejestru e-Faktur będzie dla wielu firm rewolucją, dlatego bądźmy na nią otwarci i gotowi.

Obecny poziomo inflacji w Polsce przyczynia się niestety także do rosnących kosztów personelu.Nie możemy być pewni czy sytuacja się zmieni. Naturalną rzeczą jest zatem fakt, że ludzie chcą zarabiać więcej. Z tego względu optymalne i efektywne wykorzystanie zasobów ludzkich w firmie jest kluczowe dla utrzymania kosztów na akceptowalnym poziomie.

Optymalizacja procesów, czyli eliminacja powtarzalnych czynności

Pracownicy nie chcą wykonywać nudnej, powtarzalnej pracy, a niestety z taką kojarzy się księgowość. Oczywiście ten stereotyp znajduje pewnie w różnych miejscach potwierdzenia w codziennej pracy. Mimo to, danie pracownikom możliwości uczestniczenia w rozwijających i ciekawych projektach i jednoczesne uwolnienie ich od monotonnej, powtarzalnej pracy dzięki automatyzacji- buduje w nich zaangażowanie. Nie chodzi tu o zastąpienie ludzi maszynami czy sztuczną inteligencją, ale o wykorzystanie ich w tych obszarach gdzie potrzebna jest wiedza ekspercka, myślenie niestandardowe oraz kreatywność, czyli de facto tam gdzie ciągle mogą się rozwijać.

Korzyści płynące z optymalizacji procesu księgowości są oczywiste, dlatego przybliżamy jak może przebiegać współpraca w tym obszarze z doświadczonym partnerem jakim jest MDDP Outsourcing.

Nasze działania rozpoczynamy od określenia stanu AS-IS, czyli audytu obecnego procesu. Następnie kluczowe znaczenie mają rozmowy z poszczególnymi członkami zespołu, określamy jakie są obszary, zadania i odpowiedzialności. Pomocnym narzędziem w tego rodzaju ćwiczeniach są mapy procesów. Następnie ustalamy największe bolączki Klienta i jego potrzeby, a optymalizacja może odbyć się na kilku płaszczyznach.

Optymalizacja krok po kroku

Standaryzacja procesu i działania poprawiające efektywność są pierwszym krokiem do optymalizacji. Nie zawsze musimy od razu rzucać się na drogie narzędzia. Czasem wystarczy od nowa poukładać pracę, sprawdzić co przeszkadza ludziom w być efektywnym, ustandaryzować zasady pracy. Tak niewiele, a może dać znaczne korzyści.

Automatyzacja procesów jest ostatnio bardzo modnym tematem. Wykorzystanie nowoczesnych technologii, narzędzi wspartych rozwiązaniami z zakresu RPA oraz sztucznej inteligencji w znacznym stopniu poprawia efektywność procesów. Obserwując procesy księgowe naszych Klientów jesteśmy w stanie wskazać obszary do automatyzacji oraz podpowiedzieć najlepsze rozwiązania. Nie bójmy się nowych technologii tylko korzystajmy z ich dobrodziejstw.

Zmiana systemu księgowo-finansowego

Szukając możliwości usprawnień, Klienci często dochodzą do wniosku, że największym stoperem wysokiej efektywności w dziale księgowym jest system finansowo-księgowy i decydują się  na jego zmianę. Wtedy zaczyna się droga przez mękę czyli wdrożenie systemu.

Współpraca jedynie z firmą wdrożeniową może okazać się niewystarczająca. W skutecznym wdrożeniu systemu FK kluczowe jest rozumienie procesów księgowych, co pozwala na właściwe opracowanie potrzeb (także tych związanych z przepisami podatkowymi), zaplanowanie i przeprowadzanie testów, a także dokonanie prawidłowych ustawień.

Czy w takim razie Klienci nie są w stanie sami poradzić sobie z optymalizacją procesów, przecież znają je najlepiej?

Nie twierdzimy, że jest to zadanie niewykonalne, ale wsparcie się doświadczeniem i wiedzą profesjonalnych konsultantów znacznie ułatwia pracę i pozwala uniknąć szeregu błędów już na samym starcie.

Optymalizacja jest projektem, a projekt, aby zakończył się sukcesem musi być dobrze zarządzony. W naszej współpracy z Klientami obserwowaliśmy wiele projektów, które ciągną się miesiącami, a nawet latami. Działo się tak ponieważ brakowało w firmie kierownika projektu, który umiałby skutecznie doprowadzić go do końca. Wspierając naszych Klientów w obszarze optymalizacji ich procesów księgowych ustalamy zakres oraz harmonogram działań, a także na bieżąco podsumowujemy postępy i oceniamy ryzyko wystąpienia nieprzewidzianych problemów. Takie podejście pozwala monitorować nam gdzie jesteśmy w drodze do założonych celów projektu.

Zatrudnienie konsultantów do poprawy procesów daje świeże spojrzenie na proces. Ile razy spotkałeś się w swojej pracy z tak zwanym „historical reason”, czyli robimy tak bo zawsze tak robiliśmy? Spojrzenie z boku na to jak ktoś wykonuje zadania, ciągłe zadawanie pytań „dlaczego?”jest nieocenionym narzędziem w identyfikacji wszelkich nieefektywności w procesie.

Ludzie z natury są niechętni do zmian, a po prostu często się ich boją i co za tym idzie- trzymają kurczowo status quo. Brak oporu przed zmianą, a wręcz stałe dążenie do poprawy jest atutem osób niezaangażowanych bezpośrednio w proces.

Dzięki znajomość wielu narzędzi i systemów możemy naszym Klientom z jednej strony zarekomendować najlepsze rozwiązania dla jego potrzeb, z drugiej aktywnie wspierać w procesie ich wdrażania. Możemy pochwalić się zakończonymi sukcesem projektami optymalizacji procesów u Klientów, tj. wdrożenie Microsoft Dynamics 365 BC, SAP B1, optymalizacja procesu na systemie Comarch ERP XL oraz wdrażanie nowych funkcjonalności w SAP.

Autor: Magdalena Kapka, Project Manager w MDDP Outsourcing.