Outsourcing księgowości to popularne rozwiązanie, które pozwala firmom na efektywne zarządzanie finansami i koncentrację na kluczowych obszarach własnej działalności. W przypadku średnich i dużych firm, outsourcing funkcji back office, takich jak rachunkowość, kadry i płace czy transport (o ile nie stanowią one rdzenia ich biznesu), to obecnie standard. Dlaczego tak jest? Jak maksymalnie wykorzystać potencjał tej formy współpracy? Na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy usług outsourcingowych?
Dobry dostawca usług księgowych powinien posiadać doświadczenie w pracy z firmami o podobnym profilu i skali działalności. Ważne jest, aby oferował usługi dopasowane do specyfiki branży, w której działa przedsiębiorstwo. Jeśli do tego może się pochwalić wieloletnim doświadczeniem w prowadzeniu biznesu oraz profesjonalizmem własnych kadr, potwierdzonym stosownymi uprawnieniami zawodowymi czy certyfikatami – tym pewniejszym będzie wyborem.
Kompleksowa obsługa księgowa, obejmująca m.in. prowadzenie ksiąg rachunkowych, raportowanie, bieżącą obsługę podatkową czy obsługę audytów i kontroli podatkowych, albo przygotowanie sprawozdań finansowych, to istotny element współpracy. Warto zawczasu się upewnić, że zakres oferty odpowiada obecnym i przyszłym potrzebom firmy. Możliwość posiłkowania się partnerskimi zespołami współpracującymi z potencjalnym dostawcą usług outsourcingowych – np. doradców podatkowych czy kancelarii prawnej, jeszcze silniej będzie wspierać biznes.
Nowoczesne systemy IT, które automatyzują procesy księgowe, pozwalają zwiększyć precyzję i ograniczyć czasochłonność działań, ale także wyeliminować większość ludzkich błędów. Jeśli potencjalny outsourcer może się pochwalić naprawdę zaawansowanymi, nowoczesnymi narzędziami IT, z pewnością w bieżącej współpracy będzie to przynosiło szereg korzyści – od redukcji ryzyka, po mniej roboczogodzin fakturowanych w ramach poszczególnych zadań. Ponadto koniecznie należy zwrócić uwagę na stosowane przez dostawcę standardy ochrony danych, aby mieć gwarancję pełnego bezpieczeństwa informacji finansowych i danych.
Przewidywalność kosztów to jeden z największych atutów outsourcingu. Umowa z dostawcą powinna jasno określać warunki współpracy, w tym opłaty za dodatkowe usługi, czas reakcji czy odpowiedzialność za ewentualne błędy. Dedykowany zespół do obsługi to kolejny aspekt, który w praktyce ułatwia i usprawnia współdziałanie.
Zawsze warto sprawdzić opinie innych klientów na temat dostawcy. Referencje, case studies czy doświadczenia podobnych firm mogą pomóc w ocenie, czy dany usługodawca spełni oczekiwania. Można również przyjrzeć się aktywności firmy i jej pracowników w mediach społecznościowych – ton wypowiedzi, podejmowane tematy i sposób ich prezentacji potrafią wiele powiedzieć i o autorach i o kulturze organizacyjnej.
Outsourcing księgowości nie tylko odciąża firmę z obowiązków administracyjnych, ale również pozwala na:
Outsourcing księgowości to inwestycja w rozwój firmy, która umożliwia lepsze zarządzanie zasobami, redukcję ryzyka oraz daje poczucie bezpieczeństwa i spokoju usługobiorcy. Odpowiednio dobrany partner może stać się istotnym wsparciem w realizacji strategicznych celów biznesowych.
Autor: Honorata Zakrzewska-Krzyś