Sztuczna inteligencja w outsourcingu

Krajowy system e-fakturowania, konieczność współpracy z rządowymi bazami danych oraz PUE ZUS, nieustające zmiany mocodawcy w przepisach podatkowych, fiskalizacja paragonów online, to tylko niektóre z wyzwań biur rachunkowych, które często wymuszają reorganizację modelu ich funkcjonowania. Z drugiej zaś strony jesteśmy bombardowani nową technologią. Czy rozwój sztucznej technologii SI może przyczynić się do podnoszenia wydajności pracy księgowych? Czy może jest to realne zagrożenie dla naszego zawodu?

Sztuczna inteligencja w outsourcingu, czyli weryfikacja zamiast księgowania

Jeszcze do niedawna księgowanie papierowych faktur było normą, do dziś w mniejszych biurach rachunkowych jest to podstawowy obieg dokumentów. Stawarza on jednak szereg wyzwań m.in.: odczytanie faktur wypisanych nieczytelnym pismem, korygowanie nagminnie występujących błędów w danych, unikanie tzw. czeskich błędów. Inaczej sytuacja wygląda w biurach outsourcingowych, gdzie papierowy obieg dokumentów został zastąpiony elektronicznym, przy wykorzystaniu importu plików i danych do systemu. Elektroniczny obieg dokumentów to system zarządzania dokumentami i przetwarzania ich w formie cyfrowej, który pozwala na usprawnienie codziennej pracy. Cyfryzacja tego procesu w znaczący sposób wpłynęła na efektywność pracy oraz minimalizację kosztów. Możemy w ten sposób importować do systemu księgowego ogromną ilość faktur zakupu oraz faktur sprzedaży i korzystać z systemów OCR pomagających odczytać najważniejsze dane takie jak: kontrahent, numer dokumentu, daty, kwoty, stawki VAT itp. Odpowiednie ustawienie algorytmów sztucznej inteligencji pozwala na interpretację zdarzenia gospodarczego i jego wstępne zaksięgowanie, poprzez użycie schematów księgowych. Wiele systemów sztucznej inteligencji już teraz ma możliwość uczenia. Dzięki czemu ewentualne błędy są wyłapywane na etapie weryfikacji zapisów, a system sam zapamiętuje już poprawnie zaksięgowane dane.

Krajowy System e-Faktur a AI

Ministerstwo Finansów przesunęło termin obowiązkowego wejścia w życie KSeF. Mimo iż nowy termin nie jest jeszcze znany, spekuluje się o 1 stycznia 2025 lub 1 lipca 2025 r. Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, na pewno system wejdzie w życie, więc warto już teraz zacząć przygotowania do i tak nadchodzących zmian. Aby należycie wesprzeć swoich klientów, podmioty świadczące usługi księgowe powinny znacznie wcześniej opracować standardy obiegu dokumentów, ich pobierania i fakturowania w systemie KSeF. Po wprowadzeniu omówionych etapów możemy liczyć na to, że KSeF przyniesie księgowym wiele korzyści.

VAT in the Digital Age

Rewolucyjne mają również okazać się propozycje ogłoszone przez Komisję Europejską, w aspekcie dostosowania zagranicznych faktur zakupu oraz rozliczeń VAT do ery cyfrowej tzw. pakiet „VAT in the Digital Age” (ViDA). Faktury wystawione w jednolitym ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, będą możliwe do pobrania wraz ze wstępnym księgowaniem przez nabywcę.

Innowacje obsługi wyciągów bankowych

Automatyzacji możemy upatrywać także w działach płatności i wyciągów bankowych. Niewątpliwie codzienne księgowanie wyciągów bankowych na podstawie papierowego wydruku z banku, plików cs czy też mt490, było do tej pory jedną z najbardziej pracochłonnych operacji. Już teraz dostępne są narzędzia pozwalające na integrację systemu księgowego z rachunkiem bankowym przedsiębiorcy, na podstawie dyrektywy UE PSD-2. System sam codziennie pobiera dane i dzięki zaimplementowanym algorytmom rozliczy na bieżąco zaksięgowane operacje.

Praca księgowego w przyszłości

Zgodnie z danymi, przedstawionymi w raporcie „Nowoczesne narzędzia w księgowości – gdzie jesteśmy i co nas czeka w przyszłości?”, opublikowanego w 2022 roku przez wydawnictwo Wolters Kluwer, 87% ankietowanych uznało, że największym wyzwaniem związanym z pracą księgowego jest częsta zmiana przepisów. W kategorii odnoszącej się do tego, co zajmuje najwięcej czasu w pracy, 66% ankietowanych wskazało na śledzenie zmian w przepisach. Niezaprzeczalnym jest fakt, że w ciągu ostatnich 20 lat nie było tak wielu modyfikacji w przepisach podatkowych, jak obecnie. Utrudnieniem w pracy księgowego jest również konieczność odnotowywana, na jakiej podstawie prawnej dokonano księgowania w przypadku kontroli skarbowych. Odpowiedzią na ten problem mają być dodatkowe funkcje systemów SI. Proponują one, by w ramach wyboru schematu księgowego podpinać źródło wiedzy, na bazie której zdecydowaliśmy się zaksięgować w dany sposób zdarzenie. Praca księgowego w aspekcie księgowania podstawowych dokumentów ograniczy się do merytorycznej weryfikacji zaczytanych danych i dostępnych schematów księgowania oraz obsługi klienta. Będzie on mógł w pełni korzystać ze wszystkich dostępnych interpretacji podatkowych, orzeczeń czy też artykułów branżowych, które to będą podpowiadane przez sztuczną inteligencję. W znaczący sposób usprawni to i przyspieszy pracę biur rachunkowych.

Sztuczna inteligencja w outsourcingu — podsumowanie

Niewątpliwie faktury zakupu, sprzedaży, wyciągi bankowe, czy wirtualny magazyn to tylko mały wycinek pracy związanej z obsługą ksiąg rachunkowych. Integralne systemy wpływają na wyeliminowanie błędów ludzikach, pozwalają na masowe księgowanie dokumentów, przyspieszają manualną pracę człowieka, pozwalają na szerszy dostęp do informacji. Automatyzacja procesów przyczynią się do obniżenia kosztów, zwiększenia wydajności czasu pracy, a także na stałą kooperację klienta z podmiotami księgowymi. Sztuczna inteligencja, nowe technologie umożliwiają systemom księgowym równoległą pracę w jednym ekosystemie, między klientem, księgowym a pracą systemu SI. Prawdopodobne jest, że w przyszłości możemy spodziewać się zastąpienia pracowników niższych szczebli biur rachunkowych, wykonujących jedynie prace odtwórcze, zasobami sztucznej inteligencji. Nie jest natomiast prawdą, że księgowi przestaną być potrzebni w ogóle. Zmieni się tylko charakter ich pracy, gdyż najbardziej istotna będzie wiedza i doświadczenie, jakie posiadają, aby móc ostatecznie zdecydować o sposobie księgowania zdarzeń gospodarczych oraz kontrolując księgi rachunkowe. Sztuczna inteligencja w outsourcingu niewątpliwe przyczyni się do podniesienia wydajności i jakości pracy w obsłudze klientów.

Autor: Wioletta Męcik – księgowa w MDDP Outsourcing, outsourcing księgowości Katowice