Wczasy pod gruszą a świadczenie urlopowe – podobne tylko z nazwy

Choć zarówno świadczenie urlopowe, jak i wczasy pod gruszą, dotyczą wsparcia wypoczynku pracownika, różnią się między sobą nie tylko podstawą prawną, ale także zasadami przyznawania i opodatkowania. Kiedy stosuje się jedno, a kiedy drugie oraz o czym powinien pamiętać pracodawca?

„Wczasy pod gruszą” to potoczna nazwa dofinansowania do wypoczynku, będącego jedną z form wsparcia, jakiego zakład pracy może udzielić pracownikom w ramach funkcjonowania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Z kolei „świadczenie urlopowe”, choć unormowane w ustawie z 4 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (dalej jako „ustawa o ZFŚS”), wypłacane może być tylko u tych podmiotów, które ZFŚS nie tworzą.

ZFŚS – kto musi go tworzyć, a kto może z niego zrezygnować?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to wydzielone przez pracodawcę środki służące sfinansowaniu potrzeb socjalnych pracowników. Co do zasady, fundusz ten jest tworzony w zakładach pracy, które zatrudniają – według stanu na 1 stycznia danego roku – co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Obligatoryjnie fundusz tworzą również jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe, bez względu na liczbę zatrudnionych. Podmioty o niższym stanie zatrudnienia mogą utworzyć ZFŚS dobrowolnie.

Ustawa o ZFŚS nie wskazuje w sposób konkretny, na jakie działania o charakterze socjalnym należy przeznaczać środki z funduszu. Pracodawca reguluje tę kwestię w akcie wewnętrznym, będącym podstawą funkcjonowania ZFŚS w danym zakładzie pracy. Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powinien określać sposób przeznaczenia środków, krąg osób uprawnionych oraz i kryteria, od jakich zależy uzyskanie danego świadczenia.

„Wczasy pod gruszą” – rola regulaminu

Dofinansowanie do wypoczynku, zwane „wczasami pod gruszą”, nie musi funkcjonować w każdym zakładzie pracy. Jeśli pracodawca zdecyduje się na taką formę wsparcia, powinien określić w regulaminie w sposób szczegółowy, od spełnienia jakich warunków zależy uzyskanie dofinansowania i w jakiej wysokości jest ono należne. Co istotne, ustawa o ZFŚS nakazuje uzależniać przyznawanie ulgowych usług, świadczeń oraz ich wysokość od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Reguła ta dotyczy również „wczasów pod gruszą”. Oznacza to zatem, że pracodawca nie może zadecydować o przyznaniu wszystkim uprawnionym dofinansowania w takiej samej wysokości. Należy najpierw zbadać sytuację socjalno-bytową uprawnionego i dostosować do niej wysokość świadczenia. Co istotne – pracodawca w sposób dowolny ma prawo do decydowania o kwotach dofinansowania.

Kiedy i komu można przyznać „wczasy pod gruszą”?

W praktyce często zdarza się, że pracodawca uzależnia przyznanie dofinansowania do wypoczynku od skorzystania przez pracownika z określonej w regulaminie liczby dni urlopu wypoczynkowego (z reguły 14 dni). Zasadność takiego rozwiązania jest kwestią sporną, bowiem w orzecznictwie czy piśmiennictwie podnosi się argument, że jedynym dopuszczalnym kryterium, od którego zależy przyznanie wsparcia z ZFŚS, jest sytuacja materialna uprawnionego. Zatem liczba dni urlopu wypoczynkowego nie powinna determinować tego, czy pracownik otrzyma dofinansowanie do wypoczynku. Jednak ze względu na duży stopień ogólności przepisów ustawowych, brak jednoznacznego stanowiska organów i doktryny oraz powszechność wskazanego rozwiązania, ewentualna próba podważenia zasadności uzależnienia udzielenia dofinansowania od konkretnej liczby dni urlopu, wymagałaby prawdopodobnie wejścia na drogę sądową.

Czy „wczasy pod gruszą” korzystają ze zwolnienia podatkowego i od składek z ZUS?

