Wykorzystanie Accrual Engine w SAP do automatyzacji księgowań

Accrual Engine w SAP jest narzędziem umożliwiającym automatyzację księgowań związanych z czynnymi rozliczeniami międzyokresowymi. Implementacja tego narzędzia przynosi wiele korzyści, takich jak zredukowanie ręcznych księgowań, minimalizacja błędów księgowych oraz zapewnienie zgodności z przepisami rachunkowości. W długim okresie pozwala to na poprawę efektywności procesów finansowych i lepszą kontrolę nad zarządzaniem kosztami.

Czym są czynne rozliczenia międzyokresowe?

Czynne rozliczenia międzyokresowe dotyczą wydatków ponoszonych przez przedsiębiorstwo, które odnoszą się do przyszłych okresów sprawozdawczych, ale ponoszone są przez firmę w okresie bieżącym. Przykładem takiego rozliczenia może być wynajem powierzchni opłacony z góry.

Co to jest Accrual Engine?

Accrual Engine w SAP to narzędzie umożliwiające automatyzację procesów związanych z czynnymi rozliczeniami międzyokresowymi. Jest on zintegrowany ze środowiskiem SAP S/4Hana,  co czyni go narzędziem o dużym potencjale do wykorzystania w zaawansowanych procesach księgowych. Wdrożenie tego narzędzia przynosi wiele korzyści takich jak zredukowanie ręcznych księgowań, minimalizacja błędów księgowych oraz zapewnienie zgodności z przepisami rachunkowości. W długim okresie pozwala to na poprawę efektywności procesów finansowych i lepszą kontrolę nad zarządzaniem kosztami i przychodami.

Jak działa Accrual Engine?

Podstawową funkcją jest tworzenie harmonogramu księgowań dla transakcji, które wymagają rozliczenia w kolejnych okresach.

Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie obiektu rozliczeń międzyokresowych poprzez wprowadzenie reguł, które określają w jakiej wartości, na jaki okres oraz na jakie konta będzie księgowany koszt, po wprowadzeniu tych informacji obiekt rozliczenia międzyokresowego zostaje utworzony w systemie.

Dzięki temu, że Accrual Engine współpracuje z modułem FI (Financial Accounting) oraz CO (Controlling), możliwe jest bezproblemowe przypisanie księgowań do odpowiednich kont księgowych oraz miejsc powstania kosztów (MPK). Na podstawie wprowadzonych wartości system automatycznie oblicza wartość kosztu przypadającą na dany miesiąc.

Funkcjonalności Accrual Engine w SAP

Istnieje również możliwość dodatnia parametrów takich jak numer dokumentu, który będzie widoczny podczas miesięcznego księgowania, co znacząco może ułatwić analizę rozliczeń międzyokresowych. Po zdefiniowaniu reguł dla danego obiektu system automatycznie generuje odpowiednie zapisy księgowe zgodnie ze zdefiniowanym harmonogramem.

Wszystkie księgowania dokonane za pomocą Accrual Engine są rejestrowane w systemie, co pozwala na pełną kontrole nad rozliczeniami międzyokresowymi. Accrual Engine daje możliwość zdefiniowania obiektów rozliczeń międzyokresowych, przy czym do każdego zdefiniowanego obiektu przypisane są dokumenty księgowe, co ułatwia przeprowadzanie analizy na potrzeby bieżącej, miesięcznej i rocznej weryfikacji danych księgowych.

W przypadku błędnego zdefiniowania obiektu system pozwala na wprowadzenie korekt, takich jak:

• skorygowanie błędnej kwoty,
• skorygowanie okresu, którego dotyczy rozliczenie międzyokresowe,
• usunięcie błędnie wprowadzonego obiektu.

Po wprowadzeniu korekt system automatycznie dokonuje korekty księgowań.

Zalety wykorzystania Accrual Engine

1. Zredukowanie ręcznej pracy dzięki automatyzacji księgowań.
2. Eliminacja ręcznych procesów znacząco zmniejsza ryzyko popełnianie błędów wynikających z pomyłek lub przeoczeń w księgowaniu.
3. Dzięki automatycznym księgowaniom zgodnie z określonymi regułami Accrual Engine zapewnia zgodność z przepisami rachunkowości oraz MSSF.
4. System SAP zintegrowany z Accrual Engine jest skalowalny, co oznacza, że może być używany zarówno przez małe jak i duże przedsiębiorstwa.
5. Możliwość monitorowania i analizowania czynnych rozliczeń okresowych w czasie rzeczywistym, co przekłada się na większą kontrolę nad procesem rozliczania kosztów.

Wdrożenie Accrual Engine w SAP to kluczowy krok w kierunku optymalizacji procesów księgowych i finansowych w przedsiębiorstwie. Automatyzacja księgowań czynnych rozliczeń międzyokresowych nie tylko redukuje ręczną pracę i minimalizuje ryzyko błędów, ale także zapewnia pełną zgodność z obowiązującymi przepisami rachunkowości. Dzięki integracji z SAP S/4Hana, Accrual Engine umożliwia bieżące monitorowanie i kontrolę kosztów oraz przychodów, co przekłada się na większą efektywność operacyjną. Bez względu na wielkość firmy, zastosowanie tego narzędzia może znacząco usprawnić zarządzanie finansami i wspierać długoterminowy rozwój biznesu.

Autor: Daniel Ostrowski, Księgowy z warszawskiego biura MDDP Outsourcing

#SAP #Finanse #Automatyzacja #KontrolaKosztów #MDDPOutsourcing #AccrualEngine