„Wczasy pod gruszą”, jak każde świadczenie z ZFŚS, korzysta ze zwolnienia ze składek ZUS. Natomiast co do podatku dochodowego od osób fizycznych, warto mieć na uwadze, że do większości świadczeń z funduszu, w tym do „wczasów pod gruszą”, należy stosować roczny limit 1000 zł, po przekroczeniu którego każde świadczenie podlega opodatkowaniu.

Jakie są zasady przyznawania „świadczenia urlopowego”?

Świadczenie urlopowe jest również dofinansowaniem do wypoczynku, ale wypłacanym przez tych pracodawców, którzy zatrudniają mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i nie zdecydowali się na tworzenie ZFŚS. Art. 3 ust. 5 ustawy o ZFŚS wprost wskazuje, że świadczenie urlopowe pracodawca wypłaca raz w roku każdemu pracownikowi, który korzysta z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Świadczenie należy wypłacić nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym urlop wypoczynkowy.

Nie jest to świadczenie z ZFŚS, a więc w tym przypadku nie należy uzależniać wysokości dofinansowania od sytuacji materialnej uprawnionego. Jedynym czynnikiem, który ma wpływ na wysokość przyznanego świadczenia, jest wymiar etatu pracownika. Ustawa o ZFŚS wskazuje górny limit świadczenia urlopowego – nie może ono przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS, obowiązującego w danym roku. W przypadku pracownika zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach, odpis podstawowy wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, zależnie od tego, które z nich było wyższe. W 2025 roku wysokość odpisu podstawowego na ZFŚS wynosi 2 723,40 zł, a tym samym jest to tegoroczna maksymalna kwota świadczenia urlopowego dla pracownika pełnoetatowego. W przypadku zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, świadczenie urlopowe pomniejsza się w sposób proporcjonalny do wymiaru etatu. Warto wiedzieć, że pracodawca może zadecydować o wypłacaniu świadczenia urlopowego w wysokości mniejszej niż kwota odpisu podstawowego.

Zwolnienia podatkowe i składkowe świadczenia urlopowego

Świadczenie urlopowe, wypłacane na mocy przepisów ustawy o ZFŚS, korzysta ze zwolnienia ze składek ZUS. Nie obowiązuje jednak w jego przypadku możliwość zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych – jako świadczenie ze stosunku pracy podlega ono opodatkowaniu w pełnej wysokości.

Czy każdy pracodawca musi wypłacać świadczenie urlopowe?

Ustawa o ZFŚS daje pracodawcy możliwość zwolnienia się z obowiązku wypłacania świadczenia urlopowego. W tym celu należy do końca stycznia danego roku przekazać pracownikom informację o nietworzeniu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz o niewypłacaniu świadczenia urlopowego. Informację tę należy przekazać w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie pracy – może to być zatem przekazanie informacji w postaci pisemnej indywidualnie każdemu zatrudnionemu, ale również wywieszenie stosownej informacji na tablicy ogłoszeń, do której dostęp mają wszyscy pracownicy, czy też przesłanie informacji drogą mailową. Warto jednak, dla celów dowodowych, uzyskać od pracowników potwierdzenie zapoznania się z informacją. Istnieją bowiem orzeczenia sądowe wskazujące na to, że brak dochowania obowiązku informacyjnego w ustawowym terminie, rodzi po stronie pracowników roszczenie o wypłatę świadczenia urlopowego w maksymalnej wysokości.

MDDP OUTSOURCING – USŁUGI KSIĘGOWE I KADROWO-PŁACOWE DLA WYMAGAJĄCYCH FIRM
KSIĘGOWI I KADROWI, KTÓRZY TWORZĄ WARTOŚĆ – NIE TYLKO JĄ MIERZĄ

▪  Usługi księgowe  ▪ Usługi kadrowo-płacowe ▪ Sprawozdania finansowe
> Zadzwoń do nas już dziś! <

Autor: Martyna Ścierska, Ekspert ds. kadr i płac, MDDP Outsourcing Katowice